办公室汇报材料
土木建筑工程学院学生分会团总支是在学生工作办领导下的自治组织，是学院联系学生的桥梁与纽带，为学生工作提供服务。在2011-2012年度的工作中，学生分会团总支取得了很好的成绩。作为该组织后方大本营的学生分会办公室，在作好其他部门“后勤管理”服务的同时，着重培养自己的工作特色，提高工作效率，提升成员的整体素质，在本年度工作中取得了一定的成绩，有效的提高了办公室的工作水平与地位。
办公室的主要职责是负责处理学生会的日常事务、建立学生会工作档案、学生信息档案、管理学生会财产经费，召集各项会议，督促、协调各部工作。在过去的这一阶段内，办公室不断完善工作制度，确保工作的规范化、制度化和科学化，起到学生会与同学之间、部门之间的桥梁纽带作用，在整个学期的工作中，出现了一些工作的新形势，解决了一些新问题，使办公室真正成为一个重要的服务性部门，从而推动整个学生会由“活动型”向“服务型、指导型”转变。
一、形象上新改观
在上一阶段中，本着为大家服务的宗旨，办公室在形象优化方面做出了很大努力，做了很多新的尝试。办公室形象上的改观包括四个方面：
第一方面：重新整理了院学生会办公室，规范了物品的摆放。配备必要的办公用品，并为各部资料进行重新分类，避免了各部资料的丢失。
（2第二方面：把办公室里的某些文件书籍标明用途，并统一的放进柜子里。避免了堆积在桌子上容易发生混乱的情况，美观且方便。
第三方面： 重新购买了一些日常会议用品，例如热水壶，会议记录本，资料夹等，并配备了多把钥匙，方便各部门进行工作。
第四方面： 规范学生会策划书格式，工作证，以及活动请柬等各
类物品的使用。使整个学生会形象更加规范化，工作开展更加便利化。
二、制度上新突破
制度的修订与执行是办公室的重点工作之一，这一学期办公室在制度修补与完善上有了很大提高，日益全面化、规范化，并继续不断完善办公室及整个学生会的工作机制。充分发挥办公室职能，做好办公室的中枢协调作用。
1、准确及时召集各种会议，确保各次会议正常召开。
2、建立严格的值班工作制度，确保准时及时上情下达，下情上报。使学生会各项工作信息畅通。
3、修补了会议、值班、卫生等规章细则及考勤等各类规范，使其有了完整可依的规范，并保证其切实实行。
4、报账制度的严格化。办公室制定了相应的财务制度，严格了申请使用费用的程序，延续了凭票报销的方式，规范了学生会日常支出。
三、资料上新齐备
1、建立了相对完备的学生会档案（包括各部门以及学院学生）。包括了系统的书面档案与主要的电子档案，同时设立了特色的文件夹，如成员档案、经典活动档案、考核档案、会议档案等，尽最大努力方便以后工作的开展，真正发挥资料的作用；
2、学生会史的前期操作。本学期对以前的会议记录进行了重新录入与总结，并由办公室负责档案汇总及整理工作，借这个契机，了解了学院很多重大的事情的开展，并从中吸取了经验，也为以后的工作提供经验，指导以后工作的开展。
3、在即将毕业之际，我们对曾经在院学生会办公室工作的学姐进行了请教，了解到了以前办公室是怎么运行，这对以后的工作有了指导性的帮助
4、为了量化各部门的工作并方便以后工作业绩的考核，办公室以多种形式统计了各部门的工作。如统计每月工作计划以及上月工作总结，同时还统计年终总结以及新学期的计划，并将其汇编成册，使资料有一个良好的传承。
除了一些有突破性的工作外，办公室最主要的工作还是常规工作，主要包括文秘工作、联系工作、财务管理、自身建设及部门内部事宜等，细节决定成败，办公室最繁重最艰巨最能锻炼人的工作还是体现在这些点滴问题上，这一学期在常规工作上同样有很大进步：
