集 团 费 用 管 理 办 法
（试 行）
为贯彻公司“增收节支”的方针，有效降低运营成本，提升公司竞争力，加强费用的监管并明确监管人责任，严格把好费用开支关，堵塞费用开支上的漏洞，切实把不合理的费用支出压下来，特制定本制度。这里的费用是指公司除采购成本以外的所有费用。
费用管理采用“预算控制，分项管理，归口控制”原则，各级费用管理的责任承担者，都必须做到责任内容清楚，职权范围明确。
一、费用报销要求
1、报销费用必须以合理、合法、真实的凭证为依据。
⑴对外发生经济业务，支付款项必须取得合法的原始凭证，合法的原始凭证 是指：
① 套印有税务部门监制章的发票或套印有财政部票据监制章和解放军总后 勤票据监制章的票据；
②行政部门统一印制的事业性收费票据、统一收据及专用票据； ③国家交通、水电等部门的专用票据。 ⑵取得合法原始凭证时（包括定额发票），应要求对方单位如实填写并符合以下基本要求：
① 准确填写付款单位的全称及付款日期；
②详细填写经济业务内容、单位、数量、单价、金额不允许涂改，大小写必须相符。
③票据上必须加盖有对方单位的“发票专用章”或“财务专用章”,且有收款人签名(或盖章)；
④购物发票：出现购“办公用品”、“计算机配件”、“书籍”等，必须附有加盖与票面相同印章的购货清单和验收手续。
⑶取得的原始凭证不符合上述基本要求，出现以下情况，产服中心会计部门一律不予报销，并将情况向财管委、监事局书面报告： ①发票或收款凭证有涂改、挖补或模糊不清； ②购物发票与验收单在数量、金额上不相符；
③发票或收款凭证的收款项目与收款单位经营范围不相符； ④发票或收款凭证属过期停用或伪造的； ⑤套开票、连号票一律不予报销；
⑥其他未符合合法原始凭证基本要求的不予报销； ⑦以合法票据抵付不合法票据不予报销。
2、发生的费用必须按规定分类填写公司统一的报销单据，不得随意填写。
3、原始凭证必须按公司规定的程序进行审核、签字，相关手续必须完备。
4、产服会计部门票据审核岗位和会计部长应严格遵守费用报销要求，认真审核各种凭证，对不合法的原始票据应拒绝报销，检查封面金额与所附单据是否相符，并要承担责任，凡不符合规范报支的，对产服会计部门票据审核岗位和会计部长分别按报支额的10%处以罚款。
5、产服中心会计部门票据审核岗位和会计部长应严格审核费用报销要件，并与费用报销票据认真核对，费用报销票据与对应报销要件不符，且没有合理解释的，产服中心会计部门不准予以报销，并应将费用报销票据和报销说明复印在当日向财管委和监事局书面报告，
6、各种当月费用报销必须在每月25日前送呈有关领导审批，各级领导应及时审批，防止造成费用入帐逾期现象。
7、产服中心会计部门应加强各项费用凭证的审核工作，对不符合公司制度的及越权审批的费用和支出一律不得报支，应将详细情况在当日向财管委和监事局书面报告。凡在检查中发现，将对相关产服中心会计部门票据审核岗位人员和会计部长进行处罚，分别按报支金额的10％处以罚款。
8、对于手续或填写不符要求的产服中心会计部门应一律退回修改、补全手续、重填凭证；对于不得报支的费用项目，产服中心会计部门一律退回拒付；对于超期申报的费用，产服中心会计部门根椐规定进行报支。
二、费用报销基本原则
1、责任明确原则。对于差旅费、交通费、业务招待费等必须谁发生谁报支（董事局主席除外），不准代报，不准多人合并报支，否则一律退回不得报支。
2、费用最低原则。若为同性二人同时外地出差，住宿费根据级别按单人标准核报。若为长期外出（如技术支持），除特殊情况外，一律乘坐公交车。
3、费用划分原则。对外地出差，住宿费单独填制“差旅费”单据；交通费及伙食补贴应在同一“差旅费”单据上填列。
4、费用清晰原则。各报销单据上必须注明所属部门。差旅费必须明确填写所属日期及业务内容，交通费写明出差地点、时间、乘坐线路和车费，对于统一票价的车票，写明核报金额。严格保管各类费用凭据，不得以其他单据代替；如业务招待费必须写明招待客户，陪客人员姓名、地点、时间。否则一律退回不得报支。
5、费用申请原则。业务招待必须事先申请，根椐权限经部门或经营单位负责人审批后方可使用，未经审批的一律不得报支，如有特殊原因，必须事先电话请示。
6、及时报支入帐原则。
为保证会计核算的正确性、及时性，费用报支原则上当月费用当月报支，因出差等原因，超出报支日期的应写明情况，否则按下列标准：
