行政管理制度
员工日常行为规范
1 目的和适用范围
1.1 规范员工行为，提升员工精神面貌，树立公司良好的对外形象。 1.2 本规范适用于公司全体员工。 2 管理与组织
2.1 本规范由行政部负责检查和监督执行。
2.2 各部门经理有对本部门员工行为是否规范进行监督和管理的职能。 3 基本规定 3.3 接打电话
3.3.1 接打电话是我们与用户交往的重要途径；个人的形象就是公司的形象。员工在日常的接打电话中要给对方以良好的形象，更好地表现公司员工的文化修养及素质，也使外界对公司的办事效率，管理水平等方面留下良好印象。 3.3.2 基本要求
3.3.2.1 在电话铃响三声之内接起电话；
3.3.2.2 接打电话，先说声“您好”， 并主动报出部门、姓名。 3.3.2.3 通话言简意赅，时间不宜过长。
3.3.2.4 邻座没人时，请代接电话，有事请写留言条，并及时转告。 3.3.2.5 尽量减少私人电话，严禁拨打信息台电话。 3.4 言语行为
3.4.1 言语、行为、举止文明、礼貌。
3.4.2 严禁在公司内打架斗殴，互相吵骂。
3.4.3 公司内与同事相遇应点头表示致意，同事以姓名或职务称呼；客户以先生、小姐称呼，并使用普通话。
3.4.4 站姿要挺拔，坐姿要端正，走路要平稳不得拖拉散漫。 3.4.5 公司内职员与领导或客户相遇，应主动让行，以示礼貌。 3.4.6 公司领导进入办公室应主动起立相迎。 3.4.7 握手时应主动热情，不卑不亢。
3.4.8 进入办公室应轻轻敲门，听到应答后再进，进门后回手关门不
能大力粗暴。
3.4.9 同事之间或部门内部如有业务问题进行讨论时，应避免影响他人工作。
3.4.10 请不要在办公区走廊或通道内奔跑、大声叫喊、高谈阔论。 3.4.11 在办公区走廊或通道内请靠右行走，互相礼让，不要抢行。 3.4.12 未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。
3.4.13 办公时间内不得在电脑上玩游戏、看影碟、做与工作无关的事。 3.4.14 请爱护公司的办公用品、设备及其它财物，不得公私不分。 3.4.15 厉行节约，减少浪费。 3.4.16 严禁在公司内用餐、吃零食。 3.5 个人环境
3.5.1 请保持个人办公位整洁，办公桌椅、计算机表面不能有灰尘，物品要摆放整齐，办公区请不要随便张贴。 3.5.2 请不要在办公区堆放资料、纸箱等物品。
3.5.3 有事离开或下班离开办公位时，请将座椅推入办公桌下。 3.5.4 下班离开办公室前，请关闭机器电源（包括电脑），收好所有资料和文件，最后离开者请关闭电灯、门、窗、空调等。 3.6 公共环境
3.6.1 除指定地点外（行政部确定并明示），在公司任何地方（包括卫生间）都禁止吸烟。
3.6.2 无特殊事由请不要带家人、亲属、朋友到公司办公场所。（特殊情况需运营总监批准，并报行政部备案）。
3.6.3 员工外衣请统一悬挂指定地方（如衣架等），不要随意摆放。 3.6.4 请不要在办公家具上和公共设施上任意写字、刻画、张贴。 3.6.5 请把废纸、废物放入指篓，杯中剩水请倒入指定地点，请不要用饮用水冲洗杯子。
3.6.6 请不要在办公区大声喧哗，有来客请带至会客室或洽谈区。 3.6.7 请不要让客人在没有任何员工的陪同下在办公区内走动。 3.6.8 车辆请停至指定区域，不要随意停放。
3.6.9 爱护公共财物，使用办公设备要严格遵照使用说明操作。 3.6.10 下班前关好本办公区域内的门窗、空调、电脑及其他设备，随
手关灯。
3.6.11 一切有碍观瞻，有损形象的行为。如：随地吐痰，乱扔杂务。 4 奖惩措施
4.1 行政部将不定期对本规范进行检查，并对检查结果进行公布；员工遵守此规范的程度将作为受聘的依据。
4.2 对检查出的不符合规范的行为，要求予以纠正或整改。 4.3 对违反规定的人员，根据情节轻重分别给予当事人和部门负责人
