办公室工作职责
一、综合协调和督查、督办工作
1．根据院务委员会决议精神、上级主管单位及院领导工作布置要求，做好工作协调、落实和督办。
2．围绕学院的中心工作，做好上下左右协调配合工作。
3．协助院领导做好上级主管单位及有关单位联系、协调和沟通。
4．负责协调处理院内突发和重要事件。
5．负责节假日及学院值班安排和协调。
二、秘书工作
1．负责起草学院年度工作计划、总结，学院综合性请示、报告、通知等公文，以及学院领导交办的有关上报材料和公文。
2．负责对各单位送审或拟发的公文进行初审后转呈院领导审批。
3．负责收集、编写全院各部门每月工作计划安排。
4．负责学院综合性大事记录和每年大事记收集、整理和编写。
5．负责学院校史资料的积累。
三、文书工作
1．负责上级及有关单位文件、信函的登记、送批、传阅、承办、督办、归档工作。
2．负责各系、各部门送来请示报告等文件送阅、承办。 3．负责学院发文的审核、编号。
4．负责每周二至三个工作日前往广州市公文交换站交换文件。
5．负责群众来信（院长信箱）和外来函件的登记、处理、落实和反馈。
6．负责上级单位电话、传真通知文件的承办、落实。
7．干校、学院组织机构代码证和法人证的年审、换证。
四、印章管理
1．负责按规定保管和使用学院、干校公章、钢印和院长印鉴。
2．负责按规定办理院内各种证明、证件、介绍信、文件、合同等用印。
3．负责办理全院各级公章和专用章的报批、刻制和备案手续，负责作废公章的回收处理。
五、会务和接待工作
1．负责学院会议管理统筹和会议室管理。
2．负责院级会议和大型活动的组织、会务协调。
3．负责院领导工作会议会务和会议纪要。
4．负责院领导工作联络和接待事务。
5．负责上级领导机关及有关单位领导综合性来访和检查的接待。
6．负责学院接待管理和费用的审核。
7．负责院领导办公室和会议室的清洁卫生管理。
六、信息调研工作
1．负责学院内部信息的收集、整理、编发、重大信息上报工作，编印有关信息通报。
2．做好有关的调研、国内外重要教育信息的采集以及有关政策的收集，为领导和各单位提供信息资源。
3．根据工作要求和院领导的布置，做好学院综合性材料撰写的调研。
4．负责教育事业综合报表的汇总、审核和上报。
七、档案工作
1．宣传贯彻国家《档案法》，根据上级档案主管部门的要求和本院的具体情况，制定档案管理制度并组织实施。
2．负责按要求做好学院各门类档案材料的收集、分类、整理、立卷和利用工作。
3．负责按要求做好库房的管理和“八防”工作。
4．负责主持档案编沿工作，为档案充分利用提供方便，逐步实现档案信息化管理。
5．对院内各单位的档案工作进行指导和组织检查评比。
八、收发工作
1．负责每年全院各单位报纸、杂志的征订、收费及收发。
2．负责全院各单位和个人的信件、包裹和邮件的收发。
3．负责每天阅报栏报纸的张贴、更换。
4．负责院领导信件邮寄等工作的办理。
九、宣传工作
1．负责对外宣传资料的审核、把关。
2．负责校报的稿件收集、审核、编辑、校对、出版和发行。
3．负责南华通讯社学生记者的选拔、培训和指导。
4．负责学院新闻报送稿件的审核、上传。
5．负责院级会议及活动的摄影工作。
6．负责节假日学院的宣传布置。
十、电话管理
1．负责学院各系、各部门办公电话报装、审核及迁移联系办理。
2．负责学生宿舍200卡电话和公用IC卡电话的申报和维修联系。
3．负责学院办公电话、中层及以上干部电话号码更新、公布。
十
一、文印工作
1．负责学院各系、各部门文件资料、试卷等的复印和誊印。
2．负责按规定对所有文印材料进行审核、登记、核算。
3．负责综合性院级文件资料及院领导起草文稿的打印。
十
二、车辆使用管理
