行政前台工作规范
一、前言
公司前台作为公司涉外窗口，须经常性与客户接触，前台接待直接代表企业形象和服务质量，因此，行政的前台接待必须严格遵守接待工作规范。反之则会给行政形象造成严重的不良影响。有鉴于此，特制定前台接待工作规范细则，对接待工作进行具体化、细化。
二、岗位职责
1、负责董事长进出公司的接待与礼貌问候。
2、负责进入公司办公场所的来客接待、登记、引导，对无关人员、上门推销者，阻挡在外或协助有关人员处理。
3、负责公司邮件、报纸的收发与转交。
4、负责接听来访电话，记录电话内容，并做好记录与传达工作。
5、协助办公室工作。
6、保持前台环境清洁。
三、工作具体要求
1、董事长进出公司，应马上起身问好和迎送，并为董事长开启电梯。周末值班时，应协助董事长助理做好一切事物。
2、公司来访客户日常接待流程：客户上门→引导接待（询问来意）→联系相关人员接待→客流详情登记（即来访人姓名、人数、来访事由、出入时间，公司熟客可免除登记）。
3、来客提出个人要求时，前台必须认真聆听，有必要时做好笔记，如若无法处理，则请客人稍等，请示上级解决。
4、公司有来访客人，来客行至前台一米时，前台须起身微笑相迎，说礼貌用语。
5、来客提出找公司员工时，前台应先问有无预约。并请来客做好登记，在打电话至要找的员工，询问是否带进。如回答需要马上带进，则应行前引路；如需稍后才带进，则请客人在接待室就坐，为客人倒水，请客人稍等。等可以带进时，再引导前往。
6、如来客不听要求，想硬闯办公室，则请示上级处理，并从旁协助。
7、公司人员不得聚在前台闲聊，如有公务需探讨方可进入前台，但不得超过15分钟。需超过15分钟的，则应该在办公室内进行，并找人员临时代替前台工作。
8、除公司宣传单、笔、登记表、台历、个人茶杯、盆花外，不得放置任何物品。
9、前台必须保持整洁、干净，无灰、无污渍。临时须离开前台时，桌面须整洁、办公椅摆放须整齐并关闭电脑显示器。
10、员工外出登记表的管理。
11、上班时间必须时刻有人在岗，即上午9:00至下午18:00间。如因要事需外出，经领导批准方可离岗。
12、客人离开时，前台需上前进行送离，按下电梯，直至客人进入电梯，并说欢送语。
四、仪容仪表
1、总体来说，前台人员上班期间应穿着公司制服，同时保持头发、身体和口腔清洁；披肩长发应扎成马尾，发色不应过于艳丽；双手保持洁净，不留过长指甲，要经常修理指甲，不得涂抹鲜艳指甲油；保持淡妆，但不可化浓妆，禁止在前台补妆；可使用清新、淡雅的香水，但不可过于浓烈。
2、站姿：双腿直立并拢，身体重心放于两脚上，两脚跟相靠，脚尖分开30至45度间，两手相握放于腹部前（一个拳头距离），双肩保持平衡，身体挺直，做到抬头、挺胸、收腹，双目向前平视，微笑、微收下颌。
3、坐姿：入座时要轻稳，座椅子的2/3，女士在入座时要用手轻轻将裙稍稍拢一下，双膝并拢，双腿正方或侧方，身体坐直，不得东倒西歪。
4、走姿：走路一定要轻，不得影响他人，保持挺胸、收腹、抬头的姿势，走动中肩部不要摇晃，勿呈现外八字和内八字的走姿。
5、蹲姿：下蹲时注意内衣“不可露，不可透”、避免弯腰翘臀的姿势，下蹲时双腿靠拢可右脚在前，左脚在后，脊背保持挺直，臀部一定要蹲下来。
6、鞠躬：身体前倾15度，类似点头致意，正常的前台接待采用一度鞠躬即可；身体前倾30度，适用于对重要客人的迎接问候。
7、体态规范：来访客人时，应始终保持微笑；谈话时目光应轻松的平视对方；手势要落落大方，手指自然并拢，掌心向上，进行指引、指示目标，切不可以食指来指指点点。
五、礼仪规范
1、文明用语：①问候招呼时：早上好、您好；②感谢时：谢谢、十分感谢；③向客人道歉：实在对不起、请原谅；④应答时：没关系、不客气、这是我应该做的；⑤推托时：很遗憾、不能帮你的忙、谢谢好意；⑥送客时：再见、欢迎下次光临、请慢走。⑦迎宾时：欢迎您、欢迎光临；⑧接受吩咐时：是的、明白了、清楚了；⑨不能立即接待时：请稍等一下；⑩对待稍等的客人打招呼：对不起、让您久等了。
2、接待礼仪：客人进门或进入视线时，要起立面朝来访者点头、微笑致意：“您好，请问您有什么事？”、“您好，请问您找哪一位？”“您好，请问有什么可以帮您？”。切记不得让客人直接闯入，自己寻找需访办公室或人员。
如访问高层领导，请客人稍候“请稍等，我马上联系。”，电话联系要找的负责人“您好，我是前台，有位×先生/女士或×单位客人想要拜访×××”，征得负责人同意，可引导客人前往。当负责人不想约见时，电话通话时要注意，尽量不让客人听出不想约见意向；告知客人要访人外出或有重要事项无法接待，请将需要访问事项告知，待客人寻问后代为回复”。
受访人想要接待的客人，但受访人外出不在时，要告诉对方
受访人外出到何处去了，以及何时回本单位。若客人愿意等待，应该向客人提供茶水、杂志；如果不愿等待，请客人留下电话、地址，并记下事由，预约再次来访时间；或将来访事项进行转达，我方人员事后电话联系。
3、引领礼仪：前台人员引领来访者前往受访者办公室时，应该使用规范的手势指引，到达受访者办公室后，即使是办公室门是开着的，也要先敲门，获得许可后再请来访者进入，然后返回岗位。
陪同客人行路，主陪通常应请客人位于自己的右侧，以示尊敬，配合客人的步调，自己并排走在客人的左侧；随同人员，应走在客人和主陪人员的后面或两侧偏后一点。当走到拐弯处，应走在客人的左前方数步的位置，用手示意方向，同时礼貌地说：“请这边走”。
乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，按住 “开”的按钮，一手挡住电梯门口，等客人进入后关闭电梯门，按目的楼层按钮。到达时，接待人员按住 “开”的按钮，一手挡住电梯门，让客人先走出电梯。
4、电话礼仪：在电话铃响的第
二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说“您好，这里是**。”，忌以“喂”开头。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。 接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”、“谢谢您”，“请问有什么可以帮忙的吗”，“不用谢”之类的谦词。结束通话时一定要使
用礼貌用语。
当正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。
接电话一定要：①左手持听筒、右手拿笔。因为大多数人习惯用右手拿起电话听筒，但是在进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录，这时就很不方便。②复诵来电要点。如果来电需要代为转达相关信息，在电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率更高。③让客人先挂机。
