办公设备管理制度
第一章 总则
一、目的
为了更有效地管理和使用公司的办公设备，使办公设备在本公司各部门中充分发挥作用，提高办公设备的使用效率和使用寿命，确保办公设备安全、可靠、稳定的运行，特制定本制度。
二、适用范围
本制度所指办公设备主要包括台式电脑、笔记本电脑、打印机、复印机、传真机、电话、投影仪、网络设备、会议所用的资讯设备等。
三、部门职责
1、行政部是公司办公设备统一归口管理部门。
①负责公司办公设备配置计划及调整方案的制定。
②负责公司办公设备采购审核工作、报修审核、更换审核工作 ③负责公司办公设备配发、登记造册和日常检查、维护保养工作。
2、财务部负责公司办公设备进帐、折旧及报废工作，做到帐物相符。
3、采购部负责根据经审核批准的办公设备申请单对外比价采购。
4、办公设备定点使用部门负责设备的日常维护，并按本规定的要求正确使用。
第二章 办公设备日常管理
一、办公设备的申请和购买。
1、需求部门人员根据需要提出办公设备的购买申请，并填写《办公设备申请单》（见附表1），报部门负责人、行政部负责人和总经理批准。
2、经公司领导审批后由采购部相关人员进行询价购买。
二、办公设备的领用。
1、设备需求部门根据审批的《办公设备申请单》到行政部领取。
2、行政部对领取的设备进行编号、登记入册，以便盘点。
三、办公设备的使用和保养。
1、使用设备前应详细阅读说明书，严格按照操作规范操作使用。
2、定点部门使用的设备，由各部门参照相应规范，正确使用，注重平时保养。
3、行政部负责对办公设备运行、保养情况进行监督检查，对设备的维修，更换零件要进行登记备案。
四、办公设备维修管理
1、设备发生故障无法使用时，设备使用人应报行政部处理；行政部无法解决的，将联系供应商或维修商统一报修。
2、在保修期内的设备，行政部应联系供应商进行维修；保修期外的设备，按照最经济可行的报修方案进行维修，包括委托维修商来完成，并按照维修的真实情况，填写设备维修单中的《办公设备维修记录》（见附表2）。
五、建立维修档案
1、所有设备的维修都必须建立完整的维修档案，由行政部统一管理，主要包括设备名称、维修日期、故障现象、故障原因、维修内容、维修费用、维修单位等。
2、行政部应定期统计、汇总维修情况，针对各类故障产生的原因提出预防与克服的措施，通知使用部门加以防范。
六、办公设备更换程序
1、若办公设备出现以下两种情况时，可进入更换程序。
①设备已通过正常维修程序，仍无法解决问题，且问题出现频率高，影响办公效率时；
②设备老旧，各项性能指标无法满足当前办公需求时，影响办公效率时；
2、办公设备更换前，需通过正常的维修程序，再由行政部审核，确定无法通过维修解决问题时，方可进入更换程序。
3、办公设备更换需填写《办公设备更换单》（见附表3），并交由行政部审核，总经理签字审批后，前往行政部更换。
4、更换办公设备时，需将目前正使用设备交由行政部，行政部根据使用者具体需求，优先从旧设备库中挑选符合要求的设备。若库存设备无法满足需求的，由设备需求人填写《办公设备申请单》，履行办公设备申请流程，由采购部采购新设备。
六、办公设备使用监督
1、行政部负责对办公设备的使用进行不定期的检查。
2、行政部对违规使用办公设备人员有提请处罚的权力。
七、办公设备的盘点及赔偿
1、行政部负责对公司所有办公设备进行分类，并建立办公设备管理台帐，每季度盘点清查一次，作到账物相符。
2、在规定的使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损、丢失、被盗等，所造成的经济损失由个人承担。
八、办公设备的报废处理
1、对于各部门提交的报废物品，要认真审核，确认不能再次利用后，填写《报废物品清单》（见附表4）经行政部、总经理签字后方可作报废处理。
2、对决定报废的办公设备，行政部应做好登记，在《报废物品登记表》（见附表5）上写清用品名称、价格、数量、及报废处理的其他有关事项。
3、报废品由行政部集中存放、集中处理，不得随意丢弃。
第三章 办公设备分类管理
一、电脑的使用管理
1、专人收管
①每台电脑指定专人专用，负责日常操作，其他人员不得随意使用。 ②电脑使用人员需设密码管理，避免密码泄露造成机密文件泄露。
2、操作规定
①严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项，严禁使用电脑玩游戏。 ②不得使用未经病毒检查的U盘，防止病毒入侵。 ③严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。
3、病毒防护
①对于联网的电脑，任何人在未经批准的情况下，不得从网络复制软件或文档。
②对于电脑软件的安装由使用部门自主决定。 ③任何电脑不得安装游戏软件。 ④电脑需安装杀毒软件及维护软件。
4、硬件保护
①未经行政部批准，任何人不得拆卸所使用的电脑设备。 ②拆卸电脑设备时，必须采取防静电措施。 ③硬件维护后，必须将所有设备复原。
④各部门负责人必须认真落实本部门电脑以及配套设备的使用和保养责任。 ⑤各部门负责人必须采取必要措施，确保本部门的电脑以及配套设备始终处于整洁和良好的状态。
⑥对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。
5、电脑的保养
①保持电脑的清洁，严禁用手、锐物触摸屏幕，使用人在离开前应退出系统并关闭电源。
②定期对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不需要的文件，保证电脑运行的速度和存储。
二、电话的使用管理
1、电话由行政部统一负责管理，各部门主管负责监督并控制使用。
2、每次通话应简洁扼要，以免耗时占线、浪费资金。
3、禁止拨打私人电话。
三、打印机、复印机的使用管理
1、为确保复印机的安全运转，每天开机的时间不宜过长。
2、打印或者复印完成后，必须及时取走文件，防止失密。
3、禁止打印或复印私人资料。
四、传真机的使用管理
1、不得使用传真传送个人资料，机密文件需经领导批准。
2、每天下班后，传真设置成自动接收，防止遗漏重要文件。
五、投影仪的使用管理
1、投影仪安置于公司会议室，需要使用部门向行政部负责人申请。
2、投影仪用于公司、部门会议以及培训。
六、其他办公设备的管理
1、专管专用，公司所有办公设备都要指定专人管理，其他人员使用必须经
设备负责人同意。
2、办公设备要定期进行养护，以免老化影响使用。
3、办公设备的使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员的过失造成丢失，要追究责任。
第四章 其他
一、本制度由行政部制定，解释权归行政部所有。
二、本制度自下发之日起执行。
行政部2014.9.10
