《秘书学》期末复习综合练习
一、判断题
1．秘书机构按其承担任务的性质，属于职能机构。（×）
2．广义的秘书机构专指各级负责综合性工作的办公厅。（×）
3．秘书机构不仅要直接为本单位领导服务，也要对下一级或上一级秘书机构服务。（×）
4．各级秘书部门之间存在着自上而下的、独立的垂直领导体系。（×）
5．各级秘书机构之间存在着一定的封闭性，但仍有一些纵向和横向的联系。（√）
6．在信访工作中，该哪一级机关管的问题就由哪一级负责处理，凡属自己应该办和能办的事，就不要往下转，或把矛盾上交。（√）
7．对于人民群众来信来访，受理机关不需要编号登记。（×）
8．档案保管期限分为永久、长期和短期三种，其中短期是指10年以下。（×）
9．案卷类目一般由若干“类”组成，每一类又由若干“条款”组成。（√）
10．按作者特征立卷最多最广泛，是最主要的立卷方法。（× ）
11．秘书机构属于决策机构。（×）
12．会议按级别分，有大型会议、中型会议、小型会议。（×）
13．在民营企业供职，并由他们聘请、支付薪酬的秘书不属于私人秘书。（√）
14．在中外合资企业供职的秘书不属于涉外秘书的范畴。（×）
15．文书管理没有必要坚持党政分开的原则。（×）
16．按调查目的分，社会调查可以分为直接调查和间接调查。（×）
17．所谓抽样调查是从调查对象中选择具有代表性的部分或单位，通过对它们的调查来认识同类社会现象的本质及其发展规律。（×）
18．口头访问不能作为社会调查的基本方法。（×）
19．知识是信息，信息也是知识。（×）
20．信息普遍存在于现实世界。（√）
21．管理通信事务以及各种通讯设备的秘书被称为机要秘书。（×）
22．负责总务、后勤等工作的秘书被称为生活秘书。（×）
23．谦虚谨慎，平等待人是秘书的职业道德之一。（√）
24．秘书的办事能力是一种最基本的能力。（√）
25．秘书只有善于交际才能有效地沟通左右，联系上下。（√）
26．秘书工作的辅助性指的就是其主导性。（×）
27．秘书机构的工作可以脱离领导而独立存在。（×）
28．秘书人员处理事务时可以自作主张，不必根据领导的指示精神。（×）
29．秘书工作具有被动性。（√）
30．准确是对秘书工作质量的要求也是提高效率的基础。（√）
31．文书、公文、文件的内涵和外延都是一样的。（×）
32．女性化不是涉外秘书工作的特点。（×）
33．信访人单指向有关组织反映情况的个人。（×）
34．在接待工作中遵循接待规格实际上是一种接待礼仪。 （√）
35．按照会议的规模分，有中央、省市、县级会议。（×）
36．在现代社会中，信息是进行科学决策的基础。（√）
37．协调就是沟通信息，解决矛盾。（√）
38．督查工作是落实领导决策的重要手段。（√）
39．列入督查的事项一般由领导授权、批示，交秘书部门协助办理。（×）
40．对于督查事项，秘书部门一般不参加具体办案，主要依靠下级组织和群众。（√）
二、简答题
1．档案管理包括哪些内容？P270
2．简述督查工作的原则P228
3．秘书应具备哪些能力？P23
4．秘书信息工作的基本要求是什么？P189
5．信访工作应该坚持哪些原则？P240
6．简述会议善后工作的主要内容P155
7．什么是档案？档案有什么作用？P268
8．公文有什么作用？P290
9．对于治理“文山”“会海”有何措施？P160
10．试列举社会调查的基本方法P178
11．简述信息的主要特征P184
12．你认为信访工作有何作用？P237-240
13．什么是信息加工？结合实际，简要叙述加工信息的基本方法。P19
4、P194-196
14．你认为设置秘书机构一般应当遵循哪些原则？P52-53
15．请你谈谈协调在社会生活中的重要作用。P202-20
3三、设计题
1．北京某企业欲与国外某企业合作，共同生产国内紧缺的产品。外企代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案?