费用发生后，15天内按照费用全额报销； 费用发生后，22天内按照费用全额95％报销； 费用发生后，30天内按照费用全额90％报销； 费用发生后，37天内按照费用全额85％报销； 费用发生后，45天内按照费用全额80％报销； 费用发生45天后按照费用全额50％报销。
当月25日前费用一律在当月30日前报支，凡存在逾期费用全额入帐的，财务人员承担补交或追回不应予以报销的部分。
特殊情况：手机费、电话费、电费、水费等当月费用次月报支。
7、预申报原则。
各职能部门和经营单位对数额较大或由于特殊原因而未支付的当月费用（如包烧费、房租等），应由各经办人员将详细清单在每月25日前交产服中心会计部门备案，产服中心会计部门据此作为费用预提。
三、费用开支计划及监管责任
1、公司各经营单位、董事局各职能部门根据下月工作计划制定本部门费用开支预算，经董事局各委评审后由运营总裁／董事局主席审批，即为公司各经营单位和职能部门当月的费用开支预算，并下达各经营单位、职能部门费用开支指标。
2、公司授权各经营单位总经理、各职能部门负责人对计划内费用开支的审批相关权限。
3、费用开支预算内审批程序和责任：
费用由当事人或费用发生部门申请，并确保真实性、合理性；
各经营单位总经理、职能部门负责人或授权人审查确认，并确保真实性、合理性；
产服中心会计部门审核审批流程的完整性、是否超预算、报销说明是否完整及是否与对应票据一致等；
产服中心出纳员应检查单据的完整性和合法性和付款；
凡公司机动预算的开支，一律报运营总裁／董事局主席审批预算。
四、费用管理责任制
1、经办人（出差人、申请人）：必须如实填报各项报支凭证和申请上规定的项目，并对所报支的内容的真实性负责，并签名；
2、证明人（部门领导）：对所报支内容的真实性进行复核，必须实事求是进行证明，并签字证明；
3、各职能部门：对所属职能内支出进行审批，对计划和规定负责，并签署审批意见；
4、产服中心会计部门票据审核岗位：对所有报销票据合法性、合规性进行复核；
4、产服中心会计部长：对经营单位、职能部门的所有支出的负责，进行计划性、合法性和制度执行进行审核；
5、经营单位：对经营单位在经营过程中所有费用预算的控制和审批；
6、出纳人员：对所有费用报销单据的真实性、合法性做最终的审核。
四、具体费用管理
1、招待费用管理
费用内容：招待费包括因公请客的餐费、礼品费、旅游费等应酬招待开支等。 各经营单位应执行有关对外招待标准办法（无管理办法，应尽快制定，报主管领导审批后报财管委、产服中心会计部门备案），并指派综管等部门设立业务招待费管理台帐，集中管理业务招待费。各经营单位或职能部门因公请客的餐费、礼品费、旅游费等应事先向业务招待费管理台帐部门申请并得到批准。原则上不允许先斩后奏，因特殊原因无法事先申请的，事后须及时报告业务招待费管理台帐部门和有关领导。参与招待活动的人员中（董事局主席团成员除外），以最高级别的人员为报销申请人，不得指定下级人员提出申请并自已审批报销。
招待费用报销要件：
方式（餐费、礼品等）、目的、集团内参加人员、招待时间等（对于招待人员可以适当描述）。
2、出租车费报销的规定 公司报销出租车费是为解决员工出差目的地偏远，没有公共交通工具，或执行特别工作，不能或不方便乘坐公共交通工具。
员工办事或出差原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外：携有巨款或重要文件须确保安全的；收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的；陪同重要客人外出，公司又未能配车的；在市内因办公事所到目的地偏远，没有公共交通工具或出差到外地,因公事从一地到另一地,没有直达交通工具的；其他特殊情况或紧急情况需要乘坐出租车，且有正当理由的（报销时须详细说明原因）。
对于已经办理公交卡，且公交卡可以乘坐出租车的，原则上报销公交卡的，不允许报销在使用公交卡范围内的出租车费。 对于出差期间报销出租车费的，按照差旅费有关规定处理。 出租车费报销要件：
乘坐时间、起讫地点、事由。
3、移动通讯费用管理
