万医馆办公室管理制度
（草稿）
一、公文处理制度：
依据《国家机关公文处理条例》，结合本馆实际情况制定本制度。
（一）、公文的起草与办理：
1、文种的使用：常用公文种类包括：通知、通报、决定、通令、请示、报告、会议纪要、函、呈批件等。
要求下级部门办理和有关单位周知或执行的事项等，用“通知”；向下级部门和有关单位传达重要精神或情况，表扬先进，批评错误等，用“通报”；对重要事项或重要问题做出安排或处理，用“决定”；对下级部门宣布奖惩事宜，用“通令”；请求上级机关指示、批准的事项，用“请示”；向上级机关汇报工作（包括工作总结）、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问等，用“报告”；记载和传达会议主要精神和议定事项，用“会议纪要”；平行或者不相隶属单位、部门之间相互商洽工作，询问和答复问题等，用“函”；医馆内部各部门、科室请示问题、申请事项用“呈批件”。
2、公文格式和文字基本要求：公文起草的基本要求是：符合政策，切合实际；观点鲜明，层次清楚；格式规范，语言通顺。“请示”所请求答复的问题要具体明确，理由充分；“报告”内容要实事求是，重点突出；“通知”所告知的事项要表达准确，简明扼要。
凡是以医院名义上报的请示、报告，下发的通知、通报、决定、通令、会议纪要，都要使用统一印制的“公文首页”。文尾要有发送单位、承办单位、拟稿人、印数等项目。医馆内部请示问题、申请事项用《呈批件》。
公文的行文格式、版面布局、字体字号等按《公文样式》执行。
标点符号和数字，分别执行国家语言文字工作委员会等颁发的《标点符号用法》和《关于出版物上数字用法的试行规定》。
3、公文办理：公文根据职能分工由相关部门起草，送院办公室编号登记，填写《公文处置单》，报医馆领导审批签发后，印制，盖章，发放，存档。
（二）、外来公文的阅办：
1、登记：各部门收到（包括邮寄和参加会议带回）的上级机关、团体、兄弟单位的所有文件、通知、通告、函等公文，统一交办公室登记编号。
2、传阅：办公室呈馆领导审阅，领导签署意见后，由办公室将文件复印，传给相关部门，并做好登记。
3、落实：承办部门根据馆领导批示，组织相关工作的落实。涉及多个部门落实的事项，主办部门要做好牵头工作，相关部门要积极协助和配合。办公室要随时跟踪并督促检查落实情况，注意做好协调和信息传递工作，避免误事。
4、归档：承办部门办完公文所有事项后，将公文交回办公室。办公室每季度清理一次，每年将所有公文分类整理，编目、装订、归档，妥善保管。
二、会议管理制度
（一）、会议纪律规定：
1.所有参加会议的人员，须到办公室处签到。
2.参加会议必须穿戴整齐，佩戴工作牌，凡迟到，缺席、早退有事应向办公室或主管领导请假。
3.开会期间必须做好会议记录，会后按要求传达会议精神或按保密纪律执行。
4.保持会议期间安静，手机均应关机或是调至静音，开会期间手机不得响动。 5.如有违反会议纪律情况，视情况给以通报批评或经济处罚。
（二）、会议种类及其规定：
1.馆办公会：原则上每两周召开一次，遇特殊情况会议时间可作变更。由馆领导主持、各职能科室负责人参加。传达上级指示，医馆重大问题研究、决策，布置近期重点工作安排和前期工作总结，听取行政职能部门有关工作的执行情况汇报，讨论处理医馆日常行政、业务工作的协调和督查。由办公室通知并作会议记录。
2.周例会：原则上每周一召开一次。遇特殊情况会议时间可作变更。由馆长主持，各业务科室负责人参加。传达上级指示、规定，小结上周工作，布置下周工作，听取各科室的工作汇报和反映、协调解决各科室问题。凡参加会议者均应做好记录，会后在各科认真传达会议内容。
3.临时办公会议
在医馆经营和医疗管理工作中发现的急需解决的问题，根据实际情况，由总经理或馆长主持召开现场临时办公会议，组建临时项目工作组，迅速及时地提出解决方案。医馆内的各项经营、行政、医疗、管理具体工作不在会议上讨论。
（三）、会议组织工作要求：
1、各种会议都要明确主题和目的，发言讲话要简明扼要，所议事项一般都要形成结论，落实责任。
2、应参加会议人员如因故不能参加，需向办公室或主管领导请假同意，不得无故或不假缺席。
3、馆办公会、周会和其他全馆性的会议由院办公室统一负责会务工作。
4、办公室负责馆办公会、周会和其他全全馆性会议决定事项的督促落实工作。
5、所有会议都要有专人做好会议记录，根据需要撰写会议纪要。会议记录和会议纪要都要妥善保管。
6、馆办公会两星期召开一次，周会每星期召开一次，医疗质量分析会每月召开一次，其他会议根据实际需要召开。
三、行政值班制度
1、医院行政总值班由机关各部门有关人员参加，人力资源部负责每月排班。总值班负责处理非办公时间内的医务、行政和其它事宜，及时传达、处理上级指示和紧急通知，签收文件、承办相关事宜。
2、总值班值班时间为24小时（早8时至次日早8时），次日下午可补休半天。在值班期间负责处理当天下午5时至次日早8时以及节假日全天全院有关医疗业务和行政事务，发现问题及时解决，并做好记录。
3、总值班应按规定时间对全院各部门、各科室进行查岗，并负责做好夜间和节假日对重点要害部位的巡视和安全检查。
4、总值班在值班期间应严格坚守岗位，不得外出，不得随意替岗或换岗，如有特殊情况须经人力资源部或院领导批准。
5、总值班应按时参加次日上午9时的医院行政交班会，简要通报值班情况，交待未办事宜，重要事宜应及时地提交有关领导或相关会议进行研究解决。值班记录本、值班手机应于次日交班时向当日值班人员交接。
6、值班期间发生的重要问题或突发事件，如总值班无力解决，应立即向有关领导请示汇报，采取应对措施。
7、总值班有权组织人员集中力量解决临时发生的问题，有权调用医院机动车辆。如请示、通知到相关领导、相关科室人员时，必须给予明确的答复，需要到场处理的，必须无条件地及时到场处理相关问题。
