延川县供电分公司文件和档案管理制度
一、范围
（一） 本标准规定了综合档案的管理职能、管理方法、检查与考核。
（二） 本标准适用于延川县供电分公司所属各部室、班（站、所）。
二、引用标准
下列标准所包含的条文通过本标准的引用而成为本标准的条文。所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
《中华人民共和国档案法》（1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第20次会议修正，中华人民共和国主席令第71号发布）
《中华人民共和国档案法实施办法》（1990年10月24日经国务字批准，国家档案局第1号颁布，自1990年11月19日起施行。）
《国营企业档案管理暂行规定》（国家档案局、国家经贸委、国家计委1987年3月20日）
GB9705-88《文秘档案案卷格式》
GB/T11822-89《科学技术档案案卷构成的一般要求》
《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局） GB3792.5-85《档案著录管理规范》
《档案库房技术管理暂行规定》（国家档案局1987年8月29日）
GB/T11821-89《照片档案管理规范》
《档案工作目标管理办法》（国家档案局档发字（1996）9号文件）
《陕西省档案管理条例》（1997年1月21日陕西省人民代表大会常务委员会第25次会议通过）
三、定义
（一） 档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。
（二） 文秘档案
文秘档案是指机关、团体、部队、企事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料，因而又称“党政档案”。
（三） 科学技术档案
科学技术档案指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应归档保存的科学文件材料。包括图样、图表、文字材料和音像材料等。
（四） 基本建设档案
基本建设档案是指建筑物、构筑物、地上地下等基本工程项目从酝酿、决策到建设投产的全过程形成的、应当归档保存的文件材料，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划勘测设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产等工作形成的文字材料、图纸、图样、计算材料、音像材料等形式与载体文字材料。
（五） 科学研究档案
科学研究档案是指在基础研究、应用研究和开发研究等自然科学研究等活动中形成的科技档案。记载和反映科学技术研究活动的全过程和结果，包括取得正结果、负结果或中断的研究活动所形成的材料。其构成如下：
1、科研依据性材料，有科研课题审批文秘、任务书、委托书、开题报告，调研招待方案认证和协议书，合同等文件。
2、研究实验材料，有各种载体的重要原始记录、实验报告、计算材料、申请专利的有关文件材料、设计文件、图纸、关键工艺文件、重要的来往技术文件等。
3、总结鉴定（评审）验收材料，有工作总结、科研报告、论文、专著参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、决算材料等。
4、成果奖励申报材料，有成果奖励申报、审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。
5、推广应用材料，有推广应用方案、总结、扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料，转让合同、用户反馈意见等。
（六） 设备仪器档案
设备仪器档案是指反映各种机械设备和仪器、仪表等运动变化过程的档案。在设备仪器的购置、验收、安装、使用、维修、改造、事故处理以及报废等过程中形成。
（七） 会计档案
会计档案是指在公司会计业务活动中形成的各类凭证、帐簿、报表、工资册、考勤表等会计核算资料。
（八） 立卷
