行政办公室管理制度
一、总 则
（一）、为规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，加强公司行政办公的规范化、程序化、制度化，进一步加强管理和协调，明确公司内部管理职责，特制订本制度。
（二）、行政办公室需协助总经理做好各部门之间的综合协调，加强对各项工作的督促和检查，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报，逐步建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作的规范化管理。
（三）、
本制度对公司内部行政管理工作进行统一规范，以加强行政管理工作的有效性。
二、各项细则
（一）、办公环境管理
1、每个员工都有责任维护办公环境。
2、员工应爱护公共设施，节约使用办公用品，注意公共卫生。
（二）、办公室安全和秩序
1、每天下班最后离开公司的人员应在离开办公室时将门窗锁好并切断电源。
2、不要将私人访客带入办公室。
3、离开办公室前，将贵重物品、文件档案柜和抽屉锁好。
4、不得在办公室内打闹、嬉戏、大声喧哗。
5、工作时间内不应无故离岗、串岗，出去办事要及时告知领导去向。
6、各个部门应相互协调、配合、团结、互助，严禁互相推诿。
（三）、办公电话管理
1、公司的电话主要作为方便与外界沟通、开展业务之用，员工不得使用公司电话拨打私人电话。
2、员工接听电话应使用普通话及礼貌用语。
（四）、员工礼仪管理
1、员工头发要保持整洁、自然，不得披头散发；指甲不能太长，不得涂抹带颜色的指甲油。
2、员工应注意自己的仪容仪表、行为举止和公共礼仪，做到文明、礼貌待客，主动、友善地打招呼、问候。
3、在任何场合应使用普通话，语气温和，音量适中。
（六）、例会管理制度
1、目的：
1.1实现有效管理，促进公司上下的沟通与合作；
1.2提高公司各部门执行工作目标的效率，追踪各部门工作进度； 1.3集思广益，提出改进性及开展性的工作方案；
1.4协调各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的调配。
2、公司例会定于每周一举行，由副总经理主持，各部门经理列席。
3、部门例会可由部门自行决定，由各部门经理主持，部门员工列席。
4、会议主要内容： 4.1下达公司会议的精神；
4.2听取各部门经理对所属部门工作的汇报，做好各部门工作的周总结和计划，以及需提请总经理或其它部门协调解决的问题； 4.3对工作中出现的问题及时跟踪改进，对工作中的失误找出原因并及时改正、总结；
4.4探讨公司经营活动的最佳方案，并对各阶段经营业绩及时总结，以达到整体经营目标的实现；
4.5对上期工作总结，并部署下期工作任务；
5、例会参加者在会议上要畅所欲言各持已见，允许持有不同观点和保留意见，但会上一但形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行；
6、严守会议纪律，保持会议秘密，在会议决策未正式公布之前，不得私自泄漏会议内容，影响决议实施；
7、参加公司例会人员原则必须参加例会，特殊情况向部门领导请假，无故不参加者按公司考核办法进行考核。
各个部门工作
一、
二、
三、
四、
五、
综合部
1、公司往来函件的收发。 公司各个部门的快速，邮件等，一律由公司综合部办理。
2、公司办公物品的管理。
公司办公室的所有物品，办公用品，编号、登记造册，（注、登记到现使用的个人），如果是周期性使用物品，需记录物品的使用情况（例如：该物品的借用人、用于哪里、借出时间、归还时间、借出时的新旧程度、有无损坏、归还时的物品情况等）。
3、公司资质、证书、文件的借用等
公司资质、证书、文件登记造册，如果借用该类物品，需记录物品的使用情况（例如：该物品的借用人、用于哪里、借出时间、归还时间、归还时的物品情况等）。
