办公设备管理制度 1.办公设备购买制度 第 1章 总则
第 1条 为了规范公司办公设备的购买,杜绝舞弊与浪费,节约公司办公成本,特制定本制 度。
第 2条 公司中与办公设备购买相关的事项均按照本制度执行。 第 3条 本制度中所指的办公设备包括两个方面的内容。 1.办公桌椅、档案柜等器具。
2.计算机、传真机、复印机、扫描仪、多媒体等机器设备。 第 2章 办公设备购买计划
第 4条 各部门在每年 12月 25日前编制好部门年度办公设备采购计划(见附 1并交予人 事行政中心。
第 5条 人事行政中心根据历年办公设备的损耗审核各部门年度办公设备采购计划,审核通 过后编制公司的办公设备年度采购计划并于 1月 10日前交财务中心, 纳入下一年的 办公设备采购预算;部门的办公设备采购计划若未通过人事行政中心的审核,由人 事行政中心退回相关部门,相关部门需重新编写、上交。
第 6条 各部门的办公设备按月采购,编写月度采购计划于每月月底前交予人事行政中心, 由人事行政中心负责统筹安排。
第 3章 办公设备的审批权限
第 7条 企业办公设备的采购审批分别由行政经理、人事行政总监、总裁负责,除此以外, 任何人均无权审批。
第 8条 审批权限
1.行政经理审批权限:2000元以内。 2.人事行政总监审批权限 :2000~5000元。 3.总裁审批权限:10000元以内。
第 9条 办公设备的采购超过 10000元的由董事会负责审批。 第 10条 各审批负责人必须在计划表单上书写审批意见并签名。 第 4章 办公设备采购的相关规定 第 11条 办公设备采购的流程
1.办公设备的各使用部门编制月度办公设备采购申请计划并交人事行政中心。 2.人事行政中心审核月度办公设备采购计划是否超出预算, 预算内的据其编制公司月度办 公设备采购计划外,预算外的按第 12条的规定执行。
3.行政经理根据其审批权限决定是否上报,若上报,由上级负责人根据其权限进行审批。
4.审批同意后的办公设备采购计划,由采购员负责实施。
5.采购员接到指示后寻找供应商并负责与供应商谈价,填写询价单。 6.询价单经行政经理批准后,由采购员根据采购计划向财务中心借款。 7.采购员购买回的办公设备经行政经理检查验收后入库。
第 12条 部门需采购的办公设备在预算外,需说明预算外采购办公设备的理由并报相关负责
人批准,各审批负责人在权限内进行审批。
第 13条 采购单笔金额在 500元以上的办公设备时,采购员必须填写询价单并报行政经理批 准。
第 14条 采购员在进行采购时,必须了解需采购办公设备的品名、规格、数量及其他特殊要 求,做到货比三家、质优价廉。
第 15条 采购回的办公设备必须由行政经理负责检查, 检查合格后由行政人员出具入库凭证。 第 16条 采购回的办公设备若经检查不合格,由采购员办理退货事宜并重新采购,造成损失 的,由采购人员负责。
第 17条 行政经理负责审核入库凭证,核对入库凭证与实际购回的办公设备是否在数量、质 量等方面吻合。
第 18条 办公设备入库后,行政人员须及时登记购回的办公设备并存档。采购员凭借入库凭 证到财务中心报销购买费用。
第 5章 附则
第 19条 本制度由人事行政中心制定,其解释权与修改权人事行政中心所有。 第 20条 本制度经总裁办公会审批后实施。、
第 21条 本制度实施后,以前类似制度全部作废,一切相关事宜皆以本制度为准。
2.办公设备维修规定
第 1条 各部门的办公设备由各部门确定专人负责保管。
第 2条 企业各部门的办公设备出现故障时,要及时报告人事行政中心,禁止私自维修,否 则后果由当事人承担。
第 3条 人事行政中心接到各部门的保修信息后,须立即派出专人进行故障鉴定。
第 4条 如因操作失误或使用不当造成设备故障,行政人员能够当场处理的由行政人员当场 处理。
第 5条 行政人员若当场无法处理,需要拆卸、维修时,要填写“设备维修申请单”交行政 经理审批,严禁未经授权擅自拆卸、维修办公设备。
第 6条 由行政经理根据企业显示情况及设备重要程度进行决断。 1.行政人员可以修理的、不重要的设备,由行政部门自己处理。
2.行政人员解决不了或重要的设备则需要通知供应商或联系社会上的维修部门进行处理。 第 7条 办公设备修理完毕后,行政人员须及时填写“设备维修申请单”并由办公设备保管 人员签字确认。
第 8条 设备供应商维修好办公设备后,由行政人员负责签字确认并索取一份供应商的设备 维修记录单。
第 9条 行政人员需要将设备维修记录单按顺序整理,存档备查。 3.办公设备报废规定
第 1条 办公设备因自然损耗或人为因素需报废时,设备保管人员或设备使用人员须及时通 知人事行政中心。
第 2条 人事行政中心接到设备报废信息后,须及时派出人员进行鉴定。 第 3条 行政人员确定设备报废后,需填写“设备报废申请表”并交设备保管人员或设备使 用人员签字确认。
第 4条 “设备报废申请单”上需要详细说明报废的原因,交行政经理、人事行政总监或总 裁审批。
第 5条 行政经理、行政总监、总经理的审批权限可参照《办公设备购买制度》中的第 8条 执行。
第 6条 经相关人员审批后,由行政人员负责处理报废设备,财务中心负责做会计处理。 第 7条 行政人员在完成报废设备处理工作后,需及时核销报废的设备,登录“报废设备台 账” ,将其存档备查。
第 8条 报废设备的处理办法
1.因自然损耗原因报废的,设备使用部门无责任,可填写请购计划转交人事行政中心,由 人事行政中心负责购买。
2.由于个人原因造成报废的,处理如下: (1 设备价值在 1000元以下,由当事人全部承担; (2 设备价值在 1000元以上 10000元以下,由当事人承担 70%; (3 设备价值超过 10000元,由总裁办公会议研究决定。