立卷是指文件材料形成单位，将办理完毕、具有保存价值的文件材料，按形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位。是文秘处理的最后环节，是整理与储存文秘的传统方法，也是归档前的重要准备工作。
（九） 归档
归档是指文秘、业务部门对工作活动中处理完毕、将有保存价值的文件材料，按规定立卷后，定期向档案室移交的过程，是文秘处理的最后环节，是档案工作的起点。
四、管理职能
（一） 公司档案实行分散管理和集中管理相结合的方式，重要档案由办公室管理，一般档案由业务主管部室归口
管理。
（二） 办公室由经理主管，其他部门在主管经理领导下工作，业务上接受省集团公司、延安供电分公司及延川县档案局的指导、监督和检查。
（三） 负责公司文秘、科技、电费、财务、音像实物及计算机光盘等各种档案的收集、整理、鉴定、销毁、保管、统计和提供利用等管理工作。
（四） 负责对公司所属各部室、班（站、所）及多经企业档案工作进行指导、检查、督促和考核。
五、管理内容与要求
（一） 归档范围
1、反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司工作、电力建设和历史研究具有利用价值的文件材料。
2、公司工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。
3、公司需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级部门报送的重要文件材料。
4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
5、公司在财务审计业务活动中形成的文件材料。
6、公司在工作活动中产生并具保存价值的各种录音带、录像带、照片、底片、计算机光盘等。
7、公司产生的具有保存价值的实物。
8、具体内容按部颁发的《电力工业企业档案分类规
则》、《供电企业分类表》归档。
（二）归档时间及要求
1、归档的文件材料要齐全、完整、层次分明，保持文件之间的历史联系，符合其形成规律；必须能准确的反映本单位党政、生产、基建、科研和经营等各项活动的真实内容和历史全过程；必须符合质量要求，无圆珠笔、铅笔、复写纸书写，印章、签字齐全，不得使用压感纸打印。
2、归档的音像材料，要经过编辑整理，并要附文字说明。
3、归档文件材料，应编制移交目录一式两份，交接时双方应在移交目录上签字，各存一份。
4、党代会、职代会、团代会和重要的专业会议中形成的各种文件材料，会议结束后，由主办部门将应归档的文件材料整理成册，并编制移交清册，向公司档案室归档。
5、各项管理中形成的重要文件，在次年一季度内，由各部门的专（兼）人员，按其业务范围，将应归档的部分整理立卷，并编制移交清册，向公司档案室归档；一般文件自行保管。
6、生产、基建、大修、技改、调度、科研等活动中形成的科技文件材料，由各职能部门指定专人负责积累、整理、立卷、保管，在次年一季度编制移交清册，向公司档案室移交；多经企业所形成的会计档案等，按要求整理立卷后自行
保管。
7、公司财务管理活动中形成的重要档案，在本年终结后，由财务部门按归档范围、要求整理、立卷、保管，在次年一季度编制移交清册，经部门负责人审定签字后，向办公室移交；一般档案自行保管。多经企业所形成的档案，按要求整理后立卷自行保管。
8、在公司各项活动中形成的音像材料，在拍摄录制工作完毕后，由摄录部门注明摄录者、时间和简单的文字说明，并编制移交清册，向办公室归档。
（三） 归档份数
1、各类文件一般归档一式一份。
2、基建工程归档份数，按国家建委颁发的《编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》办理。
（四） 归档措施
1、对在各项工作活动中形成的具体保存价值的文件材料，根据《档案法》规定，都应归档管理，任何部门或个人都无权保存和据为己有。
2、文件材料的形成、积累、整理和归档工作应列入生产、基建、科研、经营等计划、规划程序；列入有关部门和人员的工作材料；列入企业经济责任制，并严格进行考核。
3、办公室应参加科研成果鉴定、重要设备仪器开箱、基建工程竣工验收等活动，接收有关科技文件材料，并签署
意见。
4、办公室应参加公司重要生产技术会议。
