OA系统与工作流
随着网络的日益普及和全球信息化进程的发展,InternetPIntranet技术及其应用给我们工作和日常生活各个方面带来了深刻的影响,传统的办公方式正面临严峻的挑战。各单位都希望能够拥有一个能真正满足本单位实际工作需要的办公自动化系统,以提高工作效率,降低办公成本。以工作流为核心的OA 系统,已成为当前OA 系统的主流,逐渐受到政企办公部门和软件开发商的重视。 1 概念阐述 1.1 办公自动化
简称OA(Office Automation) ,意为办公信息处理的自动化。它是指应用各种信息技术和集成技术,充分有效地利用信息,完成各种办公业务,提高办公效率和办公质量,实现多种资源的共享。办公自动化系统经历了两个发展阶段。第一个阶段是单机型办公自动化系统,它以OFFICE 等应用软件及传统的MIS 系统为代表。第二阶段是以网络为基础,工作流为中心的网络协同工作型办公自动化系统。目前正在进行知识管理型办公自动化系统的研究和探索。 1.2 工作流及工作流管理系统 1.2.1 工作流
工作流(Work Flow) 的概念起源于生产组织和办公自动化领域。它是针对日常工作中具有固定程序的活动而提出的一个概念,其目的是通过将一个具体的工作分解成多个任务、角色,按照一定的规则和过程,约束与监控这些任务的执行,从而提高企业生产经营管理水平。根据WfMC(工作流管理联盟) 的定义:工作流是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程,它根据一系列过程规则、文档、信息或任务能够在不同的执行者之间进行传递与执行。简单地说,工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务。一个工作流包括一组活动及它们的相互顺序关系,还包括过程及活动的启动和终止条件,以及对每个活动的描述。工作流系统是以规格化的流程描述作为输入的软件组件,它维护流程的运行状态,并在人和应用之间分派活动。
1.2.2 工作流管理系统
工作流管理系统是支撑工作流的相应软件系统,根据WfMC的定义,工作流管理系统是“一种在工作流形式化表示的驱动下,通过软件的执行而完成工作流定义、管理及执行的系统。”按照传统的时空分类法,工作流管理系统属于支持多人进行异地、异步协作的系统。工作流管理系统可以运行在一个或多个工作流引擎上,主要用于定义、实现和管理工作流运行。它与工作流执行者(人、应用) 交互,推进工作流实例的执行,并监控工作流的运行状态。 2 基于工作流技术的OA 系统模型
办公自动化系统不仅要实现信息的采集和自动整理,而且应该能开发和利用信息辅助管理层进行科学决策。因此,办公自动化系统必须是一个综合的,且具备多种办公信息处理功能的系统。办公自动化系统需要单位内部的领导人员、行政管理人员、文秘人员、专业人员的共同参与。办公室的工作种类繁多,有信息录入、收发文件、文件编辑、人事管理、文件及信函归档和查询、邮件发送、会议安排、个人、部门及领导日程安排和接待管理等。它的特点是一项工作一般由多个办公人员协作完成,并且他们之间具有一定的办公流程。按工作流管理的概念来分析,每项工作都由一个任务集和任务之间的流程关系组成。任务集是独立的工作项集合,分别由特定的人员或机构来处理;任务之间的流程关系是文档对象的传递和处理关系。 2.1 OA 系统模型
根据学校日常办公的特点和实际需求,我们提出了一个基于工作流技术的OA 系统模型,如图所示:
整个系统由公文管理、信息发布管理、工作日程管理、资源使用管理模块、文件档案管理、邮件管理、系统管理及自定义工作流管理等模块构成。各模块既各自独立,又相互依存,组合成一个有机的整体。 2.2 公文管理模块
公文流转是办公系统的核心,公文管理可分为收文管理和发文管理两大功能,其中包括公文查询和归档处理。采用数据库模式实现内部公文的收发,保证了对公文流转的有效控制。 2.2.1 收文管理
实现收文、登记、处理、查询、归档。实现对公文分类、标识信息(包括标题、种类、缓急、密级、收文字号、主题词、收文机关、发往单位、印发时间、生效时间、承办人等) 的登记;批示和处理情况登记;查阅收文办理情况,包括经手的领导、部门名单、收文时间,相应的处理意见等;按归档要求对收文进行立卷登记或销毁登记。 2.2.2 发文管理