4、公司来客接待工作
公司客人往来，综合部需要简单登记，倒水，确定公司领导有无在接待人员等工作。
公司考勤管理制度
1、目的
为了加强公司员工考勤管理，维护良好的工作秩序，提高工作效率，结合公司实际情况，特制定本管理制度。
2、工作时间
2.1 实行五天半工作制，工作时间.星期一～五上午8:00-11:30，下午14:00-17:30；星期六上午8:00-11:30。
3、日常考勤
3.1 部门实行电脑化指纹考勤，卡机由考勤员统一管理。员工每天上、下班按规定打卡（每天四次）。
3.2 因公外出、病假、事假或其他理由不能按时打卡者，必须出具经有关领导签批的书面说明或假条。否则，视情况而作迟到、早退或旷工处理。
3.4 忘记打卡者，须在上班1小时内到考勤员处解释原因并申报登记，否则，视情况而作迟到、早退或旷工处理。
3.5 考勤员每月对员工考勤数据进行检查，并将考勤机系统生成的考勤记录表及时反馈给员工。 3.6 考勤系统记录无故有一个记录空缺，按迟到、早退处理；若上下班均无打卡记录，也无当日申报原因的按旷工处理。
3.8 因外出工作无法打打卡的，须在事后到考考勤员处解释原因并申报登记，否则按迟到、早退处理；若上下班均无打卡记录，也无当日申报原因的按旷工处理。
4、迟到与早退 4.1 迟到的规定：
4.1.1 员工须于工作时间按时到岗并即刻进入工作。
4.1.2 上班时间开始后10分钟至30分钟内打卡者，按迟到论处；超过30分钟以上者，按旷工半天论处。 4.2 早退的规定：
4.2.1 提前30分钟以内下班者，按早退论处；超过30分钟者，按旷工半天论处。
4.3 每月迟到或早退第1-3次点名批评警告；第4-5次则每次扣罚50元；第6次以上的则每次扣罚100元。
4.4 每月忘记打卡不超3次点名批评警告；第4次起按旷工半天论处。
5、请假的程序
5.1 请病假、事假、工伤假、婚假等，须提前1日办妥请假手续。
5.2 因急病和急事等特殊原因，不能提前办理请假手续，须在上班30分钟内电话通知负责人，上班后到考勤员处办理补假手续。
5.3 所有人员的请假都必须填写书面的《员工请假单》，《员工请假单》经所在部门负责人、经理签字批准后，报考勤员处备案。
合约部
1、网上投标
合约部人员从网上收集招标信息，整理归档，上报总经理，由总经理确认投标工程。
2、邀请投标
合约部人员从网上收集招标信息，整理归档，上报总经理，由总经理确认投标工程后，交由业务部跟踪，合约部完成投标工作。
3、合同管理
工程中标后，业务员签订合同后，交由合约部管理，由合约部，对合同进行分类、汇总、确定收支情况等。
4、分包合同及采购合同管理
工程总包合同签订，其次确定工程分包合同及采购合同，有工程部经理、合约部经理、财务部经理、总经理共同确定后，交由合约部管理并确定收支情况。
5、工程施工过程中的签证、进度款支付及票据回收情况。
工程施工过程中签证由工程部确认工程量及签证上的签字盖章，签证的内容由合约确认，签证签完后，交由合约部管理。
进度款支付，由工程部上报公司，合约部根据合同，准备相关资料及上报甲方，进度款的回收以工程部为主，合约部及业务部辅助。
票据的回收、管理工作，由于工程部在工程现场会产生关于工程付款、收款相关的收据、发票、点工等，该类票据由该工程负责人收集，在每周一例会时，带到公司总部交由合约部统一管理。
6、工程决算 工程竣工后，工程决算由工程部上报后，合约部根据工程施工合同、施工过程中的签证、约定等资料，汇编工程结算书，并上报工程总经理确认后，报送甲方并跟踪甲方审核进度。随时汇报公司领导。
7、工程尾款（参照进度款执行）。
8、工程采购及分包合同工程款支付
由每个工程部负责人发起，合约部根据合同至施工过程中票据，点工的签证等情况，由合约部出工程款支付评审表及工程款支付表，上报工程部经理及总经理，由总经理确认支付额度，到财务部支付。
