毕业综合训练
论文
题 目 论秘书工作的性质及其要求 学生姓名 专业班级 学 号 指导老师
上海工商外国语职业学院
二〇〇九年五月二十六日
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论秘书工作的性质及其要求
班级： 学号： 姓名： 指导老师：
内容简介：随着我国进入了高速发展的时代,社会往来逐步增多,这使得任何一个组织的行政事务内容了发生了根本的变化,因而,作为行政事务处理的枢纽位置的秘书机构和秘书工作成为各种组织里的一个重要位置.作为一个秘书必须首先清楚了解个人的工作性质及其要求.如同现在国际化的标准一名成功的秘书必须是一个“复合型”人才需要拥有较强的沟通能力，分析能力，知识架构，组织能力等许多不同的能力.为了迎合当今竞争激励的社会，我们必须在工作过程中不断探索不断提高。
Abstract: Since China has taken the reform and opening policy, many foreign companies go to China and setup their company in Shanghai.So they need some local people to help them and the secretary industry has obtained the huge development in the economic growth and social progre.More and more people choose this position .For this reason; the competition in this field is very fierce.This thesis analyzes the way of the secretary’s nature work and the request for every secretary.In addition, how can the secretary improve their work in order to be a better man? According to the international standard, a person need to have the following capabilities to be an “all-round” secretary, including strong communication and analysis skills, mature knowledge structure, organizational ability, etc.To meet the requirements of the competitive society at present, we must engage in improving ourselves during work.关键字：沟通能力 分析能力 知识架构
Key words: the ability of communication the ability of analysis knowledge structure
一、岗位技能分析: 作为一个秘书首先必须清楚自己的一些主要工作内容，并能够清楚安排自己每天的工作日程表。一个秘书的主要工作大致有接待工作，会议室的安排和会场布置，一部分人事工作以及针对每个老板提出的临时要求后展开工作。以下就根据我的实习情况来具体介绍我的主要工作内容。
秘书主要工作内容: 1.接待工作：全方面的收集外籍访客的资料，为其申请来沪邀请信以及根据其要求预定指定酒店和餐饮；做好迎接来宾的接站、接机等迎宾工作；安排访客在此期间的行程，以及做好宴请准备热情周到的款待来宾；最后送别来宾的时候，应该为来宾预定返程票，安排好返程交通工具。
2.沟通与协作工作：运用各种沟通方法和技巧，协调领导之间的关系，与领导和同事之间有效沟通；组织和引导团队有效沟通，提高团队的工作效率。 及时解决沟通的冲突，排除沟通中的障碍。若老板交代了较难得任务员工不想配合作为秘书就要及时做好沟通工作。
3.会议安排及会场布置：每天负责会议室的订阅和协调工作，若遇特殊会议也要按照老板的特殊要求布置会场包括准备相应的饮料和点心。
2 4.商务旅行：协助领导制订周密的出行计划，为其准备旅行时携带的物品做好票务预定、旅行住宿的安排和办理出国商务旅行手续等事务。
5.人事工作：为即将报道的新员工准备相应的办公用品和电脑设备，安排其固定座位，以及及时更新公司内部组织架构图和联络表；每月固定时间为所有员工发放工资。
6.办公室资源管理：充分准备相当数量的办公用品，保管好办公室里所用的电子数码产品。若员工想订阅文具用品作为秘书就要及时联系供应商尽快购买到所需物品。
7.日常办公事务处理：每次培训课程结束要及时做好总结工作，并且以文档的方式加以保存；及时发布各类公司信息及各项通知事宜，并及时将重要的通知以PPT形式放到电视机上供员工了解。
8.临时任务：各个老板临时布置得任务在规定时间内保质保量完成。
例如每次老板交给我的任务我都能以较好的质量并且以最快的速度反馈给老板也是老板觉得我责任心和上进心都比较强，此外我还经常主动加班把一天未做完的事情做完得到了老板的赞许。而且能和老板及时做沟通所以沟通与协调的技能是比较强的。另外，作为一名大学生对于一些文档处理要应用到得电脑技能也是比较熟练的这方面显然驾轻就熟。但是由于第一次踏上工作岗位自己也明显感受到一些地方的不足，虽然自己是英语系的学生对于英语应该已经比较熟悉但是毕竟都是看的多写的多口语能力方面不是很强，由于飞利浦是一家外企公司里的老板几乎全是外国人因此经常要用外语沟通，不免有些压力。例如老板经常会来问我领文具而他们说的全是英语比如橡皮筋，双面胶等这些我们平常不去接触的词这就使我不清楚他们要什么只能通过实物去了解从这件事情中也让我了解到要学习更多更实用的英语单词。