警告、公司通报批评、经济处罚、降薪、辞退直至开除的处罚。 4.3.1 在公司内打架斗殴对当事人予以辞退。
4.3.2 在公司内互相恶语吵骂，将对当事人每次罚款200元，情节严重者还将给予行政处分直至辞退的处理。
4.3.3 在禁止吸烟的地方吸烟，发现一次罚款200元。三次（含）以上对责任人予以辞退。
4.3.4 工作时间内在电脑上玩游戏或做与工作无关的事情，发现一次罚款200元。
4.3.5 其他违规情况第一次违反予以口头警告；第二次违反除警告外，填写过失单，予以经济处罚20元；第三次违反，予以经济处罚100元，并在公司内通报批评，同时对主管领导予以经济处罚50元。
4.3.6 对三次以上违反规范的、屡教不改者，可根据情节予以降薪、辞退直至开除的处罚。 4.4 罚款以现金的形式当场缴纳。
4.5 所有罚款将作为员工活动经费，经运营总监审批后使用。
总 则
为进一步规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，特制定本规定。本制度汇编了公司内部的行政事务类文件，以加强行政管理的有效性，并在公司内部形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的工作局面。
第一章 办公用品管理制度
一、职责及范围
（一）本制度所指办公用品是指日常办公用品及一些低值易消耗品，本制度规定了办公用品计划、采购、发放、使用、保管等方面的职责和管理要求。
（二）办公用品的采购、保管及发放归口行政部管理。各部门办公用品计划、领取、使用、保管等由各部门负责人或指定专人负责
（三）办公用品分类：一般办公用品包括：剪刀、胶条、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、壁纸刀、签字笔、铅笔、信封、打印纸、复印机、复写纸、印刷品、印泥、订书针、大头针、夹子、图钉、名片、账册、卷宗、档案袋或盒、标签、纸杯、计算器、电池等。
（四）员工应对办公用品本着勤俭节约、杜绝浪费的原则。对于消耗品第二次发放起，必须实行以旧换新。 二．办公用品采购计划
（一）各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，于每月25日前填报：行政部表格一《办公用品申领单》，该申领单经部门负责人审批签字后报行政部进行统计核算。
（二）行政部负责人核对办公用品领用申请表与办公用品台账库存后，填报：行政部表格二《办公用品申请购置计划表》，该表经行政部负责人、运营总监审批签字后，交由行政部负责人进行采购。 三．办公用品购置及保管
（一）行政部负责人根据审批签字后的《办公用品申请购置计划表》实施购买，并与月底30日前完成。
（二）行政部须经常调查办公用品供应商及市场价格，保证最有性价比和质量。
（三）行政部办公用品负责人应认真、仔细、负责的做好办公用品入库出库台账，做到每一批办公用品进出有章可循、有据可查。认真填写：行政部表格《办公用品入库登记表》。 四．办公用品的发放及领用
（一）个人办公用品的发放
1、新员工入职按标准配备签字笔一支、笔记本一本、文件夹一个等。
2、个人领用办公用品应据实填写：行政部表格《个人办公用品申领单》，经部门负责人审核签字后，交由行政部审批同意后负责发放登记。
3、行政部根据个人办公用品领取情况作出详实登记，负责建立个人用品领取档案，根据申请单对应详实填写：行政部表格《个人物品领取登记表》。
（二）部门办公用品的发放
1、刀、胶条、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器（订）、涂改液、壁纸刀按区域分配，每办公区去分配一套。
2、计算器除必备部门（像企划营销部）区域分配。
3、行政部根据各部门已填报签批的《办公用品申领单》建立档案，填写行政部表格《部门办公用品领取登记表》，据表单如是发放所列物品，部门负责人领取后须签字确认