5、公司工作人员因公外出（包括出国）参观学习、考察、参加会议、收集带回的文件材料，要按归档范围规定及时归档。其经费未经相关档案部门签字，财务部门不得报销。
6、公司产品和工程创优、科研成果评奖，应把档案完整、准确、系统作为一项考核内容，相关档案部门未签字者，不能作为成果，不予评奖。
六、图纸的更改
凡因设计、施工、生产、检修等原因引与实物不符合的图纸均应及时修改，使图实相符。
（一） 更改办法和要求
1、图纸更改须项目技术负责人、设计者审批，委托专人按更改通知单规定的内容进行，要确保图纸完整、清晰。
2、图纸更改一般采用杠改、刮换和更换新图三种方式，更改时必须用绘图墨水或碳素墨水。
3、修改内容较好，可直接在图面“杠改”、“刮改”，修改人应在修改处注明“修改标记”和修改根据，并签署本人姓名和修改时间；修改内容较多时，应另出新图取代原来的图纸，新图列入原图纸目录，并且注明所代替的原图图号。
4、整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应重新编制保管单位，并注明原保管单位编号。
5、图纸更改完毕后，要将更改通知单与修改后的蓝图同时归档。
（二） 控制手段
1、根据基建工程项目的建设情况和工程维修、设备改造实际情况，公司有关部门要对图样的更改和竣工图的编制提出要求，设计、施工单位应按照要求进行修改和编制，否则将按照有关规定给予经济处罚。
2、档案管理人员应履行职责，对更改入库的图纸认真检查、严格把关，对未按规定更改者，有权提出重新更改要求。
七、档案的分类、保管期限、整理、排架和编目
（一） 公司档案按照《电力工业企业档案分类表》及《西北电力企业档案分类和保管期限表》进行分类和确定保管期限，分库保管。
（二） 档案保管期限分为永久、30年、10年三种，确定保管期限原则：
1、公司大事记、组织沿革、电力志等材料。（永久）
2、公司年度和年度以上的计划、总结、统计材料。（永久）
3、公司年度以下的计划、总结、统计材料。（10年）
4、公司简报、会议纪要、月度工作任务书、延川电力等材料。（10年）
5、公司重要职能活动的安排、方案、总结材料。（永
久）
6、公司一般活动的总结、一般问题的调研材料（10年）
7、公司机构设置、撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印章启用和作废等文件材料。（永久）
8、公司制定的管理制度、规定、办法、细则等材料。 （1） 重要的需长期执行的。（30年） （2）一般性的。（10年）
9、上级机关制发的关于本机关领导人任免及本机关人事任免文件。（永久）
10、年度经营指标、考核兑现材料。（永久）
11、受县级以上表彰奖励的先进集体、先进工作者文件材料。（永久）
12、公司受县级以下表彰、奖励的先进单位、先进工作者等材料。（30年）
13、公司对有关人员的处分材料。 （1） 受警告(不含)以上处分的。（永久） （2） 受警告处分的。（30年）
（3）一般的处理决定及通报批评材料。（10年）
14、职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料。（永久）
15、人事考核、职称评定工作文件材料。（永久）
16、职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根。（永久）
17、职工花名册、党团员、工会会员花名册、批准加入 10
党团组织的文件材料。（永久）
18、党、工、团工作报告、总结、换届选举结果（永久）。
19、房产、土地所有权和使用权的文件材料。（永久） 20、公司与有关单位签订的合同、协定、协议等文件。 （1） 重要的。（永久） （2）一般的。（10年）
21、职工承担、购置本单位住房的合同、协议和有关手续。（永久）
22、职工住房分配、出售的规定、方案、细则、职工住房情况统计、调查统计、住房申请。（30年）
23、上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料。 （1） 重要的。（永久） （2）一般的。（10年）
24、上级机关制发的非公司业务但要贯彻执行的文件材料。（10年）
25、公司制发的业务文件。
（1） 重要的需要长期执行的。(30年) （2） 一般的。(10年)