二、职业能力分析：
我觉得我目前所从事的秘书行业应具备的职业能力有专业的职业能力，沟通协调能力，谈判能力，组织能力，管理能力，多元化的能力，英语专业能力，电脑office软件操作能力，团队合作能力以及获取新知识的能力。根据目前结合我的工作情况，我觉得我沟通能力，组织能力，团队合作能力，电脑office软件操作能力，职业能力以及获取新知识的能力都是比较强的。我能够非常快的融入到自己的工作角色中去，努力吸收一些新的知识并运用到工作中。而且由于自小以来经常组织一些校内的文艺活动，因此这次公司的年会中我也参与了策划，并且担任了主角任务也给同事们带去了一台丰富多彩的节目，得到了一致的好评。由于在工外期间，学校为我们开展了一系列实训活动，通过实训加强了我们的团队合作能力，这也让我在工作中得以匪浅，在工作中我能够与其他秘书友好的合作，大家互帮互助并且互相提供相关信息，一切扫除了许多障碍节约了许多时间，并且也体现了我较好的沟通能力与大家都能协商办事力求事情的完美。作为一名在信息生活时代下成长的大学生来说电脑的一些操作基本难不倒我。所以老板经常会让我做些excel的表格进行总结。可是我也发觉自己在工作中的多元化能力上有些缺陷，有些时候做事情不能及时做到变通，不像一些前辈们做事
3 非常灵活且在谈判能力上不强，其实明明自己有时候的意见是对的，但是若一些前辈提出异议我就不能够很好的和他们进行谈判就放弃了自己的意见，其实这也跟我经验不足有很大的关系，总觉得自己刚刚进来提出意见时底气不足。也希望自己在今后的工作多向前辈讨教提高自己的工作能力有技巧的去处理各项事宜。此外我还希望加强一些自己英语专业的能力使在工作中能够更得心应手。此外，我觉得作为一个秘书分析能力是非常重要的，老板交待下来的事情需要我们先通过仔细去思考，然后再去决定怎么做比较合适。可是我发觉我有时候做事比较急，没能把事情考虑的太周全，其实同样是把一件事情完成，那么就一定要做的完美无暇，从中我也体会到以后做事需要考虑周全，做好最详尽的分析。
三、英语语言能力分析
在目前我所从事的工作中要运用的英语频率非常的高，因为公司外国员工及访客非常多，所以日常交流中以前来往信件中用到非常多的英语单词以及一些商务英语用语。
(一)常用句型
1.Actually, could I just ask you...
我
能
不
能
问
一
下
....呢
? 2.Sorry to hold the meeting up.对不起，多耽误大家一点时间3.Sorry to interrupt but...不好意思，打断一下，但是....4.Any other thoughts？ 还有什么想法吗？
5.Any inquires, pls feel free to contact with me.如果你有任何问题请及时联系我.6.Thank you for your kindly cooperation in advance!非常感谢你先前的合作！ 7.Will you available on that time?请问你那个时间段有空吗？ 8.Nice to meet you.很高兴遇到您。 9.I am glad to see you.我很高兴能看到你
10.What can I do for you ?我可以为你做些什么？
11.Could you provide his/her employee code?请问你能不能提供给我他/她的员工号吗？
12.How long will be the meeting last?请问这个会议会持续多久？
13.Could you give me your copy of paport and busine card?你能不能向我提供你的护照复印件以及名片？
14.Will you want to make a invitation for Multiple entry?你想申请一年多次入境吗？
15.Did you get here alright? 你到这里来还顺吧？
16.I\'ll give you a quick whizz round.我会带你转一圈，(意思是我领你参关参观) 17.So if you need to use that, give me the call.如果你需要使用，请给我打电话 18.It\'s really straight forward .一切都很直截了当 19.Let me show you „让我指给你看
4 20.I think that\'s about it really.我想就是这些吧 21.Have you got any questions? 还有什么问题吗？
22.You have been put in bcc list to avoid long mailing list.你已经被放入一个隐藏的邮件排列中以避免太多人的邮件排列。
23.Philips lighting commercial china is going to organize a event of \"„ 中国飞利浦照明电子将会组织一个活动。。。。
24.Could you double check with?你可不可以再确认下？
25.Let’s start the on board procedure asap..让我们尽快开始准备新员工入职准备 26.Pls urgently prepare and iue the offer letter for...请尽快准备和发放聘用信给。。。
