如何做好人事代理档案的规范化管理
【摘要】随着经济的飞速发展和人社制度改革的不断深入，促使人们的思想意识和就业观念也发生了重大转变，人事代理档案的数量逐年攀升，使得社会各界对人事代理档案的关注度越来越高，对人事代理档案管理工作的重视程度日益增加。在新的机遇面前如何将人事代理档案收集、整理、归档，方便、快捷地给利用者提供服务，是当前必须解决的重要问题。
【关键词】人才；档案管理；问题；措施
一、增强人事代理档案意识，全面提升综合素质
对于档案的认识，很多人都仅限于文书档案，而对人事档案和业务档案的认知程度非常肤浅，特别是人事代理档案，存在着重业务轻档案的现象，所以，人事代理档案管理人员要树立紧迫感、责任感，充分认识人事代理档案的重要性，及时更新观念、提高认识。1.重视理论学习。定期组织档案管理人员积极参加市档案局组织的岗位培训，认真学习《档案法》和相关文件，进一步了解档案工作特点和档案工作流程，牢固树立档案意识，逐步提高理论水平。2.加强人事代理业务学习，按照《档案法》《流动人员人事档案管理暂行规定》的要求，把档案管理的各项要求贯穿于业务档案整理全过程，使他们在工作中尽快熟悉各个业务部门的工作内容，了解各项业务的相关知识。3.加强信息化培训。为适应档案管理数字化的要求，积极组织档案管理人员参加档案信息化培训，不断提高计算机操作水平，使档案工作与现代化管理手段有机结合在一起，以便提供更加快捷的档案服务，使档案管理工作队伍的综合素质不断提高。
二、建章立制，明确职责，推动人事代理档案管理规范化
俗话说：“没有规矩，不成方圆”。人事代理涉及个人的切身利益，是流动人员的命根子，而人事代理档案更是他们办理职称、工资、调动、保险的唯一依据，因此，建立一套适合人事代理档案管理工作的规章制度，势在必行。从事工作多年来，笔者结合多年经验及相关规定制定了一套切实可行的规章制度，如：《人事代理档案管理人员责任制》《人事代理档案保密制度》等等，做到大的事项有制度，小的环节有细则，每项工作有规范，流程明确、标准统
一、环环相扣、衔接有序。
三、创新工作模式，进一步促进人事代理档案管理工作规范化、制度化
人事代理档案，是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。是个人参与社会方方面面活动的原始记录和个人自然情况的真实反映。它是个人终生奋斗的真实写照，是调配、调资、职称评定、养老保险审批的重要依据，是退休审批的唯一依据，具有一票否决的作用，与个人的切身利益息息相关，可以说伴随人的一生，非常重要。
（一）统一标准、认真核对，确保原始信息准确无误。在实际工作中，笔者对人事代理档案实行统一管理，将整理标准发放到每一位工作人员手中，统一排列顺序，归类标准。一是与当事人核对，业务人员各负其责，业务办理完毕后对材料进行初审、简单整理，并与当事人进行信息核对，特别是姓名、出生年月等要反复核对，如有多音字的，更要认真、细致，避免以后办理其它业务时人事代理人员受到无可挽回的损失。二是档案管理人员与业务办理人员进行二次核对，并登记造册，双方履行签字手续，确保档案信息准确无误。
（二）注重积累，强化责任，确保档案完整有序。人事代理业务涉及工资、保险、调转等多项业务，非常繁杂，由于人员流动性大，随时会产生需归档的各种材料，这些材料既琐碎又无规律可循，面对这个问题，经反复讨论、座谈，创建了自己的一套整理办法，即为每个人事代理人员建立一个散材料袋，将平时产生的材料，如：工资审批表、职称评定表等单
一、零散的材料，随时装入散材料袋，并且以人为单位进行登记造册，双方办理移交手续并定期整理入档，为维护人事代理人员切身利益，提供有力支持。
（三）分类准确、利于查找，确保提供利用工作及时、便捷。人事代理人员办理业务，有的以个人名义，有的以公司名义，有的以企业名义，情况复杂，种类多样，不易分类，为此，我们确定以人为单位作为分类标准，即年度-个人。如有大型企业与我们合作并且比较稳定的，以企业为单位，即年度-单位-个人。
四、加强信息化建设，为人事代理档案规范划、制度化提供有力支持
（一）实现资源共享，确保信息真实有效。在实际工作中，我们依托局信息中心，与大学生毕业分配指导办公室的毕业生信息实现了资源共享，做到了毕业生派遣和人事代理手续一条龙服务。在此基础上实现了与人力资源市场科、人才市场、信息中心、职称评定、考试、社会保障等相关部门的信息整合，避免了人事代理人员办理具体业务时重复提交个人信息资料和在几个业务部门之间来回穿梭的现象，更充分地认定信息的真实性，也确保所提供的信息准确、及时、高效。
（二）双轨制运行，确保信息规范管理。在进行信息化的同时，我们将电子档案与纸质档案进行一对一比对，业务人员与档案管理人员移交时要将电子档案与纸质档案一一对应，清点无误后，并将纸质档案的存档号记载于电子档案的显著位置，做到统
一、准确、高效。
（三）设置管理权限，确保信息安全管理。人事代理档案具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用，对于个人来说，无论是就业、考研、公招、公考、出国政审还是职称评审、社会保险、入党入团、退休手续办理以及各项证明的出具等等手续都将以档案材料的审核为重要依据。所以，我们在进行信息化的同时，借鉴了商业银行的管理办法，特别设置了管理权限，确定由一名业务人员与主管主任同时启动密码，方能调用档案信息，既保证了个人信息不外泄，又确保了信息管理的安全。