实现发文、处理、查询、归档。包括设定发文题目及发文负责人,填写发文拟稿纸,草拟文件内容,领导对草拟文件内容审核、批示意见, 有关领导对发文稿进行会签并签发, 对正式发文稿进行校对,按要求查阅需要使用的公文内容,按归档要求对发文进行立卷登记或销毁登记等工作。 92 2.3 信息发布和交流建立一个内部信息管理系统,实现内部信息采集、编辑与发布,以达到信息集中、高效的管理。该模块为用户提供了大量实用的信息发布与共享功能,包括:新闻通告、交流园地(BBS)、留言本、征求意见等。其中,新闻通告的发布需要通过相关部门的审核,通过审核则自动发布在学校网站(主页) 上,没有通过则限于OA 中浏览。 2.4 自定义流程管理模块 可以进行自定义工作流程的规划和设立,工作流自定义包括定义整个流程的名称、所属类别、流程适用范围、流程权限等; 定义流程中各个环节的名称、办理方式、办理人员、办理权限等。对于常用、固定工作流程,系统预先加以定义形成工作流模板,供用户使用;并允许用户自定义工作流程模板。自定义流程管理模块还承担对工作流项目的协调管理工作。从一个工作流的启动,到各个工作步骤流转,直到工作流结束的整个过程中,自定义流程管理模块可以按照规则自动选择下一步工作的接管人,管理工作附件及流程进展信息。相关工作流之间可以互相协调,例如一个工作流的完成是另一个工作流的开始触发条件。 2.5 文件档案管理
本模块主要是对单位的文件、案卷及重要信息(新闻) 等电子文档资料进行归档及管理,并提供多种查询方式,供用户根据权限查询和阅读。常用文档可以收入自己的文件夹。 2.6 系统管理模块
此模块定义了系统管理员、部门管理员及各类用户的各种不同权限, 实现了用户层次化的管理。用户权限的设置可以使各级、各类用户有不同的权限,在用户登陆系统后,可以使用相应的系统功能。添加部门或用户、用户的权限设置、系统各类工作流模板等系统设置均在此模块中完成。
2.7 系统其他模块简述
系统还提供了邮件管理、工作日程安排、资源使用管理模块等。其中邮件管理可以提供校内用户相互传送信息,并可以传输文档附件。工作日程安排设学校工作安排、部门工作安排及个人工作安排三个层次的模块,并根据工作日程安排的需要(侧重点) 设置重要提醒;资源使用管理可以对公用资源(如汽车、会议室等) 进行统一分配和管理,提高资源的利用率。 3 OA 系统结构级运行架构
采用BPS 网络体系结构,软件的安装只在服务器端进行,客户端实现零安装。所有系统管理及升级只在服务器端进行,各个客户端无需任何设定。网络的数据库,使用基于MICROSOFT WIN2000Server 的SQL Server 2000。整个系统用Visua l Stu2dio.NET 开发,ASP.NET 技术框架,实现语言采用C# 或VB.NET语言。要求客户端使用WIN98 或以上版本,浏览器要求IE6.0 以上。
4 开发过程中有关问题的探讨
4.1 重视分析现有工作流程,抽象出适用的工作流办公处理过程有它的随意性和不可预测性。开发一个成功的OA 系统不但受到技术因素的制约,还会受到传统模式和相关人员整体素质的挑战。系统开发前期必须做好系统的需求分析工作,首先,明确组织结构、业务划分和具体业务处理过程,及其处理过程的数据来源及流向。实际的工作流错综复杂,要实现软件模块的原子化和系统的自组织性必须使软件系统模块与具体的处室、人员无关。这就要求我们在对现有的组织机构、每个工作的工作过程、活动内容、数据来源、数据去向及约束性等进行细致分析的基础上对提取的工作流进行优化,提取出与具体的组织机构无关的工作流逻辑模 型。这样,才能保证OA 系统的灵活性,才能适应单位组织机构的不断调整变化。这一优化过程,不能受限于现有组织机构及现在工作流程,不能局限于对现状的简单模拟。否则,轻则降低了系统的效率,重则会造成系统的开发失败。办公自动化是一场变革,是一个渐进的、潜移默化的过程,因而是长期的、持久的,不可能一劳永逸,更不可能花钱一买就得。必须加强对使用者的培训,并获得单位领导的理解与支持。 4.2 系统安全性设计是贯彻开发过程的主线
由于OA 系统使用人员构成复杂,涉及数据一般比较敏感,所以系统的安全至关重要。本系统主