9、人员管理
公司的资质证书、人员证书的延期及继续教育，由合约部完成。
10、公司资质平台，诚信平台的维护工作。
工程部经理岗位职责
1、配合、协助公司总经理、副总经理等公司领导对公司方针、政策、管理制度的建议和执行；
2、协助公司业务部和合约部对市场进行分析，由针对性的进行投标工程；
3、对公司承包的工程，负责项目部的组建，对项目经理部施工组织审核和建议，合理建议安排人、材、机。
4、管理、协助、监督项目管理人员对施工现场规划、布置，用最少的投入彰显最大的效应。
5、对项目经理部的劳动合同进行审核和建议，尽量做到施工中、施工后少纠纷、少争议。
6、对公司采购部的材料合同的材料质量、数量查看 ， 看采购合同中约定的材料质量能否满足施工规范和施工合同的要求，避免因材料质量不合格带来的损失。
7、对工程施工中的建筑规范的强制条款进行监督和指引。
8、管理监督项目部对施工质量严格控制，严格执行公司要求，力争每个工程都达到优良等级。
9、对分项工程质量要求提意见和要求，明确做法、明确效果。
10、定期召开工程技术交底会议、安全交底，要求公司施工管理人员对工程施工提出意见和建议，采纳好的建议和意见并宣贯和执行。
11、协助公司技术总工对工程进行竣工验收、工程检测（包含但不限于小应变、抗压、抗拔、破坏）等。
12、决算资料的整理的监督和检查，督促资料员按时按要求整理好工程资料。
12、积极参与处理公司的各种突发事件。
13、积极学习其它公司的先进的管理经验和技术并在你本公司推广和执行。
14、对公司新招技术员进行培训、考核等。
15、完成上级领导交代的任务解决职员提出的建议和意见。
技术总工岗位职责
1、配合、协助公司总经理、副总经理等公司领导对公司方针、政策、管理制度的建议和执行；
2、协助公司业务部和合约部对市场进行分析，由针对性的进行投标工程；
3、对公司承包的工程，参与项目部的组建，对项目经理部施工组织审核和建议。
4、管理、协助、监督项目管理人员对施工现场规划、布置，用最少的投入彰显最大的效应。
5、对公司采购部的材料合同的材料质量、数量查看，看采购合同中约定的材料质量能否满足施工规范和施工合同的要求，避免因材料质量不合格带来的损失。
6、工程所涉及相关单位的关系协调，维护工作。
7、配合管理监督项目部对施工质量严格控制，严格执行公司要求，力争每个工程都达到优良等级。
8、对分项工程质量要求提意见和要求，明确做法、明确效果。
9、定期召开工程部工作例会，采纳好的建议和意见并宣贯和执行。
10、对工程进行竣工验收、工程检测（包含但不限于小应变、抗压、抗拔、破坏）等。
11、对在建工程，进行进度款追要；已完成工程配合追要工程尾款。
12、积极参与处理公司的各种突发事件。
13、积极学习其它公司的先进的管理经验和技术并在你本公司推广和执行。
14、对公司新招技术员进行培训、考核等。
15、完成上级领导交代的任务解决职员提出的建议和意见。
业务部制度
一、信息跟踪制度
1.勘察院、设计院、审图中心拜访制度； （1）勘察院每十五天拜访一次； （2）设计院、审图中心每周拜访一次； 注：每次拜访形成工作日记
2、项目跟进制度
（1）业务部负责全面跟进淮安所有项目的跟踪； （2）重点项目形成跟踪日志；
（3）每周一业务部例会，向公司汇报所有项目跟进进度，及时提出在跟踪项目存在的困难，会议上协调解决； （4）鼓励开拓淮安市场以外的业务；
（5）除预制桩以外的业务，业务部需做到前期了解，争取参与，最终由公司决定是否承接；
二、承接项目管理
1、业务承接以后，每周项目负责业务人员至少两次到现场了解工程进度，并与甲方沟通，保证现场及甲方沟通顺畅；
2、对于节点收款，工地现场负责人按照流程收款，业务负责人同时及时跟进甲方，做到请款及时、申报无误、收款到位；
