行政机关办会基本知识 （2009年12月）
一、会议概述
（一）会议的涵义与作用
组织会议，简称“办会”，是办公室或秘书工作的重要内容之一。 什么是会议?简单地说，三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论、研究和解决，就是会议。会议是沟通信息、协调关系、集思广益、制定计划、科学决策的重要手段。
通常，召开会议需要一定的时间，在一定的地点，正式的会议还要冠以能反映会议内容、性质、人员、时间、地点等完整而确切的名称。
1、会议可按不同的标准划分为不同的类别。会议的种类非常多,如:有党代会、人代会、专题会、现场办公会、联席会、总结会、表彰会、座谈会、电视电话会等等。
2、会议的作用。会议的作用：一是有利于集实行体领导；二是有利于执行党的民主集中制原则；三是有利于沟通思想，统一认识，协调工作；四是有利于指导和推动工作的顺利开展。
（二）会议的要素及特点
一般来说，会议有六个要素，即：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。
会议的基本特点：一是必须合法；二是必须有一定议题；三是必须有一个最低人数临界点；四是与会者有平等发表意见的机会；五是会议的目的；六是要有组织、有领导的举行会议。
二、会前准备
在领导确定了会议诸要素以后，办公室或者秘书就应着手做准备工作了。会前准备很重要，不允许有丝毫的疏漏和差错。会前准备充分是会议成功的保证。
（一）会议计划和成本预算
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1、会议计划（会议方案）。
首先，会议计划应明确会议的目的和任务，确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等，即会议六要素的具体化。
其次，会议计划应明确会议应做哪些准备工作，如需用哪些文件，会场怎样布臵，是否需要食宿、车辆，是否安排参观、文化娱乐等其他活动。
再次，决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、会务组、临时秘书处或筹备委员会。
会议计划由办公室（或者是指定的科室、部门）、会议秘书组或者秘书拟订、提出，总体要求是越详细越好。经领导审核批准后再由会议各工作组或秘书秘书处组织人员分头按计划执行。
2、会议成本预算。一般来说，会期超过一天的会议，必须计算成本，作出预算。
（二）文件准备
较重要的会议都需要事先准备会议文件。会议文件有两大类：一类是供会上学习参考的文件资料。 另一类就是会议本身所产生的文件。
会前需要准备的文件大致有以下9个方面：
1、会议须知。会议须知是向与会人员提供的、使与会人员了解掌握会议全过程安排的会议文件。内容一般包括会议议程、分组讨论安排、作息时间、食宿安排、活动安排、纪律要求、会务组织等。
2、主持辞。主持辞是主持会议的领导引导会议按照预定程序进行的用稿。内容大体包括七方面：
（1）对会议主题或主要内容进行说明；
（2）对会议议程和会议目的进行说明；
（3）介绍会议组成人员情况（要注意准确介绍参会领导的职务，有规范要求）；
（4）对会议纪律和要求作强调；
2 （5）引导会议按照议程有序进行；
（6）对会议进行阶段小结或总结；
（7）对会务组织或有关人员表示肯定和感谢。
3、致辞。也可叫作祝词。它是泛指对人、对事表示祝贺的言辞或文章。我们这里讲的是指对会议表示祝贺的言辞或文章。致辞一般对象是事情未果，表示祝愿、希望的意思。致辞篇幅简明扼要，带有礼仪性质。内容大体包括四方面：
（1）对会议的召开或在本地召开表示祝贺和欢迎； （2）对会议的重要意义表示肯定；
（3）介绍本地的主要情况以及本地涉及会议主题的主要做法、经验和不足；
（4）预祝会议成功并对与会人员表示祝愿。
4、开幕词。一般针对大型或比较庄重的会议来准备。 开幕词是会议开始时会议主席所作的发言稿，一般带有预告及礼仪性质，比较简短。内容大体包括三方面：
（1）对来宾和与会人员表示欢迎。
（2）对会议的内容、任务、目的作简要介绍。
（3）预祝会议成功。
5、工作报告。 工作报告是会议的主要文件，其中的主要内容往往是会议讨论的中心议题。工作报告必须有实质性的内容，既可以是对前阶段工作成果、经验、缺点的回顾与总结，也可以是对后阶段工作提出计划、预算、部署或展望。工作报告既要全面，又要重点突出。篇幅一般较长，几千字到几万字不等，视内容而定。
6、发言稿。这里指的是除工作报告之外的其他与会者的发言稿。发言稿也要有具体的内容，但不像工作报告那样面面俱到。有些会议对发言时间有限定，发言稿一般不宜太长。
7、闭幕词。一般针对大型或比较庄重的会议来准备。
8、会议总结。单独形成会议总结的会议很少，一般可安排在领导会议结束时的讲话中作一总结性的归纳；也可由主持人在主持辞中
3 作一总结性的归纳。会议总结既要对会议全过程的基本情况以及会议特点、成效和不足进行归纳，也要对贯彻落实会议精神以及下步主要工作进行要求和部署。
