论干部档案的规范化管理
[摘 要]干部档案是对干部个人能力、工作成绩、行为品德、工作态度等综合素质的真实记录，是人才信息的重要组成部分。随着我国人事制度改革的不断深入和对干部人才要求的不断提高，我们必须实现干部档案的规范化管理，推动人才管理工作的快速发展。
[关键词]干部档案；规范化；管理
笔者在个人多年理论研究和工作实践的基础上，对于“干部档案的规范化管理”这一话题提出个人的见解，欢迎大家批评指正。
一、提高认识加强宣传
干部档案管理在人事管理工作中占据重要地位，各企事业单位一定要加大干部档案管理的宣传力度、提高从主要领导到普通干部的档案意识：
首先，各企事业单位的领导层要充分认识到干部档案管理的重要性，将干部档案管理作为单位的重要事项来抓，为干部档案管理提供制度支持、人才保障和物质保障。
其次，要革新档案管理人员的工作理念、提高他们的责任意识、服务意识和创新意识，提高干部档案管理水平，使干部档案管理与单位的人才储备和人才管理有效结合起来，共同促进企事业单位的长足发展。
最后，提高普通干部对干部档案管理的认识。近些年来，随着人事改革的不断深入，个别干部对于干部档案管理的意识变得越来越淡薄，这给干部档案管理工作带来一定的困难。缺乏广大干部的积极配合，干部档案管理工作难以规范开展。
二、完善制度依法治档
干部档案管理工作是一项长期而复杂的工作，牵涉到人事材料的收集、整理、保存、借阅等各个方面。因此，要想实现干部档案规范化管理，就需要完善相关管理制度，以《档案法》为基准，细化工作条例和管理细则，使干部档案管理工作有法可依、有章可循、按章办事、规范管理。例如，建立档案管理责任制，使档案管理的各个环节都有专人负责，提高档案管理的效率。
三、严格收录妥善保存
（一）信息筛选鉴别真伪
要想实现干部档案规范化管理，首先要严把材料准入关：
首先，鉴别材料真伪。干部档案材料收集完成后，档案管理人员要对材料内容的真伪进行严格审查，确保材料内容的真实性。如发现伪造或涂改的材料信息，需及时向上级部门汇报，维护干部档案管理的权威性和纯洁性。
其次，审查材料价值。档案管理人员在鉴别完干部档案材料真伪之后，也不能对于所有材料都照单全收，而是根据材料的用途和价值对材料进行筛选，对于重复的、无效的材料及时进行清除，将有价值的材料收录进来。
最后，完善材料内容。在干部档案材料筛选过程中，往往出现材料缺失或遗漏现象，对于这种问题档案管理人员要及时发现，并进行补充和修正，确保干部材料的完整性。
（二）准确分类科学排序
档案管理人员要对材料进行准确分类和科学排序，使干部档案管理具备条理性和系统性：
首先，准确分类。档案管理人员要根据材料的内容、用途和时间阶段对材料进行准确分类，使所有材料都分门别类、规范保存，方便材料的保管和借阅。例如，高校入学通知书、成绩单、登记表等在校材料要归属到第四类学习材料体系当中，而入党申请书、思想汇报材料、推荐材料等需要归类到第六类党建材料当中。
其次，科学排序。对于干部档案材料进行科学排序和合理编目，能够提高档案材料的查找和利用效率。一般来说，干部档案材料排序有如下几种：按照时间顺序排序、按照材料内容重要程度排序、按照材料收集顺序排序、按照材料更新顺序排序。无论那种排序方式，都需要撰写详细的目录，方便对材料进行查找和调阅。
（三）材料复制技术加工
干部档案材料经过长期保存和多次借阅之后，容易出现页面破损、字迹模糊等现象，此时要求档案管理人员完成以下工作：
首先，材料复制。对于残损的材料要及时抄录，将缺失的内容补充进来，始终保持材料的完整性。
其次，技术加工。在干部材料当中，经常出现纸张规格各异、载体材料不同等现象，这就要求材料管理人员一方面统一纸张规格，通过剪裁、转录、裱糊等形式，使材料规格整齐划一，在方便材料管理的同时，也增加材料的美观性；另一方面，针对材料中出现的金属、塑料、布料等物品，要进行妥善处理，防止损害其它材料文件，延长档案的使用寿命。
（四）审核校对慎重入库
在干部档案材料整理完成后，要对材料内容反复校对核实，确保材料内容无误后，按照目录的顺序将材料装订成卷，并规范书写档案所属人的姓名、档案号等信息，完成归档工作。
（五）按章借阅跟踪管理
首先，按章借阅。随着人事管理制度的改革，在档案借阅方面也出台了一些新的方法和政策。档案管理人员一定要严格执行现行档案借阅制度，严格审查借阅人的身份和用途、规范档案借阅手续和流程，确保干部档案的安全性和保密性。
其次，跟踪管理。档案借阅必须要有期限限制，档案管理人员在期限内也不能放松对档案的跟踪管理，一旦逾期，必须即刻上报主管部门，追查档案下落，确保档案安全、准时归档。
四、完善手段增强技术
为了提高干部档案管理水平、合理利用和开发档案资源，档案管理部门还应该充分利用计算机、扫描仪、打印机等先进的设备和手段，提高档案材料收集、管理和利用的效率，并通过建立电子档案数据库，对档案实现信息化管理。
五、结束语
综上所述，干部档案的规范化管理，关系到干部人才的培养与任用，关系到人事管理体制的改革与发展，希望通过本文，能够引发大家对干部档案管理的思考与讨论，大家交流沟通、共同进步。
参考文献：
[1]钱慧君.关于人事档案管理工作的几点思考[J].中国档案，2009（5）.
