海南大学实验室档案管理制度
（讨论稿）
实验室档案工作是学校工作的重要组成部分，为了充分发挥档案在教学、科研和学校管理等工作中的作用，加强实验室建设，科学规范地做好实验室工作的档案管理，提高实验室功能和效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校实验室工作规程》的有关规定，制定本制度。
一、实验室档案管理对象
实验室档案是指学校各个实验室在管理、建设和开展实验活动过程中直接形成的对实验室和学校具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
凡属经学校正式批准建制的实验室，其建设、改革与固定资产设备使用、流通中的政府有关法规、文件，学校和业务主管部门下发的实验室管理、发展规划与建设有关文件和资料，重要技术资料(含实验室发展情况与大型精密贵重设备资料)，实验教学资料均需分类建立实验室工作档案。根据学校档案工作的统一管理要求，除学校综合档案室已直接立卷管理项目外，实验室管理处、国资处、各教学单位及教学实验室应分别建立相应的实验室工作档案。科研实验室按学校有关规定建档立卷，另行管理。
二、实验室档案管理人员
实验室档案管理包括收集、整理、登记、分类、编号、存档等工作。各实验室应设专人负责实验室档案管理工作。实验室主任应督促实验室工作人员及时将自己在工作中形成的文件材料交给档案管理员。收集整理档案应在学校综合档案室指导、监督下进行，单位主要领导要认真负责档案管理及监督检查工作。实验室主任及具体管理人员工作变动时，必须及时办理移交手续。
实验室档案管理员必须熟悉档案管理的基本知识，工作严谨求实，努力维护档案材料的完整、准确、系统与完全。文件材料应在收集齐全完整后整理组卷，并在次学年年底寒假前立卷归档完毕。
三、实验室档案建档要求
实验室档案从实验室建立之日起开始建档，并逐年积累，严加保管。各单位根据实验室工作档案的内容进行统计整理、编目、立卷，定期归档。归档的文件材料应质地优良、书绘工整、图样清晰。档案资料原则上应保留原件，特殊情况经主管业务部门领导批准后可使用复印件。实验室档案管理应积极应用计算机管理技术，建立电子档案。每学年度或每年度应按要求按时上报有关归档资料。
四、实验室档案基本内容
(一)实验室及设备管理工作法规、制度文件
国家及教育部与各部委、省教育厅和省、市有关实验室、实验教学工作的法规文件；学校有关实验室实验教学发展、建设与改革的文件；上级主管部门下发的实验室建设与实验教学管理文件和本实验室制定的规章制度。
实验室建设审批(含实验室建立、撤消、合并、调整等)的各种文件和资料；实验室实验教学管理的各项规章制度；实验室建设发展规划。
(二)实验室人员基本情况
学校各实验室任务及人员情况的学年度传送数据与报表；历届实验室主任、实验室各类人员的姓名、性别、年龄、职称；实验室工作人员变更情况。
(三)实验室管理和工作记录
实验教学、科学研究、技术开发等项目的全部技术文件资料，包括论文、专著、鉴定、专利、成果鉴定书、自制或改造的实验仪器设备装置的验收报告、获奖情况等。
实验室研究活动记录，培训计划及实施情况；实验室人员考核、奖惩等情况；实验室人员岗位责任制、分工细则；实验室专职人员工作日记，实验室主任工作守则等。
实验室的开放、对外服务情况，承担的科研和社会服务项目及利用效率；实验室工作计划，年度工作总结；实验室建设与实验室改革方案文件；实验室建设计划和成果；实验室工作评估；基础课教学实验室基本情况学年度数据传送数据报表；实验室基本情况如房间数、面积、环境条件及改造的各种技术资料。
(四)实验室仪器设备资产
学校各实验室教学仪器设备年度数据与报表(单价为800元及其以上之设备)；学校各实验室仪器设备增减情况传送数据与报表；仪器设备固定资产卡片(按单位与设备编号排序)。学校各实验室精密贵重仪器设备年度使用情况传送数据与报表［单台(套)价格为40万元人民币及其以上之设备。
大型精密贵重仪器设备技术档案，包括每台仪器设备申购时的可行性论证报告、订货合同、装箱单、安装验收报告、使用说明书、损坏维修记录、使用记录、技术资料及其履历本、降等降级报告和仪器设备的报损报废资料等(其中使用说明书和技术资料经校档案室建档后可由实验室借用保管)。
仪器设备及低值耐用品的总台件数及金额、各实验室及实验分室固定资产帐卡、低值耐用品(200～800元)帐卡、家具帐卡、随机技术手册。
仪器设备的运行、维护保养、维修、报废等原始记录；低值品领用单、使用维修记录、技术资料等；仪器设备技术改造和开发过程中形成的技术文件材料。
(五)实验教学运行及实验室大事记录
实验教学过程中的各种文件和资料；实验教学大纲、实验教学计划、实验教材(包括自编教材)、实验指导书、各类学生上课情况、成绩记录；实验教学改革情况及成果、论文；实验室教学科研任务完成情况。每学期实验教学任务及实验开出记录，实验教学课表及实验项目统计、实验教学的考核办法及历年试题、实验报告、预习报告等有关记录及工作量；每学年度实验教学计划安排表；实验项目的更新、改造与淘汰等资料；实验项目卡片(统一建立实验项目库)。以学校名义向上级部门定期或不定期报出的实验室工作的各种报告、报表或数据。
五、实验室档案管理
１、实验室工作档案保管期限分长期、短期和与设备共存3种。
２、学生上课情况、实验报告、成绩记录、实验项目开出情况记录属短期保存资料，一般至少保存3年，其中实验报告应在学生做毕业论文的学期返还学生。
３、仪器设备的有关资料应与设备共存，即保存至设备报废之日为止。
４、除上述两项资料外，其它资料均应长期保存。
各实验室要设置专用文件柜，用于档案材料保存与管理。
六、实验室档案借阅
单位或个人因工作需要查阅或借用其有关档案资料者，均按学校档案管理的有关规定办理查阅或借用手续并按时归还。
七、实验室档案保存期限
实验室档案管理接受学校综合档案室业务指导和督促，每年由学校综合档案室会同有关部门对实验室档案管理工作进行一次检查评比。
八、本制度自公布之日起施行，由实验室管理处解释。