接待方案举例：
1、提供多家大酒店由您选择，价格优惠。
2、会场（或分会场）的选择和预定，会场的设计和布置（会场内外气氛的渲染和烘托，横幅、旗帜彩球、拱门、主席台、桌签、签到台等）以及各种设备的摆放。
3、材料和证件的印制、会议手册和参会人员通讯录的设计制作、请柬、胸卡、餐券的印制。
4、礼品策划、设计、样品提供和制作。
5、设备：会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频设备、灯光设备。
6、翻译：各类外语语种的口译、笔译服务。
7、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者。
8、提供会议所需各类信息。
9、协助招徕参会人员、协助寻求赞助单位和邀请本地嘉宾。
10、礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场接待、礼宾礼仪、招待酒会、会间茶憩、摄影录象、及VCD的制作等
11、提供西餐、中餐、自助餐、宴会等不同标准的菜单，根据要求进行调整，协助选择和推荐不同的用餐地点。
12、接送车辆及各种豪华轿车、中巴车、大巴车的租用。
13、公司专门为会议设计安排了多条旅游路线，并根据参会人员的喜好，协助安排各种休闲活动。
14、报到同时有专人登记和办理返程票预定。
2．秘书和别人交谈时，如何做一个忠实的听众？（P30）
3．星星宾馆是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在8月15日上午9：00至12：
00召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？
要点：
1、会议时间，
2、会议地点，
3、参加人员，
4、会议主题，
5、会场设施，
6、差旅、餐饮。
4．某单位需要对在职秘书进行培训，请你对该单位的秘书培训工作提出几点建议。
要点：
1、培训内容要具有针对性，能满足岗位工作的需要、能帮助解决工作问题等；
2、培训方式要形式多样，可以分为知识讨论、案例讨论、场景模拟、团队互动等；
3、把握好培训的时机，可以提高培训后的效果；
4、培训规模，规模是指每次参与培训的人数，培训规模将对培训方式、培训地点（环境）、培训成本等均会产生影响；
5、培训师，培训师是开展培训的授课主体，其知识丰富程度、语言表达方式、授课形式等均对培训效果产生影响；
6、培训地点与环境，应该综合多方面的因素选择好地点与环境。
5．某个下雨天，某公司召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？（P155）
6．秘书在处理电话过程中，要经过甄别后才能决定是否转给领导或者其他人处理，那么在一般情况下秘书如何去甄别电话？P137
7．秘书如何与同事和睦相处，与同事打成一片？P36
四、案例分析题
1．夹缝中的葛秘书
阳光公司陈副总经理因一项对外业务工作，与李总经理又争执了起来。后来，陈经理在与葛秘书外出乘车中，埋怨李总经理主观武断，不尊重他人意见，导致决策失误，给公司经营造成了损失。葛秘书知道总经理与副总经理因工作意见不同，有些分歧。总经理是一位有能力、有魄力、办事雷厉风行的人。但不太注意工作方法，伤了不少人，对此，职员颇有意见。副总经理考虑问题周到，群众关系好，也关心别人，但决断能力差些。从心底里讲，葛秘书的个人感情更倾向副总经理。今天，副总经理谈起他与总经理的分歧，分明是想得到秘书对他的支持和同情。
葛秘书此时应如何办?
要点：作为秘书应该把握原则，提高自己处理这类事件的能力。
第一，正确定位，即秘书应该清醒地把握自己所处的角色地位。
第二，正确判断，就是秘书要快速而准确地判断领导人之间矛盾类型，领导人之间的矛盾和分歧一般是在认识上的矛盾、工作方法和领导风格上的矛盾、利益上的矛盾生情感上的矛盾等多种。
第三，妥善处理，就是秘书应该把握原则，灵活处理，合理化解。处理领导人之间的矛盾，秘书应以利于领导人之间的团结为目标，保持中立和不介入原则，采用、沟通、折中、回避等方法来妥善解决。
葛秘书可以保持沉默，对副总经理的话不表态，或转移话题谈其他方面；