26、公司处理群众来信来访、办理人大代表提案等材料。（10年）
27、公司的请示与上级机关的批复。 （1） 重要业务问题的（永久） （2） 一般业务问题的（30年）
28、公司物质采购计划、审批手续、招标、投标、购置等文件材料，车辆调拨、保险、事故、转让等文件材料。（30年）
（三）档案的整理
1、文秘档案按照《文秘档案案卷格式》进行整理。
2、科技档案按照《科学技术档案卷构成的一般要求》进行整理。
3、会计档案按《会计档案管理办法》要求进行整理。
4、音像档案按照不同载体分别进行整理。
5、档案的排架
（1） 文秘档案案卷排列是按年度—大类—案卷顺序号。
（2） 科技档案案卷排列是按大类—工期—案卷顺序号。
（3） 会计档案案卷排列是按类别—年度—案卷顺序号。
6、档案的编目
（1） 档案编制总目录和分类目录。
（2） 文秘档案以年为单位建立目录和编号。 （3）科技档案以工期为单位，按大类建立目录和编号。 （4） 会计档案以类别建立目录和编号。
（5）音像档案载体，以大类为基本单位，以案卷为登 12
记单位，依照案卷整理排列顺序进行流水登记。
八、档案的开发利用
（一） 档案管理人员，应根据工作需要编制必要的检索工具。如档案案卷总目录、分类目录、卡片等。
（二）档案管理人员应熟悉所保管的档案，了解生产、科研、基建、经营和管理工作，积极提供档案资料，为各项工作服务。
（三）档案室应根据需要组织编制各种专题资料，积极开发利用档案。
（四） 对公司职工借阅档案的要求
1、公司职工均可借阅、查阅与本职工作有关的档案，但必须出示证件，办理必要的手续。
2、查阅档案应在档案室进行，如须摘抄应经档案管理部门负责人同意，如需复制应经档案管理部门主管经理批准。不准复制、摘抄与本人所查内容无关的档案。
3、借阅档案应进行登记，凡通过借阅的档案解决了重大问题或取得了一定经济效益、社会效益的事例、应及时反馈给档案部门。
4、查阅密级档案应按保密规定办理。
5、档案借出一般不得超过七天，如遇特殊情况，由档案室负责人确定。
6、借出、归还档案应严格清点和办理签字手续。
7、借查人应妥善保管、爱护档案，不得删改、涂污、勾画、加注、拆散、损坏档案，不得转借他人。
8、因公外出须带档案时，经经理签字，一般可带复印件或副本，密级档案应通过保密手续传递。
9、凡因下列情况之一者，应立即将档案归还档案室： A 因工作调动、退（离）休、退（离）职者等。 B 因事外出，请假超过一周者； C 因档案部门工作需要时。
10、对外单位人员借阅档案的要求
（1） 外单位人员须持单位正式介绍信，经主管领导批准，填写“借阅登记单”后，方可在档案室查阅档案，一般不得借出或复制。
（2） 外单位确需复制档案，应办理审批手续，按有关规定收取费用。
11、凡借出档案发生遗失或损坏时，应立即报告档案部门，采取补救措施，对所产生的后果由借阅人员负责，并按《档案法》等有关规定处理。
九、档案的鉴定、销毁与移交
（一）档案鉴定工作由公司领导、专业人员和档案人员组成鉴定小组有计划的进行。
（二）档案鉴定的方法是根据《档案保管期表》直接鉴定档案的内容。要逐卷逐件审查，要从文件材料的实际情况
出发，详细具体的研究分析，作出恰当的判定。在保管单位备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责签名，注明日期，每次鉴定要写出鉴定报告。
（三）档案通过鉴定，要求达到划分保管期限为准，案卷质量达到标准规定，发现档案不准确、不完整时，要及时责成有关部门和人员负责修改、补充。
（四） 超过保管期限的会计档案，对其中未了结的债权债务的原始凭证、涉及对外事物的产权转让收支凭证，精简下放、离退休、退职、因病伤亡、职工调资名册、落实政策、处理历史遗留问题的支付凭证，建设单位的下马工程未完成建设项目的会计档案，均应抽出另行立卷，由档案部门补充到有关案卷内保管。
（五）对超过保管期限无保存价值的文秘、科技档案材料，进行造册登记，并提出销毁意见，经主管领导批准后销毁。需要销毁的会计档案经主管领导审查，报上级主管机关批准后销毁。
（六）销毁档案一定要到指定地点销毁，并指定两个人监销。监销人员对拟销毁的档案必须认真清点，核对，严格履行职责。销毁人和监销人均应在销毁清册上签字。签订报告和销毁清册要归档保存。