（三）会议期间办公用品管理规定
1、公司会议期间会务组按需填写：行政部表格《会务组用品申领单》，由会务组负责人审核签字后交由行政部审核同意后进行领用。
2、行政部应认真核实申领单后方可发放会议用品，同时做好会议期间物品领用登记表，注明会议主题、时间、各会务组名称、负责人、所领物品名称等，以备核查。同时认真填写行政部表格《会议期间物品领取登记表》。
（四）电话、计算器、订书器、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、壁纸刀、直尺、起钉器、鼠标、键盘灯耐用办公用品，已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，如重复申领，应说明原因或凭毁损原物以旧换新，杜绝虚报冒领。如人为损坏或损失由个人负责赔偿。
五．行政部办公用品负责人职责
1、办公用品负责人须建立和登记办公用品台账，定期核查所领取物品登记表，做好办公用品的购置、发放和库存管理。
2、办公用品负责人须定期或不定期盘点。查对台账与实物，保证账实相符。
3、办公用品负责人须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功能和性能。
4、办公用品负责人须根据办公用品的消耗和领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。 六．办公用品的交接于回收
员工离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品及固定资产的交接货收回时，应严格遵守交接回收程序。
1、移交人需逐项列出物品清单，接受人在监交人的监督人的监督下，仔细点验，遇有毁损的要求移交人书面表明，视该物品金额的大小情况，是否追究移交人的责任，另行处理。
2、办公用品负责人需根据清单核实后填写：行政部表格《办公用品交接登记表》，存档备案。若接收人为管理员本人时，管理员须仔细点验，并且做好登记入库工作。
第二章、印鉴管理制度
单位印章是权威性的凭据，代表组织对事务起证明作用。文书盖印后，标志着文书生效和印章单位对文书负责。为加强对印章的管理，特制定本公司印章管理制度；
一、行政部印章保管人员应明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被盗用或滥用，以免公司造成不应有的损失；要建立严密的管理制度，防止印章被盗；印章保管人员不得委托他人代取代用。
二、公司印章包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人印鉴章及分公司章等。
三、财务专用章和法定代表人印鉴章由财务部会计和出纳分开保管用，下班或离开岗位时，要及时将所保管的昌印章锁入保险柜，严禁将印章转借或交于他人使用。财务部经理负责进行监督检
查。
四、公司公章、合同专用章等由行政部专人保管，分公司印章要设专人负责保管。
五、印章保管人员须建立专门的用印登记簿，对所用印作详细记录。作好用章纪录，注明印事由、数量、申请人、批准人、用印时间等。
六、使用公章、合同专用章时应办理审批手续，公司总经理审批，总经理因事外出，可委托指定人代为审批。
七、开具介绍信，必须由公司领导或行政部负责人同意。因工作需工携带空白介绍信的，必须书面申请，经公司领导批准后方可用印，申请书附于空白介绍信存根中。
八、员工要求单位出具证明需用公章时，须经本部门负责人签字同意后方可用印。
九、公司公章、合同专用章无特殊情况不得随身携带外出，如遇特殊情况需带章外出办事时，须经总经理批准后方可外带。
十、部门印章应由专人负责保管，经部门负责人同意后方可加盖。部门印章不得以公司名义外对发文。
第三章、环境卫生管理制度
总则
一、为了加强本公司办公环境的卫生管理，创建文明、整洁、优美的工作和生活环境，特制定本制度。