葛秘书也可以耐心解释，说好话不说闲话，以弥合领导间的裂痕。
2．阅读下列材料，完成文后的问题
据说，某市中级人民法院审理了一起经济合同纠纷案。其焦点是厂方与买方对合同中“货到后付款”的“后”字理解不同。厂方认为买方收到货后应立即付款。买方认为：没有规定后到什么时候，可以无期限。正巧买方因三角债困扰无力偿还，调解无效，不了了之。最后该厂停产倒闭，大呼上当。
从秘书的角度谈谈本文给你的启示。
要点：第一秘书工作要认真细致，第二语言用词要准确等
3．请以《政府机关秘书的一天》为例，分析行政秘书应具备的素质
政府机关秘书的一天
九月中旬的一个周末，王秘书为张书记加班写完了讲话稿。星期一上午上班时，他感到十分轻松。但张书记认为还需要做些增删修改，并嘱咐下午下班之前再交他审读一遍。王秘书立即进行修改。
八点半，李主任找到王秘书，说刚接到市里电话，要求星期三上午下班之前要报送一个关于小康区建设的综合性汇报材料。王秘书马上查阅有关资料，打电话询问有关领导落实各项数据、材料等。着手写作时已近十点了。
王秘书正要将写好的提纲交区长审查，区长却刚好放下话筒，对王秘书说：“我们需要一道去某某镇看看合资企业的情况，现在就走。”他们先后视察了两家合资企业，每到一处都需要认真做记录。
午餐后，王秘书将自己锁在办公室里，先就区长视察情况写了一篇通讯稿，下午交报社刊发。然后，王秘书接着修改张书记的那份讲话稿，一直写到下午两点半才改好，将它交给张书记。王秘书将稿子送给报社刊发后，终于可以坐下来写那篇综合性汇报材料了。累了喝上一大口浓茶，饿了就冲一碗方便面，通宵未眠，直到完成初稿。
那一天，从早上七点四十分进办公室，至次日清晨三点钟放下笔，期间大约十九个小时，王秘书都处于紧张的工作状态。
要点：行政秘书应具备的素质就是：热爱工作，自尊自重，克已奉公，谦虚谨慎，平等待人，严守机密，提高警觉等职业道德。
4．阅读下列案例，分析、评价小王在会议前后所做的信息工作
某公司要召开2008年度总结大会，作为大会工作人员的小王主要负责会议文件材料工作。会前小王进行会议筹备有关信息的搜集，为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备。年度大会的工作报告非常重要，包括一定时期的工作总结、体会或者经验，对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。为此，小王有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况。例如，有哪些成绩、经验，出现了哪些问题，哪些问题有相当的普遍性，哪些问题亟需研究解决等。通过广泛、深入、细致的了解，获得了大量可靠的信息，并从中选择出有价值的信息为报告的准备提供参考。会议期间小王认真做好会议记录，力求会议记录准确、完整，忠实发言人的原意，并进行会议发言录音和录像。为了使会议信息尽快传递给与会者，她及时编写会议简报，确保与会者掌握会议情况和主要信息，使会议达到良好的效果。会后小王认真编写会议纪要，作为与会代表贯彻执行的依据，推动会议精神的贯彻落实。她还搜集会议期间所有文件材料，及时整理有关会议文件，为会议文件的归档打下基础。小王在大会期间的表现赢得了大家的一致好评。
要点：从信息的收集、信息的整理、信息的传递、信息的利用储存等四个角度来讲。
5．阅读下列案例，请你分析、评价局长在接人待物方面的具体做法
小王调来给局长当秘书的第一天。
上班后首先敲门进来的是一位处长，是来向局长汇报工作的。按照秘书工作的职责，小王为来人倒了一杯茶水，放到沙发前的茶几上。局长见了，坐在皮椅上向小王摆了摆手，示意让小王将茶水放到他办公桌上。然后指着对面那把木椅对处长说：“坐下谈。”处长遵从地坐到木椅上，先是一句开场白：“按照局里的指示„„”便开始汇报工作。局长昂首挺胸，严肃、认真地听着。
处长正说着，忽然办公室门开了，从外边大步走进一个人。是谁这样没礼貌，不敲门就走进局长的办公室？小王正纳闷儿，只见局长迅速从皮椅上站起来，满脸笑容地迎上前去。原来是主管副部长。局长回头向处长说了一声：“你先回去，以后再说吧！”处长轻手轻脚地退了出去。小王按照刚才的办法又倒了一杯茶水，刚要放到局长的办公桌上，局长伸手将水杯接过，走到沙发前，弯腰将水杯放到茶几上。请部长在沙发上坐定后，局长把处长刚才坐的那把木椅拉到茶几旁自己坐下，然后掏出一支中华牌香烟给部长点上。
