某公司办公室管理制度
(一) 总则
1. 了加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高办事效率,特制定本规定。
2.本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、办公电话管理、报刊及邮发管理等。
(二) 档案管理
3.归档范围:
公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
4.档案管理要指专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全。
5.档案的借阅与索取:
(1) 总经理、副总经理、部门经理借阅非密级档案可通过档案人员办理借阅手续,直接提档;
(2) 公司其他人员需借阅档案时,要经综合部门经理批准,并办理借阅手续;
(3) 借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要必须摘录和复制,凡属密级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制,一般内部档案经综合部门经理批准方可摘录和复制。
6.档案的销毁:
(1) 任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料;
(2) 若按规定需要销毁时,凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁,一般内部档案,须经公司综合部门经理批准后方可销毁;
(3) 经批准销毁的公司档案,档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁。
(三) 印鉴管理
7.公司印鉴由总经理负责保管;
8.公司印鉴的使用一律由总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章,如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责;
9.公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文,就统一编号、登记,以备查询,存档;
10.公司一般不允许开具空白介绍信,如因工作需要或其他特殊情况确需开具时,必须经总经理或主管经理签字批条方可开出,持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途,未使用的必须交回;
11.盖章后出现的意外情况由批准人负责。
(四) 公文管理
12.公司名部门所有打印公文、文件,必须一式二份及以上,交一份到综合部办公室留底存
档。
(五) 办公及劳保用品的管理
13.办公用品的购发:
(1) 各部、室负责人将该部门所需的办公用品清单提交到综合部办公室;
(2) 经综合部经理审批后指定专人负责将办公用品购回,根据工作需要有计划地分发给
各个部、室,由部门经理或室主任领回;
(3) 除正常配给的办公用品外(注:正常办公用品即耗费类办公用品),若还需用其他用
品的,须经总经理批准方可领用;
(4) 公司新聘工作人员的办公用品,综合部门根据部、室负责人提供的名单和用品清单,
负责为其配齐,以保证新聘人员的正常工作;
(5) 负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、
开支适当、用品保管好;
(6) 负责购发办公用品的人员要建立账本,办好入库出库手续。出库一定要由领取人员
签字;
(7) 办公用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度
办事,不允许非工作人员进入库房。
14.劳保用品的配给,由综合部办公室根据名部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。
(六) 库房管理
15.库房的物资存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立账卡;
16.采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单,收票时要点清数目,检查包装是否完好,如发现短缺或损坏,应立即拆包清点数目,如发现实物与入库单数量、规格不符时,库房保管员应向交货人提出交通知有关负责人;
17.物资入库后,应当日填写账卡;
18.严格执行出入库手续,物资出库必须填写出库单,经综合部经理批准后方可出库;
19.库房物资一般不可外借,特殊情况须由总经理或副总经理批准,办理外借手续;
20.严格管理账单资料,所有账册、账单要填写整洁、清楚、计算准确、不得随意涂改;
21.库房内严禁吸烟。禁止无关工作人员入内,库内必须配备消防设备,做到防火、防盗、防潮。
(七) 办公电话管理
22.部门职工原则上在各自部门用电话;
23. 工作时间,原则上不打私人电话,确实有急事要用电话的,一律由个人交电话费。 24. 公务长途电话一律由经理室审批,禁止用办公电话打私人长途电话。
(八) 报刊及邮发管理
25.报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算,负责办理有关订阅手续;
26.报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记,并分别送到有关部门。有关部门处理后,一周内交回综合部由报刊管理人员统一保管、存档备查;
27.任何人不得随意将报刊挪作他用,若需处理,需经综合部经理批准;
28.综合部门办公室负责为各部、室邮发信件、邮件。
(1) 私人信件,一律实行自费,贴足邮票,交管理人员或自己送往邮局;
(2) 所有公发信件、邮件一律不封口,由管理人员登记,统一封存口,负责寄发;
(3) 控制各类挂号信。凡因公需挂号者,须经总经理批准,综合部门登记后方可邮发。
(七) 附则
29.本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适合工作需要的,各部门可提出修改意见交综合部办公室研究并提请总经理批准。
30.本规定解释权归综合部办公室。
31.本规定从发布之日起生效。