3、工程结束后，业务负责人需保证我司现场人员与甲方负责人完全交接方可放手；
三、业务部基本要求
1、爱岗敬业，吃苦耐闹，责任心强，勇于承担；
2、按照公司规定参与公司考勤，有事外出不能参与公司考勤，须经过业务部经理确认，并报公司文员，否则视为旷工；
3、每周需要有工作计划，周工作总结，于每周例会交与业务部经理；
4、严于律己，在项目跟进谈判中严禁损害公司利益，中饱私囊；一经发现公司直接开除，涉及法律责任公司保留追究其法律责任的权利；
5、工作有狼性，生活有人情，学会感恩，懂得回馈；
资料员的岗位职责
1、负责工程项目的内业管理工作，负责接收上级有关部门，各部、室发送的各种图纸、文件等资料，并登记造册。
2、负责发放本部门对外发送的各种图纸、文件等资料，并办理登记手续。
3、负责新开工程对技术员进行技术交底。
4、负责工程项目资料、图纸等档案的收集、管理、汇编等。
5、对各种工程资料进行科学的规范的编号、登记、复印。
6、负责管理好有关工程技术资料的归档保存和借阅管理，并按有关工程技术资料的重要性进行分类，及时清理作废资料不被误用。
7、发放的图纸资料必须留原件一份，连同发放清单一起存档。
8、负责定期清理工程档案，资质和建设、规划、国土等主管部门审批原件，及时移交公司档案室存档。
9、负责视具体情况定期清理资料室档案。
10、监督检查施工单位施工资料的编制、管理。
11、若因公须借阅公司规定的机密资料，须报总经理同意并填写有关借阅手续后，方准借阅。
技术员岗位职责
1、熟悉施工图纸，掌握施工规范、标准、图集中的基本内容，严格执行公司、项目部的各项规章制度及工序文件。
2、参与编写施工组织设计及专项施工方案、技术措施并监督执行情况。
3、负责对桩机班主进行分部分项技术交底，检查、督促施工班组按各级技术交底要求进行施工。
4、参加图纸会审，做好图纸审查意见的收集、汇总及图纸会审记录的整理工作。
5、做好施工图纸、设计变更等技术文件的收发、登记工作。
6、参与本项目测量、定位、放线、计量技术复核、隐蔽验收等工作，及时准确填写有关技术表格，做好有关记录工作。
7、处理施工中一般性的技术问题，及必要的人际关系等。负责制定质量问题整改措施。
8、在项目技术负责人的授权下，参与对设计院、工程部、监理的部分技术交涉、管理工作。起草须交请上述单位的技术核定、设计变更、技术签证等。
9、负责施工现场（试）验的监督、管理工作。
10、参与新工艺、新技术、新材料、新设备的实施工作。
11、做好工作日记，记录每日工作情况，定期组织统一汇总汇报。
12、上级领导安排的其他工作。
财务部
为加强公司的财务管理，统一各部门的报销程序，严谨财务工作流程，提高财务管理水平，现结合公司的具体情况，制定具体操作规范如下：
一、单据使用规范
1、日常的报销，由各部门经办人根据报销内容分别填写相关报销单据，并附真实有效发票，发票金额与内容必须要与报销填写内容一致。
2、经办人员在经济业务发生时，一定要选择能提供正规发票的供应商，所有报销的原始单据必须盖有税务局的监制章和相关单位的发票专用章。
3、所用单据的填写一律使用签字笔，不得使用圆珠笔、铅笔。
4、填制及时、内容完整、记录真实、字迹清楚工整、涂改无效。
5、“金额”填写正确方法是：“小写”金额在阿拉伯数字前面划一个“￥”号，数字后面不可再写“元”字 ；“大写”金额栏时，要用正确的汉字书写。附：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟。
6、主要单据类型：（1）借款暂支单（备注：后附样本或从财务部领用）； （2）投标保证金申请表（备注：后附样本或从财务部领用）； （3）开票申请单（备注：后附样本或从财务部领用）； （4）工程资金支付申请表（备注：后附样本或从财务部领用）； （5）费用报销审批单（备注：从前台领用）； （6）粘贴单（备注：从前台领用）；