部长一边喝着茶、吸着烟，一边对局里的人事安排做出指示。局长连连点头称是。
中午部长走后，局长的一个朋友来访，小王马上倒水，依刚才部长的样子，将茶水放到茶几上，并把局长办公桌前那把木椅搬到茶几旁。局长让他的朋友坐在沙发上，随手又把小王搬过来的木椅搬回原处，然后与朋友并肩坐在沙发上，亲密地交谈起来。
要点：在让领导坐在沙发上，自己拉把椅子坐对面，表示对上级的尊重；朋友是平等的关系，并肩而坐才显得亲密；对待下级，让他坐办公桌前的椅子，你与他是上下级关系，可以有一定的距离。这些位子倘若弄错了，就会出现意想不到的麻烦。比如与部长并肩坐在沙发上，等于把二人的地位拉平了，他心里可能不舒服。
6．阅读下文，从秘书工作的研究方法的角度分析其使用的方法、进谏的方法以及运用此种进谏方法的好处梁惠王问孟子怎样才能“王”天下。孟子陈述自己的政见时，先说“王道”之始。再谈怎样才能“王”天下，指出“黎民不饥不寒”，五十者能“衣帛”，七十者能“食肉”，办教育，申孝悌，白发者不负重物走路，这样而“不王者，未之有也。 ”然后又从反面论述：如果猪狗吃人食而不制止，饿死人也不救济，还说死人不是国王之错，而是因为年景不好，这样当然不能王天下了。最后得出结论：行王道，则“天下之民至焉”。正反对照，侃侃而谈，充分论述了自己的政治主张。
要点：用了定量分析、定性分析和典型分析的方法。
先正面后反面论说，可以成为正反相应法，或者比较与求异参谋法的综合运用，一正下反逻辑性强，有说服力，一正一反让人知其正也知其反。
7． 阅读下列案例，请你谈谈你从中学到哪些为人处世的技巧？
秘书小刘，因为刚刚到单位工作就比较出色，深得领导的赞赏，许多重要的活动都让他组织，可谓对他委以重任，这就招来了一些人的嫉妒，尤其是单位里另一个秘书小张，比小刘先进这个单位，但是工作表现不出色，没有得到领导的重用，于是小张就到处说这位小刘秘书的坏话，说他骄傲、轻狂，不把别的人放在眼里，甚至不把领导放在眼里，这些话传到了领导那里，领导信以为真，对小刘渐渐疏远，有点把他晾在一边的味道。
小刘秘书真是有一肚子的苦水，但是他没有立即表现出来，更没有逢人就替自己开脱。他一方面自己进行检讨，看是不是自己确有做得不好的地方，另一方面对同事采取积极接近的态度，对待那个说他坏话的小张，他也并不是冷眼相向，反而主动帮他完成任务，但是不把功劳放在自己的身上，这样单位里有关他的舆论好了起来，一些人开始替小刘在领导面前讲好话，一度说他坏话的小张也不再说了。
领导对小刘的态度有所缓和，这时小刘秘书觉得是向领导申诉的时候了，但是具体的时机和方式呢？小刘的领导喜欢在午间休息的时候打乒乓球，小刘秘书就陪领导打乒乓球，他一方面显示出自己打乒乓球的实力，一方面又恰到好处地让领导赢球，让领导在竞争的感觉中赢球，领导很高兴，说：“小刘，球技不错呀。”这时小刘秘书说：“哪里，还是王局长的球技不错，是不是以前学过 ？ ”
领导笑着说：“我可是全靠自学的，没事打着玩。”小刘秘书就说：“是吗？我看您都是准专业水准了。我都拿出了自己的看家本领。”领导说：“是呀，小刘，你打球还是比较厉害的。”这时小刘秘书乘机就说：“我这个人就是实在，打球的时候我就想着好好打球，所以有的人说我打球的时候不给人留情面，说我工作的时候也这样，其实和打球一样，我没有想别的，就是想把事情做好。不过，我以后一定要注意，因为不是每个人都像领导一样了解我。”
领导听完小刘秘书的一席话，笑道；“这我也听到过，当时就告诉他们，年轻人嘛，有干劲是好的，好好做工作，别管别人怎么想。我就喜欢你这样的实在劲。你不知道，局里好多人打球总是让着我，没劲，让我球技总是得不到提高。”从那以后领导总喜欢叫上小刘打球，对小刘秘书的印象大有改观，一年后，提拔他当了自己的助手。
要点：1.在遭人诬陷，受到冷落和排挤的时候，不要失去理智，而要一面要反省自己的不足，努力改进，一面要对于心存妒忌而造谣的人报以宽容态度，并主动帮助，从而化解矛盾，使其心服口服。2.要懂得选择适当的时机向领导澄清，在和领导建立共同娱乐爱好的基础上一不经意的方式阐明自己的做人原则，
以获得领导的认可和好感。