二、本制度适用于本公司办公室内及公共区域（地面、走廊、墙面、会议室、培训室等）的卫生管理。
三、公司所有员工及外来人员都必须遵守本制度。
四、行政部为公司环境卫生管理的职能部门，负责全公司的环境卫生管理工作；其他部门都应当按照各自的职责，协同做好环境卫生的管理工作。
五、公司所有员工都应提高环境卫生意识，养成良好的环境卫生习惯。
室内环境卫生管理。
具体细则：
个人办公环境卫生管理
一、公司员工个人的办公桌、椅、电脑、打印机、扫描仪、电话机、传真机、书橱、书柜、书架、文件筐等由使用者本人负责卫生与洁工作；须保持清洁、干净。
二、个人的文件、资料须摆放整齐，桌面应保持整洁、干净；与工作无关的物品不得摆放在办公桌上，个人的餐具、用具等应单独放在抽屉或橱柜内。
三、下班后个人的文件要整理、摆放整齐；座椅要归位。
公共区域环境卫生管理
一、办公室地面每日保洁员要认真打扫，拖把洗干净，拧干水后拖地，保持地面清洁、干净，无污染。
二、当日行政部人员要检查办公室所有垃圾筐，如果垃圾框满就要及时更换垃圾袋，垃圾放在卫生间的垃圾桶内。
三、公共区域、墙面、地面、办公室、会议室、培训室等属保洁员打扫；清洁质量由行政部人员负责检查、监督。
四、保洁员要认真打扫，保持地面无瓜皮、果壳、纸屑等脏物。
五、以上制度规定行政部监督执行，每日检查，发现不合规定的，督促整改。
六、违反本制度有下列行为之一者，由行政部根据情节轻重给予适当的经济处罚：
6.1随地吐痰、乱扔果皮、纸屑及废弃物； 6.2垃圾不装袋、不入桶随意弃置的； 6.3办公桌面脏乱、个人物品随意摆放的。
第四章、安全消防管理制度
为加强法制观念，提高消防意识，使消防安全管理逐步达到制度化的要求，根据《中华人民共和国消防条例》和《北京市防火安全责任制暂行规定》特制定此制度。
一、防火责任制
1、行政部定期召开防火安全会议，解决火险隐患。
2、发生火灾及时进行扑救，并立即拨打“119”，组织查找火灾原因，对有关责任者进行处理。
3、对消防器材、设施进行检查，保持清洁、灵敏好用，做到“三
定”（即：定数量，定部位，定负责人）。
二、防火检查制
1、防止火灾事故的发生，根据“预防为主，防消结合”的方针，加强防火检查。
2、对检查出的火灾隐患及不安全问题，采取有效措施并及时整改，确保安全。
3、公共办公区域部可以吸烟，。
三、消防器材检查内容
1、灭火器在运输和存放中，应避免倒放、雨淋、曝晒、强辐射和接触腐蚀性物质。
2、灭火器的存放环境温度应在-10－45℃范围内。
3、灭火器放置处，应保持干燥通风，防止筒体受潮腐蚀。应避免日光曝晒和强辐射热，以免影响灭火器正常使用。
4、灭火器应按制造厂规定的要求和检查周期，进行定期检查。
四、消防器材的管理
1、灭火器无论是使用过还是未经使用过，从生产日期（每具灭火器的筒体上都有生产日期）算起，达到规定的维修年限后必须送维修单位进行维修，达到报废年限的必须报废，维修中筒体经水压试验不合格的灭火器也必须报废。
2、行政部必须加强对灭火器的日常管理和维护。要建立“灭火器台帐”，登记类型、配置数量、设置部位和维护管理的责任人；明确维护管理责任人的职责。
3、行政部要对灭火器的维护情况至少每季度检查一次，检查内容包括：责任人维护职责的落实情况，灭火器压力值是否处于正常压力范围，保险销和铅封是否完好，灭火器不能挪作它用，摆放稳固，没有埋压，灭火器箱不得上锁，避免日光曝晒和强辐射热，灭火器是否在有效期内等，要将检查灭火器有效状态的情况制作成“灭火器检查记录”，存档以利查证。
第五章、饮用水管理规定
饮用水工作，为确保用水的安全，特制定本规定：
一、公司行政部负责对其使用的饮水设备进行维护和保养，定期进行消毒。
二、为方便各公司员工的饮水，在公司附近自行订购桶装饮用水，每桶价格不得超过15元/桶。
三、桶装饮用水的管理：