1．根据本院现有车辆和驾驶员配置状况，按照各部门的用车计划合理调度。
2．重视交通安全法规的宣传、学习和教育，及时对车辆进行保养维修和清洁，增强驾驶员的防范意识，避免发生事故。 3．按学院用车管理制度办理，控制超范围用车。
4．控制油耗物耗，降低车辆使用成本。
5．对车辆运行情况和各项费用情况进行统计，加强管理，对每部门用车情况和车辆费用情况进行公布，并报财务处核算。
十三、完成学院领导交办的其它工作。
办公室工作职责
（一）综合工作
1、重视办公室人员选拔配备及经常性教育管理，努力提高办公室人员的综合素质。
2、有较强的政治意识、组织观念，不该说的坚决不说，不该做的坚决不做。
3、健全完善办公室内业及机关管理规章制度，按照科室职责分工抓好督查落实，形成用制度管人、按规章办事的良好工作机制。
4、加强与外单位工作联系，搞好科室之间协调配合，努力营造良好工作环境。
5、加强情况调度和工作督查，确保上级的指示要求、单位的部署安排落实到实处。
（二）文字保障
1、按照党支部和领导意图，认真起草工作总结、报告、领导讲话、典型汇报等综合性文字材料，确保工作需要。
2、对在单位普发和上报的文字材料，严格把好政策、文字关，努力做到符合上级政策要求，贴近单位工作实际，语言精炼、层次分明。
3、认真贯彻执行《国家行政机关公文格式》、《档案法》等规定要求，做好文字排版、文字打印工作。
（三）信息调研
1、加强信息调研网络建设，配足配齐信息调研人员，经常开展教育培训。
2、健全完善信息调研制度，严格奖惩兑现，调动基层抓信息调研工作的积极性和主动性。
3、围绕中心工作，加强调查研究，努力撰写高质量、有价值的信息调研文章，服务领导科学决策。
（四）文书保密
1、各类收文随收随办，规范运转，限时办结。
2、抓好文件的跟踪督查，努力提高办文效率。
3、严格落实用印制度，保证安全用印。
4、严格落实涉密文电、计算机网络等保密制度，防止泄密事件发生。
（五）后勤管理
1、落实机关民主理财制度，完善大额办公用品采购公开招标制，加大物品采购管理力度，确保采购质量，做到货真价实，物美价廉。
2、组织力量对本局房屋、土地等不动产的运转情况进行评估，掌握相关信息，提出建设性意见，为领导决策提供依据。
3、保障办公用品的供应，严格执行办公用品领用、销帐制度，厉行节约。
4、认真贯彻执行车辆管理制度，做好车辆的调配、维修、油料的管理使用。加强驾驶员的教育和管理，保障车辆行驶安全。
5、加强机关职工生活及食堂管理工作，调剂好职工伙食，严格执行招待标准，搞好成本核算。
6、认真落实岗位安全管理目标要求，加强机关办公楼及家属院的安全保卫工作，做好防火、防盗、防电、防雷工作，防止安全责任事故发生。
7、督促检查机关办公区和家属院的卫生及绿化管理工作，完善卫生管理制度，完成绿化升级达标任务，为机关人员提供良好的工作和生活环境。
8、保障办公区、家属院水电暖等公共办公设施的正常运转，及时维护检修。加强监管，保持设备完好。
（六）基本建设
1、对新上基建项目进行可行性分析研究，写出申请报告。
2、按照上级有关基本建设的政策规定，积极做好准建手续办理、土地征用、旧房拆迁、税费缴纳等前期工作。
3、严格执行公开招投标制度，抓好业务培训和安全、廉政教育，确保工程建设质量和进度。
4、做好工程内业资料的归档管理，确保工程验收合格。
（七）认真贯彻执行国家有关公路工作的法律、法规、规章和加强公路法制建设的方针、政策，采取多种有效方式开展法律法规的宣传教育，努力提高干部职工的法律意识。
办公室工作职责和要求
一、日常收发类
1、收发各类信件、杂志和报纸。按要求转办、分发和上夹。报纸要每月整理，集中存放。