一、文秘工作：
1、办公室负责了总结、工作汇报等各种文件的制作；
2、办公室专职同学负责学生会重要会议的记录工作，且记录较详细；
3、各类材料的电子化处理；
4、材料统计工作。为方便学生会各项活动的开展，办公室承担了大量的材料统计工作，并设立临时文件夹等满足使用，并取得了很好的效果。如评优材料，工作计划和总结的汇总制作等。
二、联系工作：
包括横向上与各部门的联系，纵向上与学院、同学的联系。及时传达上级通知，反馈下级意见，加强各层次各部门的沟通是办公室的主要工作：
1、及时传达了主席团的各类通知，使上级信息及时准确传达到下一级各部门，方便工作正常开展；
2、制作通讯录，方便各部门的工作开展。如制作学院各组织部门负责人的联系方式，各班级主要班干联系方式，加强院学生会与各学生组织相关部门和班级之间的联系；
3、加强与校学生会、校团委及各兄弟学院学生会的联系。
三、财务管理
1、整理各类上交于办公室的材料并及时统计好；
2、设立专职成员管理好学生会的账目；
四、内部常规事宜
1、各类表格的统计制作。如会议安排表，值班表，通讯表，信息表等，保证了学生会各项工作的有序进行；
2、值班人员工作安排。收发相关文件，传达信息，接受各类咨询，规范使用钥匙、文件，日常卫生维护等；
3、积极配合各部与学院活动的开展，扩大办公室及学生会的影响力。
四、活动的新进展
1．本学年学生会第一次全体大会由办公室牵头联合其他部门合办，突破了以往的会议模式，而通过更加自由的方式，论述不同的话题，真正使学生会的成员紧密联系在一起；
2．土建学院11级迎新晚会，办公室负责晚会必须物品的购买以及物品的运送，同时对各个部门的工作进行通知督促，同时安排好了节目的出场名单，我们的出色表现也受到了师生的一致好评；
3．与校团委办公室合作，紧密联系其他兄弟学院办公室，开展了联谊活动，在土建学院办公室内，与其他三个学院交流了工作经验，讨论了制表的方法，将我们先进的管理经验进行了推广，同时学习了他们的创新理念，受益匪浅，同时参加了两周一次的例会，掌握了许多有效信息；
4．此外，在学生会其他各部举办活动期间，办公室也都积极协助。
这些工作不仅加强了我部成员团结合作的关系，增进了彼此感情，也增加了我部和其它各部协作互助的机会，真正做到了部与部之间的融合。虽然我们取得了一定的成绩，但其中还存在很多不足之处，有些细节考虑的还不是很周到。因此，在今后的工作之中，我们一定
更加完善。
五、办公室的其他情况
1． 值班情况：各成员基本上能做到按时值班、签到，不迟到早退，有事请假。在值班期间认真打扫卫生，完成上级交给的任务。但也有个别同学有懒惰情绪或错误过失，在今后的工作中，则当认真改正，对工作做到认真负责。
2． 例会情况：办公室每周一次例会，全体成员均能按时参加，会议气氛融洽，或是对有关活动的商议，或是对学习生活的谈心，大家都能积极发表个人意见，从而使部里的各项活动都能顺利进行。
办公室的工作特性决定了任务的繁杂，但办公室成员一如既往地努力工作，为提高办公室的工作水平和整体素质，为促进整个学生会的发展献出了自己的一份力量，也取得了非常好的成效。这一年的工作，也使我部成员真正得到锻炼。培养了各自的责任意识，能够成熟的面对工作。但是，工作中难免有所疏漏，如有时联系不到位，记录有所偏差等细节上不够完美，相信会在以后的工作中有所改正，也相信办公室在以后的发展中有新的突破，作出新的成绩。同时我们希望学院和广大同学能够给予我们更多的支持与鼓励，使我们在工作中能够取得更好的成绩。
二零一二年四月二十一日