（1）桶装饮用水生产企业，应具有有效的饮用水生产的食品卫生许可证、营业执照，水质应符合桶装饮用水标识的标准。 （2）定期对水质进行抽检，确保桶装饮用水的安全。 （3）符合以上要求的桶装饮用水企业，与公司签定供水合同后方可向公司提供办公用桶装饮用水。 （4）以上资料行政部店应备案留档。
第六章、电话管理制度
一、目
的：规范公司电话管理。
二、适用范围：公司相关各职能部门
三、权
责：
3.1 行政部部：负责宣导、解释如何执行 3.2 各部门：负责执行
四、内
容：
4.1座机电话由使用部门指定专人负责管理。
4.2禁止使用座机拨打娱乐、信息类电话，如发现违反规定者，按其拨打娱乐信息类电话产生话费的双倍处以罚款。
4.3因工作需要开通长途电话，须由使用部门申请，经部门负责人审核签字后，报行政部部审批。开通长途电话的部门，须指定专人管理，并实行长途电话拨打登记。
4.4行政部部须对各部门座机电话使用情况进行检查、监督，使其能按规定进行正常的业务。
4.5接听座机电话应使用标准用语：“您好！甘肃小哲实业有限公司”，然后进入正题。
第七章、员工关怀管理制度
一
目的
为贯彻执行公司以人为本的精神理念，体现公司对员工的人性化
管理和关怀，并以此增进员工对公司的认同感、归属感及忠诚度，进而达到让员工保持更好的工作心态，与公司共同成长和发展，特制定本关怀管理制度。 二
适用范围
（一）适用于本公司全体员工，含非全日制工作人员、的关怀管理。 由人事行政部负责本制度的修善与解释。由人事行政部组织或督促相关人员落实员工关怀行为。
（二）职能部门和相关领导
依照本制度要求具体落实员工关怀行为。 三
新员工关怀
1、从员工应聘之时起，即严禁任何工作人员对应聘人员或新进人员有冷漠对待、苛刻责备、嘲讽讥笑等行为。
2、凡有新进人员达到公司，必须由各部门指定人员为其介绍公司的主要领导情况及他在工作环境中最多接触和协同工作的同事情况。
3、新员工（上岗1月以内的）出现工作过失的，一律以帮助教育为基本的处理方式。但对于屡教不改者或者已经造成重大事故者符合关于员工奖惩管理相关规定中应予辞退的，按辞退办理。
4、每月度或季度举行一次员工大会，组织员工进行一次聚会或聚餐，由总经理及总监级人员陪同进行，并对新进员工表示欢迎和答谢。 四
节日关怀
1、行政部建立短信平台，代表公司向员工发送关怀问候短信及节日祝福短信及相关通知。
2、年终晚会：每年春节前组织一次全体员工集会（餐），邀请公司全体员工参加，由公司董事长向员工表示慰问和祝福。
3、在每年中秋、端午节前，由行政部申请购买适当数量的月饼或粽子，于节前发放至员工手中。
4、员工生病关怀
4.1凡生病员工，上级主管对于生病住院和工伤的员工进行看望慰问。生病住院并病情比较严重的，行政部组织高层领导（总经理）代表公司前往探望慰问，让病痛中员工深切感受到公司的关怀。
5、由行政部统一购买一部分常用药品，员工免费使用。 每年夏季由行政部统一购买防暑药品，清凉饮料发放。
6、生日庆祝
6.1行政部为新进员工办理入职手续时就员工的生日、爱好、家庭成员状况、家人联系方式等资料信息必须完备并确认其准确性。生日信息需遵从地区习惯，注明是按照公历计算生日还是按照传统农历计算生日。凡属于少数民族并确认有特殊生活习惯或者禁忌的员工，公司须有记录备案，并定期向组长级以上人员进行公布。 6.2凡员工生日，上级主管须亲自致以祝福问候（至少其上级直属主管需发短信祝福问候）。
6.3每月由人事行政部组织当月过生日的员工集体聚会，包括给员工送生日蛋糕、代表公司董事长对员工给予祝福问候。
7、员工活动
所有员工均有机会参加公司定期或不定期举行的体育锻炼、娱乐活动和其它各项活动，如周年庆活动、年终晚会、家庭日活动、“三八”妇女节主题活动、员工体育比赛、郊游等。
第八章、员工意见箱管理办法
公司与员工个人之间的沟通平台现已搭建，员工如果对各级管理人员有什么意见看法，或是对公司工作有什么建议，都可以通过意见箱这个渠道进行反映。公司重视员工各种意见建议的处理解决，将其视为一项长期工作和重点工作。同时，以“尊敬员工、服务员工”为宗旨，以“及时发现问题，及时解决问题”为理念，不断完善公司的各项管理机制。