为进一步完善移动通讯费管理规定，对于享受移动通讯费补贴的员工报销手 机费用必须取得补贴享受人使用的移动通讯工具在电信部门打印的专用发票，不允许报销手机充值卡，移动通讯费用由产服中心集中交费和报销，各经营单位和董事局、监事局应将享受移动通讯费补贴人员名单和标准送产服中心备案。
对于享受移动通讯费补贴的员工当期不允许交纳超过享受标准之外的移动通讯费用。
因工作需要批准外出人员的手机话费，按照差旅费有关管理办法执行。 移动通讯费用报销要件：
移动通讯费用补贴的标准、名单、批件、电信部门的专用发票。
4、人工费用管理
人工费用包括所有人员基本工资、奖金、午餐费、四保一金、福利费、培训费等支出。统一由人管委或人管委授权部门归口管理。
原则上员工所有收入（含奖金、午餐费等）均列入工资表支付，各经营单位按照人管委的要求，编制各经营单位、职能部门的工资表并计算扣缴个人四保一金、各项代扣款项和代扣代缴个人所得税，并对代扣代缴金额的准确性负责，工资表经各经营单位总经理签字批准，经人管委或人管委授权部门审核方可发放。
人工费用报销要件： 审批手续齐全的工资表；
四保一金的专用报销票据，经人管委审批的缴纳四保一金人员名单和标准；公司福利费文件、经人管委审批的享受福利费人员名单； 人管委批准的培训申请。
5、办公费用管理
办公费用包括水电费、固定电话费、办公用品等。 ⑴水电费 由产服中心负责统一交费和报销，水电费必须取得增值税专用发票，供产服中心会计部门作为增值税进项抵扣入帐。
水电费报销要件：
水电费收费标准、水电费使用量统计表、水电费分配表、增值税专用发票。 ⑵固定电话费
由产服中心负责统一交费和报销，必须取得电信部门的专用发票。 固定电话费报销要件：
固定电话收费标准、各电话号的话费统计、固定电话费分配表、电信部门的专用发票。
⑶办公用品
由产服中心统一采购，原则上必须取得增值税专用发票，各经营单位和部门必须到产服中心领用，不允许自行外购。
办公用品报销要件：
现有办公用品清单、当次采购办公用品的清单、验收单、供应商名称、电话、增值税专用发票。
6、车辆费用管理
车辆费用包括汽油费、车辆修理费、养路费、检车费、停车过桥费。 ⑴汽油费
哈尔滨总部由产服中心负责统一办理报销，必须取得增值税专用发票； 驻外机构由各经营单位负责办理报销，必须取得增值税专用发票。 汽油费报销要件：
车辆耗油标准，各台车辆月里程统计，购油地点、联系电话、价格、增值税专用发票。
⑵车辆修理费
哈尔滨总部由产服中心负责统一办理报销，必须取得增值税专用发票； 驻外机构由各经营单位负责办理报销，必须取得增值税专用发票。 车辆修理费报销要件：
维修车辆司机的维修申请、维修地点、电话、收费清单。 ⑶养路费、检车费
哈尔滨总部由产服中心负责统一办理报销，必须取得收费专用票据； 驻外机构由各经营单位负责办理报销，必须取得收费专用票据。 养路费、检车费报销要件： 车辆明细、收费标准。 ⑷停车过桥费
停车过桥费由车辆使用部门报销，必须取得收费专用票据。 停车过桥费报销要件：
收费地点、发生原因，车辆使用部门应取得该车司机在收费票据背面签字确认。
7、保险费用管理
保险费用包括：对集团财产等投保而交纳的各项保费。
哈尔滨总部由产服中心负责统一办理报销，必须取得收费专用票据； 驻外机构由各经营单位负责办理报销，必须取得收费专用票据。 保险费用报销要件： 保险合同、保费折扣标准。
8、广告费用管理
广告费用包括：各类媒体广告及宣传性支出，展台等支出。 广告费用报销要件：
企划案、广告发布方式、发布时间、媒体收费标准、营管委的审批手续。
8、会议费用管理
会议费用包括：公司内部会议费用、参加外部的会议的费用。 会议费用报销要件：有关会议的通知、文件。
9、印刷费用管理
费用包括：日常工作所需的办公用纸、会计借款单、报销单、名片等。 印刷费用由产服中心统一办理报销。 印刷费报销要件：
需求部门的印刷确认或申请、印刷单位电话、印刷数量。
10、税金和财务咨询管理费用的管理
费用内容：主要包括各项税金缴纳、报表审计、税务、财务等咨询费用、聘请会计师事务所进行查帐、验资、资产评估、清算发生的费用、银行利息费用等。
财管委对税金和财务费用进行统一筹划和监管。
对于集团各公司发生的税金缴纳、报表审计、资产评估、税务、财务等咨询费用使用前必须书面申请，经财管委审核后方可支付。
11、其他费用
应提供能够说明该项支出合理性的充分证据。
