前台秘书工作规范说明
一、基础话务工作：
接电话礼仪：A、铃响一声后应立即接听电话；B、通话第一时间应清晰告诉对方：“您好”能通公司；C、转接电话前应告诉对方“请稍等，我马上帮您转接”。应问清来电人姓名及来电原由，在转接时告诉公司员工来电的基本情况。若该分机无人接听且自动回到前台时，填写来电留言便条，内容包括对方姓名，来电时间，是否需要回电，事由等。D、若对方询问公司地址，应耐心告知对方可到公司的交通途径，不可粗鲁对待或敷衍了事。
重要电话：凡来电找总经理或董事长时，务必慎重筛选。 对推销电话一律禁止长聊，以防占用公司电话资源； 前台工作时间不可拨打私人电话；也不可与公司员工在前台聊天； 前台接电话时要注意声音音量控制到较低，不可在前台大声喧哗。 前台拒绝一切零食诱惑。
二、来访客人接待：
客人前来，起身站立，热情相迎， 问清事由及拜访对象，安排就位等候 及时为客人倒水 通知员工有客人在何处等候；如不在，代留言转达其意 客人走后清理会客室 若为重要客人，需询问对方饮用喜好
三、信件或快递的收发及商务发货
挂号信或快递前台作统一收和发 在收到信件或快递时在十五分钟内通知收件人 所有信件务必转送收件人亲收，如不在公司半工作日内代转送至收件人 信件送达收件人处，收件人一定要确认无误 商务发货要求安全、准备、及时。货物较多运费超过1000元时，需要填写发货申请单
四、名片的印制：
需求部门员工至前台填写名片印制申请表，首次申请名片需经人事副总裁批准 在表单确认后四个工作日内提供到位 负责检查信息的准确性 员工在离职时，负责收回名片并销毁
五、办公用品管理：
采购适量，在一个工作日内入库
每月办公用品费用应控制在500元左右 应急出库在三个小时内发放到位 办公用品领用需要填写领用表
六、每月考勤统计：
每月26日做考勤统计，汇总能通办事处考勤 员工考勤表要做到准确无误 超技、信息考勤进行汇总，同时递交上级
七、票务预订、订房：
员工提出需求要，在1~2个工作日内完成 事业部总经理及以上人员可乘飞机,其他员工在出差行程800公里以上的可乘飞机.其他员工
在800公里以内出差应乘坐火车，单程在8小时或夜间乘车可购买硬卧车票
和酒店签订房协议，了解住房标准，员工提出要求及时预定
八、各供应商结帐：
费用从网上申请，分清类目，如有问题附加说明详细情况 对方提供发票后一律以支票形式结算 机票费用填写支出凭单后，按审批流程签字审批
九、办公环境维护：
定期检查公司办公设施，下班前检查关闭门窗、饮水机 发现问题及时联系相关负责人或供应商 办公区域硬件设施如有损坏，在一至两个工作日内维修复 鱼缸和绿植如发现有问题，及时联系相关人员
十、通讯录的更新：
有新员工入职的一个工作日内更新通讯录 半个月刷新一次
十二、休假统计：
及时统计汇总员工休假记录 每月初将员工休假统计表报行政部
十三、员工医疗报销：
●员工递交医疗单据后，填写医疗报销明细表，然后递交给社保相关人员。
十四、通知的发送：
●通知发送要做到准确无误，按时汇总通知填入汇总表。
