公文写作基本常识
1、公文的基本含义：公文即公务文书，是党和国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效用和规范格式的文件材料，是办理公务的重要工具。它的这一基本含义，可以从四个方面理解：①公文形成的主体是国家机关及其他社会组织；②公文形成的条件是行使职权和实施管理；③公文是具有法定效用与规范格式的文件材料；④公文是办理公务的重要工具之一。
2、公文的特点：公文的特点主要表现在：①公文有法定的作者。公文不是谁都可以任意制发的，公文是由法定的作者制成和发布的。②公文有法定的权威。公文可以代表机关发言，代表制发机关的法定权威。③公文有特定的效用。公文的特定效用是指公文的现实效用，是公文制发机关的法定地位所赋予的。④公文有规范的体式。公文有规范的体式，这是公文同图书、情报资料、通讯报道以至于一般文章相区别的又一显著特点。⑤公文有规定的处理程序。公文在形成过程中，要经过规定的程序逐层、逐级审核，并给制发机关最高领导或最高领导委托的领导签发后印发、执行。
3、机关公文的作用：机关公文的作用在于它是党和国家具体领导和管理政务，机关之间相互进行联系以及机关内部处理工作事务的一种工具。它的作用主要表现在以下五个方面：①领导与指导作用。②行为规范作用。③传递信息作用。④公务联系作用。⑤凭据记载作用。
4、我国现行党政机关公文的常用种类：任何事物都有自已的名称，公文作为实施管理的一种工具，也有自己的名称。一份公文的名称并不是随意确定的，它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。我国现行党委机关的常用公文主要有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。我国现行国家机关的常用公文主要有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
5、正式公包括的一般项目：党政机关公文一般由版头、密级、紧急程度、发文字号、签发人、横隔线、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、主题词、抄送机关和印制版记等16个部分组成。
（一）版头 由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字或加( )标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，版头一般用主办机关名称，也可并用联署机关名称，主办机关排列在前。
(二)密级 公文的秘密等级。有保密要求的公文应确定具体密级，标注于公文首页左上角。
(三)紧急程度 公文送达和办理的时间要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”，紧急电报分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
(四)发文字号 由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中位置。联合行文，一般只标明主办机关的发文字号。上报公文发文字号中不能出现“发”字。
(五)签发人 上报公文应在发文字号右侧标注“签发人”。“签发人”后面标注签发人姓名。联合上报的公文，同时标注联署机关签发人姓名。
(六)横隔线 隔开公文版头部分与公文主体部分的红色横线。党委机关一般为中间带有实心五角星的红色横线，政府机关一般为一条完整的红色横线。横隔线位于发文字号下方。
(七)标题 由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于横隔线下方。
(八)主送机关 主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称、规范化简称或同类型机关的统称。主送机关名称位于标题之下、正文左上方，顶格排印。决议、决定、意见、规定、会议纪要等文种不标注主送机关。
(九)正文 公文的主体。用来表述公文的内容。
(十)附件 公文正文的说明、补充或参考材料，应置于主件之后。公文如有附件，在正文之后、发文机关署名之前注明附件名称，也可在正文中涉及附件内容处标注“(见附件)”或“(附后)”。附件与主件应一起装订。有两个以上附件时，应注明顺序并将顺序号分别标注于各附件首页的左上方。
批转的下级机关公文和转发的上级、同级机关的公文，不属公文附件，在批转、转发“通知”之后另页排印，不加附件标注。
(十一)发文机关署名 公文制发机关名称。发文机关署名应使用全称或规范化简称，位于正文右下方。公文一般以机关名义署名，特殊情况需要以机关领导人署名的，应写明职务。
(十二)成文日期 公文制成的时间。一般署会议通过日期或领导同志签发日期；联合行文，署最后签发机关领导同志签发日期；电报署发出日期。成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名下方。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