一、实施目的
广开言路听取员工心声，开诚布公解决实际问题。
二、实施要求
1、员工反映意见或建议，要实事求是，对自己反映的意见负责；
2、意见、建议可署名或采用无记名方式；
3、内容书写要言简意赅，切忌繁冗拖沓。
三、工作落实
1、意见箱由行政总监每周定期开启一次；
2、属于特别重要的意见或建议，由总经理亲自办理；一般问题交行政部进行整理，与相关部门研究解决；
3、公司对每条留言或意见建议都将给予充分尊重，并会做出及时处理和回应；
4、针对意见的问题，公司将分别轻重缓急，公布查实处理决定和解 决问题的措施；
5、对特别重要或员工关心的热点问题，公司将组织员工代表共商解决之道；
6、每个月行政部负责对员工意见建议进行统计，并上墙公布处理结果，以为回应。
7、意见箱做为员工与公司沟通的平台，希望全体员工充分利用好意见箱的作用，以主人翁精神，提出宝贵意见，并监督和督促各级管理人员积极工作。同时，公司也欢迎员工采取其他的方式，建立多渠道的沟通，大家共同努力为公司的发展创造良好的环境。
第九章、会务管理规定
一、目的
为提高会议效率，使会议管理规范化、有序化，以利于信息的传达与交流，特制订本制度。
二、适用范围：适用于《公司会议安排表》中的各种会议。
三、内容 3.1、会前准备：
3.1.1明确会议的议题及特别事项； 3.1.2确定会议的时间、地点及与会人员；
3.1.3拟发会议通知。内容包括：会议名称、时间、地点、与会人员，
主要议题、讨论事项、准备文件资料等。 3.1.4准备会场。
3.1.4.1、公司级会议所需会议场所由行政部部负责准备，部门级会议所需场所由举办部门负责准备。
3.1.4.2、各部门如需使用公司会议室时，要提前1天知会行政部，由行政部部作出协调安排。
3.1.5、对会议所需的文件资料，由相关责任人按照会议通知的要求
准备，需讨论的方案须提前1天传阅参会人，会议上需投影的资料，由资讯室配合准备。
3.2、会议要求：
3.2.1、严守时间。与会人员在《会议签到表》上签字，特殊情况不能按时到会的，应提前向会议主持人说明原由，经同意后方可请假，否则按缺席处理。
3.2.2、迟到、早退5分钟之内的，捐款10元；迟到、早退5分钟以上者，捐50元；无故缺席者，给予警告一次并罚款100元。会议记录员将迟到、早退人员名单予以记录，经会议主持人裁定后，报行政部部扣款。所扣款项以公司的名义作为希望工程基金或用作奖励金或作为集体活动经费。
3.2.3、遵守会场纪律，保持会议安静，关闭手机或设置为振动位置。禁止接听办公室电话（业务电话应安排人记录，会后再行联系）。
3.2.4、各类会议均设专职人员做好会议记录，必要时可录音、录像。 3.2.
5、尊重会议主持人，接受主持人裁决。尊重他人发言，不要随便打断他人讲话。有急事需离开时，须主持人同意。
3.2.6、会议主持人不得随意延长会议时间，确有必要延长时，应征得2/3以上与会人员的同意，并决定延长的时间，但每次会议延长时间不得超过一个小时。
3.2.7、发言要点：
3.2.7.1、事先要准备好发言资料，不可蓄意攻击或批评他人。 3.2.7.
2、与议题相关，并控制发言时间。 3.2.7.3、提出问题时要有解决方案供会议研讨。 3.
3、会议主持人职责：
3.3.1、会议主持人应具备较强的会议组织能力，开会前应当进行策划，明确会议主题、会议时间和准备相关资料。不得随意扩大参会人员范围，不得将与会议内容不相关的人员召集参加会议。
会议事项及内容的裁决权； 3.3.2、会议临时动议权；
3.3.3、决定会议议决事项追踪方案及落实人。 3.
4、会议纪要
3.4.1、会议结束后，由专职记录人员整理会议记录，如有议决事项，应当及时写出会议纪要，经会议主持人审核后，发至各参会人员及相关部门，作为参照及跟踪的依据。
3.4.2、公司级各类会议的会议纪要须报总经理室备案。 3.