2、接收和发送各种文件。做到当天收文，当天登记，需请示的重要文件呈处长阅批；一般性文件送副处长、发文或上报之前，必须将拟发的文件或材料呈处长签发或审核，并做好发文登记。
3、受理各种电话、传真。按要求通知相关人员接听或接收。对上级来电要做好记录并及时向处领导报告。对重要信访信息性来电，要问清来电人的姓名、单位、事发时间、地点、事件原因和情况，做好记录并及时向处领导报告。
二、会务材料类
4、拟写各种文件和文字材料。按照领导的意图和要求， 积极主动地起草各种文字材料，反复校对，不出差、错、漏、误现象。
5、组织各种会务和活动。按照处领导的指示，及时准确发出会议通知（电话通知要做好记录）；认真准备各种会议材料、学习资料、书面材料、会议记录本等；按照会议要求，准备会标、茶水、座位牌等；召集与会人员就坐并签名登记，清点人数并向主持人报告；会上认真做好会议记录，组织各种活动，要明确组织要求，讲究组织方法，确保活动取得实效。
三、工作信息类
6、安排当月工作。根据各科室的当月工作计划、党支部的工作计划和处领导的工作指示，于上月底前，编写好工作安排，经处领导同意后，于当月初下发到各科室。
7、管好档案资料。按照档案、资料管理的要求，将各种工作资料和内部材料及时分类、整理归档、存放。
8、做好台帐记录。主要有党支部各种活动记录、处机关理论学习记录、工会活动记录、精神文明建设台帐和各种会议记录。
9、搞好干部与人事的统计和上报工作。按组织与人事部门的有关要求和处领导的指示，及时搞好干部基本情况、工资福利、升迁等有关情况的统计上报工作做到准确及时无差错。
四、管理保障类
10、搞好办公室及会议室卫生。做到每日小清扫，每周大清扫。
11、做好外来人员的接待工作。对外来人员做到热情接待；当上级机关或兄弟学校来访时，要及时报告处领导，按领导指示做好相关的接待工作。
12、搞好经费的预算工作。每年根据上两年的经费开支和当年的实际情况，科学合理的制订出本年度的经费预算。
13、做好后勤保障。按照学校办公用品标准，及时购买各种办公用品，添置办公设施，按照处主要领导指示，搞好相关保障，做到节俭办事。
14、管理和使用好各种印章。印章实施专人专管。
五、其他
15、搞好沟通和协调。经常同上级和友邻单位保持联系，及时沟通信息。
16、完成处领导交待的其他工作。
通讯员岗位职责
1、承办局机关报刊的订阅、分送；
2、承办局机关文件的寄发、信函的寄收工作；
3、负责局领导办公室的保洁工作和会议室、活动室的管理及保洁工作；
4、负责局机关政务公开电子触摸屏的管理；
5、协助办理局机关后勤工作的具体事宜；
6、完成办公室领导交办的其它事项。
办公室工作职责
一、负责起草、参与制定全局性工作计划、总结、规章制度及其他材料;组织有关会议的筹备、记录工作,并及时上报下达。
二、负责全局各类档案和资料管理工作,做好各种文件、资料的登记、送批、传阅、交办、催办、借阅和档案立卷归档工作,负责文稿的打印、复印工作。
三、组织有关部门处理人大代表、政协委员提出的议案、批评和建议工作。
四、综合掌握全局的工作情况，做好信息收集、上报以及宣传报道工作。
五、负责全系统党建及精神文明建设工作,拟定目标管理责任制,定期组织考评。
六、管理印章和行政介绍信,按审批权限履行用印手续,并检查、审核、登记。
七、负责统计、环保、联动连心、信息化建设、扶贫、计划生育及工青妇；负责纪检监察、信访稳定、综合治理等工作。
八、负责行政事务、车辆管理和其他事务的处理工作。
九、按照各时期的工作中心和部署,做好督促检查,反馈信息,综合调研,为局领导当好参谋和助手。
十、掌握工作动态,协调内部工作关系,创造宽松的内外部关系。
十一、完成领导交办的其它任务。