(十三)印章 公文发生效力的凭据。除有固定版头的普发性公文、无主送机关的公文和会议纪要外，公文应加盖发文机关印章。用印位置居成文日期中间偏上，以上不压正文、下略压成文日期为宜。用印要端正、清晰。
(十四)主题词 反映公文内容、公文主题及公文种类的词，位于印制版记上方。主题词按中共中央办公厅秘书局编制的《公文主题词表》标注。《公文主题词表》中未涉及的词，根据公文内容拟定，后加“△”。(十五)抄送机关 指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称用全称或规范化简称，标注于印制版记上方，主题词下方。
(十六)印制版记 由公文印发机关名称、印发日期和印制份数组成。一般在文件末页下部，左侧注明制发单位名称，右侧注明印发日期，底线下面标注：（共印□□份）。
6、公务写作体现机关干部三大能力：早在战争年代，毛泽东同志就主张：“一个革命干部，必须能看能写。”新中国成立后，邓小平多次提倡并要求：“领导干部要学会拿笔杆子”。文章在我国，自古以来就是治理国家、管理社会的工具。公文写作，是机关干部多种能力、多种知识水平的综合反映，但最基本的可以检验机关干部的三大能力：一是认识能力。文章的好与不好，写作的成功与否，最关键的是要看有没有思想内容，而思想内容来自于对客观存在、客观事物的认识，来自于对客观事物的正确分析、观察和判断，透过现象发现事物的本质方面和固有的规律，由感性认识跃进到理性认识。二是思维能力。文章的写作，从认识事物、信息分类、资料加工、命题立意、布局谋篇、遣词造句到修改定稿，都贯穿着思维活动。善于写好文章的人，其思维能力都是比较强的。思维能力分为一般思维能力和创造思维能力。三是表达能力。毛泽东说：“有了正确的观点和正确的思想，还要有比较恰当的表达方式告诉别人”。这种”恰当的表达方式”，就是表达能力，具体应该包含以下几个方面：第一，遣词用字规范准确，能够完整、准确地把文章的思想内容表达出来，不会衍生别的意思；第二，文字简洁，能够用最少的文字把思想内容完整准确地表达清楚，既表达明白，又“惜墨如金”，少用文字；第三，形象生动，能够在表达的时候为读者着想，让读者能够很快地理解、接受文章所表达思想内容，并且容易记住，长时间难以忘记。
7、公文写作的构思方法：构思是在动笔起草之前对文章的全局进行设计和安排，做到“胸有成竹”。构思的结果，应是理出文章的主题、标题、观点(论点)及论证观点的事实和道理(论据)。简要地说，构思可以遵循四个步骤展开：
第一步：确定主题。文章由内容和形式两方面构成。内容是文章的主题和表现主题的客观事实和道理等材料；形式就是文章的结构。公文写作首先要确定主题，然后才能依据主题选材用材，布局成篇。确定机关政务文章的主题，首先要正确，即符合客观实际，与党和国家的路线、方针、政策相一致，与党中央、国务院在政治上保持高度一致；其次要有新意，即要避免老生常谈，要有所发现，要总结新的实践，要进行新的分析，要得出新的观点，要提出新的思路；第三要集中，即一篇文章的主题只能有一个，如果内容比较多，包括的范围比较广，就需要在更高的层次上确定主题，以达到主题集中的目的。
第二步：由主题确定标题。在机关公文写作中，文章的标题与主题密切相关，文章的标题是主题的概括，是为主题服务的，标题是为了引导主题。古人云：题好文半，意思是说：标题起得好就相当于文章写好了一半，这虽然是夸张的说法，但说明了标题在文章写作中的重要性。在一些全国性的报社，就有专门的编辑人员专门给报道的内容起标题，报纸标题很吸引人，读了标题大家都想看个究竟。标题是为主题服务的，确定标题时要考虑三个方面：①标题要与主题所表现的思想内容、思想感情相适应，确切适宜地体现主题，比如，严肃的主题就必须起个严肃的标题，这样才能达到为主题服务的目的；②标题的文字要简
洁明白，含意清楚，一目了然；③标题要醒目，有新鲜感，有吸引力，激发人们阅读的欲望。
怎样确定标题，常用的有四种方式：①一是直接提示主题，如《大力发扬艰苦奋斗的精神》、《关心群众生活注意工作方法》等；②间接地暗示主题，如《星星之火，可以燎原》等；③引导读者关注主题，如《钢铁是怎样炼成的》、《谁是最可爱的人》等；④表明主题的范围，如《政府工作报告》、《目前的形势和任务》等。
第三步：由标题确立观点（论点）。主题、标题不等于文章的内容，而是作者通过具体材料的叙述和论述要告诉读者的思想观点的核心。因此，有了主题和标题之后，还要确立能够表现主题思想的材料和观点。一般可以从以下三个方面进行考虑：一是从回答“为什么”的角度出发确立观点(论点)，把“为什么”的原因分析清楚了，文章也就写好了。这种常见于理论文章、领导讲话材料。二是从回答“怎么样”的角度出发确立观点(论点)，把“怎么样”的情况叙说清楚了，文章也就写好了。这种常见于工作报告、调研(查)报告、经济形势分析报告、述职报告等以记叙为主的文章。三是从回答“怎么办”的角度出发确立观点(论点)，把“怎么办”的思路论述清楚了，文章也就写好了。这种常见于理论文章、工作报告、调查报告、领导讲话、述职报告等文章的后半部分，即政策建议和工作思路的论述部分。以上所说的由标题确立观点的三种方式，仅仅是我个人在写作实践中的一点体会，不一定完全准确。