9、其他会议文书。除上述需要准备的文件之外，还必须准备好会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、与会人员名单、席位卡、通讯录、车辆调度表、奖牌证书、会议证件等等。
（三）会场准备
对会场的要求总体是：整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、一应设备齐全、利于安全和保密。具休要求如下：
1、会场布臵。会场是否舒适,会影响到会议的效果,要考虑周到，妥善布臵。
2、主席台席位。按我国传统习惯左为首右为次。（具体详见图例）
3、会场设施。
4、其他准备。
（四）会议通知
会前一切准备就绪之后，就应及时发送会议通知，以便与会人员提前做好准备。会议通知一般分书面通知和口头通知两种。书面通知态度庄重严肃，备忘性好，参加人数较多或比较庄重的会议，宜发书面通知。口头通知特别是电话通知，应拟一个电话通知稿，以便简明、扼要、完整地进行通知。重要会议的通知发出后，应及时检查并进行落实。本单位的小型会议，可采用口头、电话等方式通知；全局性、邀请外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知，有的邀请性会议则可寄送请柬或邀请信。
会议通知上应写明下列内容：
1、会议是正式通知或是预通知；
2、会议经哪一级同意召开或根据什么召开；
3、会议名称和主要议题（内容）。
4、会议报到、召开的时间、会期或地点(会址)。
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5、参加对象（分类说明）。
6、须作什么准备。
7、相关要求（下延通知、回执、纪律、报道、乘车等）。
8、召集单位署名、通知发出日期，加盖公章。
一个会议通知是否写得齐全完整，主要评价标准：会议通知发出之后，除反馈参加名单外，没有任何一个单位来电咨询关于开会的有关内容。
（五）预定食宿
本单位召开会议，一般都不会安排食宿，至多有的单位年终大会会安排职工聚餐。但本系统或全局性、跨地区的会议一般都要安排食宿。兵马未动，粮草先行。一次会议的成功举办，食宿安排得是否恰当也是很关键的。此项工作需要注意的是：
1、必须提前预定。
2、便于集中管理。
3、坚持量力而行。
4、把握不同需求。
三、会中服务
会中服务，是召开会议的实质性环节，在这一环节中，既要认真组织落实好既定的会议方案（各项议程），又要了解和掌握会议过程中出现的新情况、新问题并及时加以解决，同时还要超前考虑会后的跟踪落实事宜。需要做的工作主要有：
（一）会议报到。会议报到是指需要集中住宿的中大型会议的与会者到达指定地点并由会务人员或办公室进行统一接待的过程。报到是会议秘书部门准确掌握与会人员到会情况并实施组织的重要一环。对于应该报到而未及时报到的，应注意催促。报到完毕后，应汇总情况，向会议领导报告。需注意事项有：
1、进行报到登记。
2、分发会议须知（会议方案）、相关会议文件材料或纪念品，未尽事项或其他需要告知与会者的事宜进行当面交代。
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3、按照事先与住宿点联系排布好的房号安排入住。
4、进行报到情况汇总。
（二）会场服务。是指正式召开会议期间会议工作班子或办公室所开展的涉及政务和事务服务全过程。内容主要包括会议签到、分发材料、起用会场一应设施、供水、会议司仪、收集汇总意见、会议记录、制发会议简报等。
1、会议签到。要备有专门的签到册，注明到会人员的单位、姓名、职务，会后应作为会议资料存档备查。要根据会议场所门厅设计来安排签到席，并指定专人负责。
2、分发材料。可由负责会议签到的人员一并完成。
3、起用会场一应设施。需提前到场检查并开启、放臵。
4、供水。根据会议实际需要确定用水、用茶或其他饮料，并安排专人负责。
5、会议司仪。比较庄重的会议应考虑安排专门的司仪，并为其准备好司仪稿。同时要根据会议性质选择好司仪的着装。
6、收集汇总意见。安排有讨论的会议，应指定专人参加讨论负责收集与会人员的意见建议，讨论结束后及时进行整理汇总提交会议主席或主持人，以供会议表决或供会后决策使用。
7、会议记录。会议记录是有关会议情况的笔录。一般用于比较重要和正式的会议，并使用专门的记录簿。它的作用在于正确反映会议情况，以作为整理会议文件、总结经验、研究工作等存查备考的一种历史资料。比较重要的会议都有两个以上的记录员。
8、制发会议简报。制发会议简报，主要是针对大中型会议而言，且会议一般安排分组讨论。会议简报是报道、交流有关重要会议内容和情况的简报。这类简报专门报道会议期间的情况：包括会议进程、讨论内容、与会者提出的问题、建议以及会议的决议事项等。
（三）活动组织。
（四）就餐安排。
四、会后跟踪
6 一次成功的会议，不能仅仅看会议的准备和会议期间的服务质量，而会后的跟踪服务、督促检查工作往往更为重要。这是体现办公室或秘书人员助手作用的重要方面。
会后跟踪服务、督促检查工作主要是针对会议决定事项和其他会议要求事项。可采用重点督查或专项督查的方式。跟踪服务、督促检查可用情况专报的方式报告给领导，必要时要提出处理意见供领导参考。