二、具体单据
1、借款：用于公司人员因公借款。
A、此单据的填写必须由借款本人填写，任何人不得代替。 B、必须具有合理的事由、还款期限。
C、须在规定的15天还款期限内凭报销单据到财务部门核销借款。
D、对于无正当理由超过规定还款期限未能报销并未还款的借款，在规定还款期限的次月工资中扣回。
E、原则上前款不清，后款不借。
审批流程：借款人员填写“借款暂支单”，经部门主管、财务部、技术总工、总经理批准后，至财务部借款。
2、投标保证金：用于项目投标支付保证金
公司拓展业务参加招投标活动，合约部人员按招标文件关于投标保证金的相关规定，填写“投标保证金申请单”（见附件），审批结束后财务方可支付。未中标项目的投标保证金合约部人员应及时催讨，最迟应在开标结果出来后一个月内退回到公司账上，如超过一个月则应对相关人责任人员处以一定的经济处罚。中标项目的投标保证金，合约部人员根据合同签订时约定条款及项目进展情况结算。
审批流程：合约部发起人员填写“投标保证金申请单”，经部门主管、财务部、技术总工、总经理审批后，单据送至财务部支付。
3、开票申请单：用于与甲方结算工程款时财务收集开票数据
公司各项目负责人负责所属项目的工程进度及收款进度，到达某一支付节点时，主动与甲方沟通开票金额和收款金额，金额确定后报公司财务部申请开票，开票申请单上所有事项必需填列清楚，特别是甲方的开票信息以及工程名称、工程地址（工程地址需要明确区或者街道）。
审批流程： 各项目负责人填写“开票申请单”，报工程部经理审批，由合约部、财务部核对往来数据、无误后报总经理审批，审批后的开票申请单报至财务部，由财务部联系开票事宜。
4、工程资金使用支付申请表：用于产品货款、材料物资等款项的支付。 A、收款单位的名称、银行账号务必填写正确、清楚。
B、申请款项的用途务必填写清楚（明细到各个项目），必须有预算明细及分管领导批复。
C、相关的报销要有收款方有效的普通发票或增值税发票。
审批流程：发起人填写“工程资金使用支付申请表”，经工程部经理、合约部、财务部、技术总工、总经理批准后，单据送至财务部，由财务部根据资金情况安排付款。
5、费用报销审批单：用于各种单据报销，包括办公室报销收及工地零星支出。填制要求：
A、填制凭证的日期、所属部门名称、经办人的签名。 B、发生经济业务的内容、金额。
C、各种发票、收据必须符合发票管理办法和实施细则的有关规定。 D、购买实物的报销凭证，须有手续完备的验收证明。工地上零星支出报销必须要有入库手续，出库使用时要有各工地负责人签收。
审批流程：员工报销各类费用，填写“费用报销审批单”，经部门主管、财务会计审核、总经理批准后，至财务部报销。如有借款，优先清理借款。
6、粘贴单：用于各种单据粘贴。
粘贴要求：
A、按类别分页整理归类。同页要粘贴发票有大有小时，小票面的单据放上面，大票面的单据放下面；票据从左至右依次粘贴呈鱼鳞状，粘贴工整。票据的张数、金额、内容，填写清晰。
B、报销的票据须粘贴在粘贴单的正面，粘贴面积不超过报销单的四周。 C、粘贴票据时粘贴单左边要留出3厘米左右装订线的距离。
三、严格执行报销审批程序。签字手续不齐的，一律不予报销。
（一）签字审核人员必须认真负责，严格把关，严禁弄虚作假。 具体责任分解：经办人对经济业务内容的真实性负责； 部门主管、合约科对经济业务过程的必要性负责；
财务人员对数据的准确性、发票的合法性、合规性以及发票签字手续的完整性负责； 技术总工、总经理对经济业务的合理性负责；
（二）不按规定、弄虚作假报销发票的，一经查实，除不予报销外，对当事人处以100元以上500元以下罚款，并依据情节轻重予以通报批评、直至解除劳动合同；构成犯罪的，移交司法机关追究刑事责任；对有关签字审批人员，按其分工落实责任，根据违规金额处以一定比例的罚款。