27.Can you pls help me to book a table for four persons at 18:30 tonight? 你能不能帮我预定今天晚上六点半四个人吃饭的位置？
28.Please kindly fill in the form.麻烦大家填写这张表格。 29.See you tomorrow.明天见。 30.Have a good time.玩得愉快。 31.How are you?你好吗？
32.What the matter with you?你怎么了？ 33.Sir down ,please.请坐。
34.Which department do you work for?你在哪个部门工作？
(二)专业术语：
1．Contract 合同 25.Submit 提交 2.Intern 实习生 3.Salary 工资 4.Payee Slip 工资单 5.seion 会议 6．Internal 内部 7.External 外部
8.Conceions 承认，妥协 9.Conduct 引导，行为 10.outstanding 优秀 21.Schedule 日程安排表 22.Agenda 行程 23.Lamp 灯 24.Overview 概述
26.Summary 总结 27.Department 部门 28.Extension Number 分级号 29.Screen 屏幕 30.Expre 快递T 31.Embay 大使馆 33.Paport 护照 34.Busine Card 名片 35.Stationery 文具 36.Claim 报销 37.Account 账户
38.Domestic Flight 国内航班 39.Number plate 车牌 40.Ovtertime 超市 41.Announcement 通知 42.Workday 工作时 43.Sample 样品
44.Tele Conference 电话会议 45.Video Conference 电视会议 46.Comply 遵守 47.Consistent 一致的
四、教育启示：
48.Transmitting 传播 49.Profeional 专业的 50.raw material原材料 51.balance余额
52.annual income年收入
如今的我渐渐适应了现在的工作，在工作中不乏发现自己的优点和缺点。工作中我是属于比较积极上进的遇到不懂的问题时能及时向前辈学习请教，也比较虚心，凡是交给我的事情都勤勤恳恳的去对待。如我经常会自动留下加班，看到别的同事有困难我都乐意帮助排难，又如有次一位同事问我一个我也不知道的问题，我完全可以让他去找别人处理，但是我觉得既然别人信任你那么你就要妥善解决，于是我通过询问其他相关人士得到答案并给予那位同事反馈，他得到结果后非常满意。其实这些优点是在工外期间学习到的，在校实训期间老师总是教我做事要富有责任心，并且讲究不断自我弥补新知识，使我能不断上进。其次在工外学习期间学校也为我们提供了不少良好的学习条件以及学习机会。
首先，学校英语课程中的听说读写能力的培养，让我现在基本能够与外国人进行交流，而应对现在社会的发展，英语的学习是必要的。此外大二和大三学习了许多有关商务方面一些英语的表达方法等也让我在工作中觉得不陌生。
其次,大三又新开了人力资源课程这个对于我现在的工作是非常有帮助的，从刚开始单从书本中了解一些人事工作，接着由老师教导我们如何制作组织架构图，再到实际工作中老板真的要求我去做这项工作，而我能较好的完成觉得内心很满足。还依稀记得人力资源管理这课，尤佳老师给我们上课时，告诉我们进入公司后，向公司相关部门索要一张公司的组织结构图，就能方便的了解各部门的职责和相关负责人，有重要事情需要办理就比较方便。果然，这是一个行之有效的方法。有一次需要帮个老板约会议，但我刚进公司又不知道他是哪个部门的，可是,通过查看这张图我马上找到了他并预约了时间，所以在此也很感谢学院教导我的一切！但是我也觉得自己在工作中的专业知识不多，因此我在这里想给学院提个意见，我觉得可以多开一些各个行业方面的选修课，增加同学们的其他专业的行业知识和技能。
另外，我觉得还是需要多开一些英语课程，这些课程可以以实训的形式来做但主要让学生多开口练习口语，学一些平时工作中所要用的实际英语用语。当今的社会对于我们这些大学生来说考验是相当大的，如果我们没有扎实的英语技能和对于一个自己想从事行业的基本知识是会被社会所淘汰的。
五、职业规划：
在外企工作的这半年中给我带来的感触是颇多的，虽然我很努力也很勤奋但是并不像其他同事那样拥有较高的学历和一些专业资格证，可是同样我也希望自己能拥有一个美好灿烂的前途。因此我给自己定制了一个目标，坚信人有了目标才会推动自己一步一步向前进。所以我想在第一年中首先取得6级证书且争取把分数考的好一点。也能增加一定得英语词汇量使与外国老板交谈时不会发生词穷会不明白意思的情况；第二年和第三年我想参加托业考试和进一步深造去读本科让自己在有一个更高的学历在手并且对公司各项业务知识都了解通透；第四年我希望自己已经拥有自己一套处事方法；第五年我想转做人事工作给自己一个多尝试发展的机会。
当然要实现以上这些目标对我来说会是一个不小的考验，但是我相信只要我努力脚踏实地认真刻苦加上严格要求自己一步步的去完成我就一定能实现！在将来的一天使自己在各个方面上都加强，比别人更胜一筹，有足够的能力能得到别人的尊重与爱戴。其次，要把握好机遇，并去创造更多的机遇。最后希望自己能以良好的心态去迎接接下来的挑战并在工作中快乐的度过每一天！
参考文献: 1.《秘书学概论》,复旦大学出版社,2006年07月出版, 作者：陆瑜芳
2.《人力资源管理精要》中国人民大学出版社04年03月 作者[美] Gray Deler 3.《秘书是怎样形成的》时事出版社,2008年03月出版 作者:汪力