要通过下列两种方式进行安全管理: (1) 每个用户都要经过严格的身份认证。系统在进入每个页面时都要检查当前用户的状态。 (2) 通过用户权限设置,保证系统信息安全。只有经过授权才能使用相应的功能。本系统在权限进行分配时,引入了系统权限和工作流权限两类权限,可实现多级组织结构和用户多角色的权限分配机制。系统管理员同时拥有上述两类权限的所有管理权限。基于单位的层级结构,在系统权限中分设管理员、部门级和员工级三个级别。其中管理员具有系统管理最高权限,如系统初始化、用户管理等;部门级用户有发布信息、管理自己发布的信息、管理本部门用户等权限;员工级用户则只拥有最基本的浏览信息权限。同时管理员可以修改任何用户任何模块的读写权限,部门级用户可以把自己拥有的权限分配给下属用户。这意味着权限具有可继承性和灵活性。在工作流执行过程中,权限大小则是由用户在工作流中所处的位置所决定,不受系统权限等级的限制。工作流发起者具有此项工作流的管理权限,可以察看工作流执行状态和修改工作流,工作流的其他参与者只具有与自己工作相关的权限。另外,数据加密、数据的及时备份、系统日志等安全技术也被采用,以加强安全性。BPS 结构由于不需要安装客户端,很难做到高等级的安全防护。为此,针对一些特殊应用,系统采取了IP 地址与用户名绑定的措施,限制一些高等级操作。部分采用CPS 结构可能是更好的选择。 4.3 友好的用户界面、操作快捷方便是系统开发取得成功的重要因素直接用户满意度是衡量一个系统是否成功的重要指标,功能完备、使用方便是直接用户最为关心的主要问题。为此,可在以下几个方面加以注意: (1) 应尽量采用图形化、表格化的用户界面; (2) 设计过程中注意操作的简便性,在统一的界面上,充分考虑信息流程和用户的原有操作习惯,减轻用户的重新学习负担; (3) 设置方便快捷的查询体系,增强用户对系统的依赖性; (4) 通过多种提醒方式,实现实时通知,可以保证办公工作流的正常流转。实时通信是目前办公系统发展的一个方向。本系统设置了系统启动时提醒、定时提醒、邮件提醒等多种提醒方式。如果能实现手机短信、外部邮件提醒,对于外出人员及时了解工作进展,将有极大的帮助。与类似腾讯TM 之类的实时通信软件相结合,可进一步提高系统的实时信息处理能力,简化系统开发。
4.4 在信息集成环境下的OA 系统,不是孤立的系统,在其设计与实施过程中,要注意从整体和集成的角度加以考虑,做好和各类已有系统的集成工作一般学校都有教务管理、人事管理、财务管理、图书管理等多种管理信息系统,这些系统相当一部分可能是专用系统。如何实现与这些系统的信息共享,是OA 系统设计必须解决的问题。对于已有系统,可通过各系统的数据导入、导出功能实现与本系统的数据交换,对于今后可能建立的系统,应预留数据转换接口。在数据库设计时,应给予更多的考虑。 4.5 需要进一步研究的问题
4.5.1 修改痕迹的保留办公数据在流转过程中,可能会涉及多人对文件的修改。工作流处理过程中如何保留文件修改痕迹,是一个难题。保留修改痕迹,可以通过使用系统专用文本编辑器、集成OFFICE 类软件等方式解决。使用系统专用文本编辑器,虽然可以有效地解决痕迹保留的问题,但是设计开发难度较大、可能和用户的原有操作习惯不一致,且存在与日常通用文档的数据兼容问题,所以使用范围受到一定的限制。集成OFFICE 类软件,直接处理WPS、DOC、XLS、PDF 类文本,可以较好的克服使用专用文本编辑器所带来的缺陷,但是修改痕迹可能被非授权地破坏。如何有效保留修改痕迹,需要进一步加以研究、解决。 4.5.2 信息有效性的确认
信息的有效性体现在保证重要数据是真实有效的,可以认为是数据的源是真实有效的,比如校长办公室发布一条消息,OA 系统关心的是这条消息是不是校长办公室所拥有的账号发布的,发布后有没有被修改。当然可以通过加强账号和口令的管理,但更可靠的方法是通过数字签名等加以确认。已发布的数字签名法并没有具体限定未来网上签名使用何种模式。目前使用的数字签名主要有三种模式:智慧卡式、密码式、生物测定式,无论哪种方法都涉及硬件的投入问题。自主开发数字签名的难度很大。 5 结语
本文给出的基于工作流管理技术和采用BPS 结构的OA 系统设计方案,能够通过InternetPIntranet进行办公业务处理,提供规范、灵活的办公流程管理,具有功能齐全、使用方便、安全性好、可靠性高等特点,并已得到实际应用。智能化决策、网络协同办公已经成为现代化管理的趋势,基于工作流的网络OA办公系统将发挥越来越大的作用。