第四步：由观点（论点）选择材料。一般需要考虑四个因素：一是有用，能够为叙述和论证观点(论点)服务。不能为叙述和论证观点（论点）服务的材料，必须舍弃。二是真实，真材实料，不能使用虚假的材料，引经据典也要有出处。三是新颖，富有吸引力，使用最新的事实、数据、经验、理论。四是典型，有代表性，能够反映事物的本质、主流和发展规律，能够证明观点（论点）的正确性、科学性。
8、公文写作的谋篇方法：经过主题——标题——观点（论点）——材料（论据）的构思之后，文章的主体部分就基本上形成了。在此基础上，加上文章的开头、结尾，进行结构布局，安排观点（论点）的次序，拟出一个写作提纲，“篇”就基本上“谋成”了。
“磨刀不误砍柴工”。在文章的主体部分基本形成之后，拟出写作提纲是非常重要的一环。提纲是公文写作的“纲要”，它的重要性和实用性就像大型建筑建造前的“蓝图”一样。“蓝图”设计得合理、科学、美观，建筑就能“立”起来，就能拔地而起。因此，我们要十分重视公文提纲的拟写。写出了成功的公文提纲，公文也就成功的一大半，剩下的工作就是往提纲里装材料和修改了。
9、公文的行文起草：行文起草、快速成篇是公文写作的最终目的。虽然说经过构思谋篇，确定了主题，有了写作思路和写作提纲，依照提纲行文起草不会太困难，但是在具体的行文起草过程中还是会遇到这样那样的障碍，还会有思考不太周全的方面，还会有些不容易表达的地方。总之一句话，还需要在行文起草、语言表达、材料运用、修改定稿等方面还需要付出艰苦的努力。在这个过程中，也有些方法和技巧可以借鉴运用。主要有四个方面：一是位置要摆正，语言要得体。公务文稿既有政治性、政策性的特点，又有作者的社会身份、政治地位的特点。因此，起笔之时，首先要摆正文章作者的位置，行文过程中要写出与文章作者的身份地位相符合的语言，如果说的话与作者的身份地位和职责不一致，不但达不到效果，而且会适得其反，引起非议。二是确定段落内容，依据段意用材。由于构思谋篇是从文章的全局整体考虑的，写作提纲一般也只是列到“段”，还不能深入到“段”的内部。行文起草时不能想一句写一句，对整“段”所要表达的思想内容、从哪些方面入手进行表达，使用哪些事实数字、讲哪些道理观点，都要事先想好，安排好表达“段意”的内部结构，依内部结构的顺序写出完整的“段落”，然后一段一段地往下写，并注意每段的思想观点完整，段与段之间的衔接自然，以及全篇文章脉络的贯通。三是立“三性”破“四话”，文风要独具一格。良好的文风表现为文章的“三性”：即准确性、鲜明性和生动性，也表现为没有“四话”：即假话、大话、空话、套话。所谓准确性，就是公文写作所运用的事实和道理要准确，引用经典论述要准确，不错用词语，不用那些类似“据说”、“也许”、“大致”一类的含义不确切的词语；鲜明性，就是公文写作所要表达的思想观点，要态度鲜明、毫不含糊；生动性，就是公务文稿所要表达的思想观点，所运用的事实、道理，要形象生动，能引起读者的兴趣，富有感染力。四是快速进入情境，力争一气呵成。写作是一种创造性思维活动，而思维又受周围环境的影响。人在特定的环境中往往会获得或强化某种特殊的技能，或产生某种特殊的智慧，即所谓的“情急智生”。因此，在行文起草时要集中时间和精力，创造
一种写作的特别情境，把思维快速地引入其中，进入写作思维状态。这样，思想上没有其他干扰，精力高度集中、思维积极活跃、思路顺畅，文字表述的准确性、条理性增强，写作速度加快、效率提高、效果更好，在此情境下，力争一气呵成，不要间断停止，即使有些障碍也要暂且放过，以最快的速度先拟出完整的初稿，以保持思维的连贯和文章的完整。在行文起草过程中，可能还会产生出一些新的思想“火花”、新的观点、新的表达方式，要及时记录下来，吸收到文章中去。这种在写作过程中闪现的思想“火花”是非常珍贵的，是在创造性思维活动中，由多种信息的排列、组合、匹配、增值而产生出的新信息，这种新信息只有在创造性的写作劳动中才能产生出来，而且往往会成为文章中的最精彩、最富有创新意义的部分。
10、公文的修改方法：修改定稿是公文写作的最后一道工序。从写作的实践看，会写文章的人，历史上的文章大师，都很重视文章的修改，修改的方法和步骤可以归结为读、审、查、拔四个字。一是读，就是朗读。修改稿子不光要“看”，还要“念”。就是把全篇稿子有声地读出来，疏忽的地方自然会发现。二是审，就是审视文章的内容和形式。内容方面主要是审阅文章的政治性、政策性，看是否有不妥的方面。审视文章的主题是否突出，观点（论点）是否准确，论据材料是否充分，是否能论证观点，事实和道理是否真实可信等。形式方面主要是审阅文章的结构，也就是开头、主体、结尾，各层次、段落之间的关系是否符合逻辑，过渡、照应是否顺畅自然等。三是查，就是检查文句表达方面的毛病。要检查和改正语言文字不准确、不规范、不通顺的地方。没有表达清楚的概念、意思，要增加文字表达清楚，将一些惯用的陈言套话改写成新颖生动、形象感人的新话，将一些可有可无的文字、句子、段落要大胆删减。四是拔，就是提拔文章的思想高度，深化文章的主题。这是对修改文章的更进一步的要求。要再一次循着构思谋篇的思路，把文章所要表达的思想内容再理一遍，通过局部的个别的修改，选择推敲运用一些“点睛之笔”，增强文章的气势，深化文章的主题，提拔文章的思想高度。