5、会议内容传达
3.5.1、参会人员应当将会议内容及时报告部门负责人，由部门负责人决定是否传达到一线员工。
3.5.2、若是公司要求传达的会议内容，部门负责人应当在会后1天内将会议精神传达到本部员工，组织讨论、学习领会。
3.6会议评估
会议效果评估作为内部顾客满意度调查的一项内容。公司认为有必要时，可由人力资源部对会议状态进行跟踪抽查，评估会议效果，对公司要求传达的会议内容，不在规定时间传达到本部员工的，经人力资源部查证属实的，每次处罚部门负责人50元，并警告一次。
4、会议室的管理和维护: 4.1公司会议室由行政部专人管理;各部门专用会议室的管理由本部门自行安排人员,报人力资源部备查.4.2会议室管理员必须于会后及时关闭室内空调、电风扇及电灯,整理好桌椅并取下标示牌;会议室不使用时,应及时锁好门窗.平时定期对会议室进行整理。
4.3.会议室需经申请才能使用,工作时间严禁进入看报纸、打瞌睡、聊天等.4.4行政部不定期对会议室进行检查,如有异常,将依据《行政管理制度》对责任人进行处罚.
5、因各种原因导致会议变更、推迟或被取消，会议组织部门必须及时报人力资源部，并提出相关理由，由行政部作出相应调整。
6、本《规定》解释权归行政部。
第十章、文件归档管理制度
一、归档范围：
公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
二、档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
三、档案的借阅与索取：
1.公司领导、员工借阅非密级档案可通过行政部档案管理人员办理借阅手续，直接提档；
2.公司其他人员需借阅档案时，要经运营总监批准，并办理借阅手续； 3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。
四、档案的销毁：
1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；
2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。
3.经批准销毁的公司档案。行政部档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。
第十一章、采购管理制度
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。
一、请购单
请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。 （1）完整的请购单应包括以下要素： 请购的部门； 请购物品所属项目； 请购的用途； 请购的物品名；
请购的物品数量； 请购的物品规格；
请购物品的样品、图纸或技术资料等； 请购的物品的要求时间； 请购如有特殊需要请备注； 请购单填写人； 请购部门主管； 请购单审核人； 采购副总审核； 财务审核人； 公司总经理。
二、请购单及其提报规定
（1）请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司总经理审核批准后报行政部门；
（2）固定资产申购按照（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报；
（3）日常零星采购按照公司（物资采购审批单）的格式填写提报； （4）请购部门在提报请购单是应要求行政部签字接收人请购部门备份；
（5）涉及到请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的单子文档也需一并提交；
（6）遇公司急需的物品，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。 （7）如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。
（8）请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报行政部。
三、公司物资请购单的提报部门
（1）公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由各部门提报；
四、请购单的接收及分发规定 1.请购的接收要点
（1）行政部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；
（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则； （3）通知行政部管理人员核查请购物资是否有库存；
（4） 对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。
五、请购单的分发规定
（1）对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理； （2）对于紧急请购项目应优先处理；
（3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门； （4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。
六、询价及其规定
（1）询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，各项要求要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；
（2）属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购； （3）对于紧急请购项目应优先处理；
（4）所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介结构询价；
（5）对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；
（6）询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价； （8）在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
八、比价、议价
（1）对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认； （2）对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；
（3）收到供应单位第一次报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。
（4）重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等； （5）参考目标价格与拟合作单位进行价格及条件的进一步谈判。
九、比价、议价结果汇总
（1）比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总； （2）比价、议价结果汇总应按照附表六（比价/招标汇总表）的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核；
（3）如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。 七.付款及执行 1.付款规定
（1）按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款； （2）财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况狂延期付款的应及时通知采购部并汇报公司领导。 2.执行
（1）已签订采购订单由行政部负责人负责跟进，由行政部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导；
（2）已签订订单在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约； （3）订单在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。
八、报验与入库 1.报验
（1）供应单位已经履行完毕的订单，行政部应及时的通知质检部门进行验收； 2.入库
（1）公司所有的设备及办公用品入库前均应通过行政部门的检验或验收；
（2）行政部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单；
（3）行政部验收合格后的固定资产按照公司财务规定入库。
