行政管理
一、行政管理的功能和职能
二、行政管理所涉及的领域
三、如何有效的管理，所应用的工具
四、怎样评估管理的有效性
五、对所做的行政管理进行更新和改进
一、行政管理的功能和职能
1) 建立有效的管理系统，是营运正常进行的保障
2) 汇总营运所需的各类报表，并按要求传递给各部门
3) 行政管理是团队人力资源的保障
4) 分析运营实践中出现的问题，制定新的工作流程或就原有的流程进行改进
5) 向员工传达相关制度和会议组织
6) 优化工作流程，简化汇报程序，降低成本
二、行政管理的内容
人事管理与工具——门店、人事部
1) 配合公司进行人员的招聘和录用，第一时间通知人事部门
（职位申请表，员工推荐表，临时员工可工作时间表）
2) 人事档案的管理
（员工录用、个人情况、社会保险、员工手册、制服、铭牌由人事部门登记；收银卡和更衣箱钥匙、保险箱密码、健康证明由门店登记和保存）
3) 培训与评估
（Barista Training Book, Core Skill Training Manual, Barista Tracker Sheet，Employees Performance Review，Warning Letter )
4) 员工动向管理
(员工动向单)
5) 工作安排，合理安排排班表
（排班表，加班记录，加班申请）
6) 员工工作出勤记录，每月30日交人事部门，包括员工动向单、病假单，辞职与辞退，第一时间交人事部门辞职报告和员工动向单
（Attendance Record）
档案管理
1) 经营许可证——公共关系部门
(营业执照，食品卫生许可证，公共场所卫生许可证，酒类销售许可证，始终悬挂于门店，注意有效性)
2) 各类产品的卫生许可证——供应链部
（所有供应商提供的产品配料、产品包装的卫生许可证，供应商的营业执照复印件门店妥善保管，注意有效性）
3) 财务报表——财务部
（每日汇总每周一上报：营业报表、银行卡结算单、各类优惠卡、抵用券、免费卡、发票计帐联、发票存根）
（每月第一个周一上报：每月盘点表、每月饮料损益汇总表、门店调拨表、保险箱现金汇总表、收银换班交接表）
（每月20日上报：门店现金支出报销单、个人费用报销单）
4)
5)
6)
7) （所需情况发生的报表：发票申请表、券类使用登记表、备用金加拨申请表） 订货和送货单——供应链部 （每周上报：每日食品送货单、每周配送单、每日牛奶送货单） （门店保存3个月的单据：每日食品订货表、每日牛奶订货表、每周订货表） （特殊情况发生的报表：食品货物配送差异表、紧急配送单、过期产品报损表） 工程维修单——工程部 （每月第一个周一上报：门店维修记录） （门店保存：门店维修报告记录） （特殊情况所需：门店设施设备施工申请表） 产品宣传单——市场部 （每月店长会议上报：Tickets Order，内容包括各个产品的价目表、咖啡手册、品牌宣传单、外卖单、买六送一卡、台卡、Costa顾客专用卡等） 营运部门所需档案的管理——营运部
（门店保存：安全日志-2年、食品卫生检查台帐-2年、顾客拜访、每日食品盘点表、每周食品饮料损益表、每周餐具盘点表、试品尝食品饮料记录表、销售日志）
（每月店长会议上报：Costa Check、顾客意见表）
（每月第一个周一上报：文具申请单）——前台
（特殊情况所需：紧急事件报告表、门店交接表）
会议组织
1) 拟订会议议程
2) 安排会议时间，地点，人员
3) 会议记录
日常事务的管理与工具
1) 固定资产的管理
设施设备的维护保养，保修登记
2) 营业所需的辅助用品
维修工具：工具箱，螺丝刀，扳手等
安全工具：医药箱， 绑迪，止血药水，棉花绑等
3) 可控成本的管理
文具用品的控制和管理
水、电支出的控制与管理
各类消耗品的控制与管理
行政协调与沟通
1) 上下级之间的沟通
2) 信息的传达，注意传达的时间性，准确性，知晓性，以及传达内容的实施情况
3) 部门之间的协调与沟通
4) 与外界的协调与沟通
三、怎样评估管理的有效性
1) 通过具体财务数据来分析管理的有效性
2) 来自管理层的反馈
3) 员工实际工作的反馈
4) 其他部门的反馈
四、对所做的行政管理进行更新和改进
1) 确定行政管理中所需要更新和改进的内容
2) 制定更新改进方案和计划
3) 实施新的管理内容
4) 评估与反馈
5) 优化工作流程，降低成本
练习：
1.财务部每周一所需上报的内容和报表有哪些？
每日汇总的营业报表，银行卡结算单，各类优惠卡、抵用券、免费卡、发票计帐联、发票存根
2． 哪些档案要在门店保存2年？
安全日志，食品卫生检查台帐
3.信息传达的过程中要注意哪几点？
时间性，准确性，知晓性，以及传达内容的实施情况
4.在营运过程中咖啡机出现故障不能使用该如何处理？
在不能自行解决的情况下，第一时间通知工程部门，并让营运经理知晓，妥善处理顾客，
推荐其他饮品，登记维修编号，记录维修人员到达时间和维修时间，事后填写紧急事件报告，上报营运经理。
5.门店没有文具用品怎么处理？
a.门店调拨，填写调拨单，做好每月文具用品盘点，在每月第一个周一上报文具申请
b.备用金购买（不得超过200元），当月20日报门店费用支出，做好每月文具用品的盘点，
在每月第一个周一提出文具申请
6.食品盘点所需要的报表有哪些？
每日食品盘点表，每周食品饮料损益表，每月饮料损益汇总表，每月盘点表
7.新员工在门店所需要登记的手续有哪些？
收银卡登记，更衣箱登记，保险箱密码登记（如需要），健康证登记，咖啡师培训手册登记，
员工技能培训手册登记
8.门店经营许可证包括哪几个内容，要注意什么？
营业执照，食品卫生许可证，公共场所卫生许可证，酒类产品经营许可证，要悬挂于门店，
并注意有效性
9.员工病假要上报的相关表格？
区级医院开据的病假单，病历卡，药品付款单，员工动向单，当月的出勤表
10.员工调换门店要注意什么？
门店需填写员工动向单，当月的出勤记录，健康证，更衣箱，咖啡师培训手册，员工技能培
训手册的交接，并注意保险箱密码的更新