（七） 档案室根据上级有关规定，负责向有关部门移交档案。移交档案必须经经理批准后进行，由档案室编制移
交目录一式两份，交接时，双方应在移交目录上签字，各存一份。
（八）档案管理人员调动工作、离退体、退职时，必须办理移交手续后方能离开工作岗位。
十、档案管理保密工作
（一）档案是党和国家的宝贵财富。凡涉及国家安全和利益，在一定时间内只能让一定范围内的人知悉的文件材料，规划保密范围。
（二）档案保密工作要内外有别。对外必须坚持保密，对内则在遵守国家保密规定的前提下，提倡协作交流，便于提供利用。
（三）对档案管理人员的保密要求：
1、档案部门要配备政治可靠的人员。
2、档案管理人员要认真学习、宣传贯彻《档案法》、《保密法》和上级有关保密规定，以此来检验、指导自己的工作言行。
3、档案管理人员要树立保密观念增强保密意识，不得以任何方式泄露党和国家秘密。对于违反保密制度的人和事，要坚决抵制，并及时向有关领导反映。
4、属于保密范围的档案，都应标明密级，对不同密级的档案，应由不同范围的人员查阅利用，不得擅自扩大利用范围。
5、密级档案的管理
（1） 保管密级档案的库房和门窗要坚固，并有防盗设施。
（2）档案装置要牢固严实，档案柜钥匙要专柜保管。 （3）建立档案安全检查制度，每年年底对全部密级档案进行逐一清点。
6、密级档案的利用
（1） 利用“秘密”档案须经档案公司领导同意，“机密”档案须经主管公司领导同意。
（2） 利用密级档案，一般只能在档案室阅览室查阅，如因工作特殊需要外借时，须经主管领导批准，借阅时间不能超过三天。
（3） 利用密级档案，一般不能摘抄、复印、翻印，如因工作特殊需要，须经主管领导批准，同时要限期收回销毁。
7、对已经失去保密价值的档案，应按照有关程序和规定，及时进行解密工作，并在案卷上取掉保密标记。
8、要建立奖惩制度，对执行保密制度好、成绩显著的部门及个人，要给予表扬奖励；对违反保管制度的，应按情节轻重，酌情给予处理，直至追究刑事责任。
十一、档案库房的管理
（一） 基本要求
1、档案管理人员应刻苦钻研档案保护技术，不断提高科
学技术水平。
2、档案库房要有专人负责管理，无关人员不得入内。交接档案时要认真清点，手续完备。
3、档案库房应做到整齐、清洁，档案柜架和案卷排列科学，便于查找。
4、走廊、通道应畅通无阻，不得堆放杂物。
5、办公室、整理室与档案库房分开。
6、定期对各种载体档案进行清点核对，做到帐、卡、物相符，存毁有据。
7、录音带、录像带每半年倒带一次，计算机光盘每隔半年检查一次。
8、发现档案有损坏或异常，要及时查明原因，设法采取补救措施。
（二） 温度、湿度控制
1、档案库房应根据档案载体、保管特性、控制好温湿度。必要时安装空调、去湿机、加温器等设备。对库房的温湿度作定期的测量记录。
2、档案库房的温度作定期的测量记录。
3、档案库房的温度应控制在14℃—24℃，相对湿度控制在（45～60）%。
4、安放温湿度计，应考虚库房面积、档案多少和当地气候等条件，选择有代表性的位置，不得放在库内死角、门
窗、通风口旁。安放的高度应根据观测员的身高、保持平视即可。
5、温湿度计要定期检查和校验。
6、档案柜架应与墙保持一定距离，成行地垂直于有窗的墙面摆放，便于通风降温。
7、新建库房竣工后，应经6-12个月干燥，方可投入使用。
（三） 防虫、防霉、防鼠、防尘
1、档案柜内要投入有效的防虫、防霉变药物，要定期检查，发现问题及时处理。严禁使用失效和过期药物。
2、库房内禁止存放食品等其它无关杂物。
3、要定期松动档案，使案卷之间透气，不可挤的过紧。
4、接受档案入库时要认真检查，确保无灰尘，无虫害、无霉变方能入库。
5、做好防鼠灭鼠工作。
6、档案库房门窗必须严密，防止风沙灰尘进入。
7、库房的墙壁、地面要平滑、定期除尘、清扫。
（四）防光与照明的管理要求
1、档案库房应用白炽灯作照明光源。
2、档案库房不宜采用自然光源，要防止阳光直射。
3、档案库房一般应少留窗户，窗户要窄小，采用外淡内暗的双层窗帘。
（五） 防火与防盗
1、档案库房门窗必须十分牢固、牢靠，必要时镶嵌铁皮、安装铁栏、保险和报警器。
2、档案库房内严禁存易燃易爆物品，严禁吸烟，动用明火。
3、档案库房必须配备适合档案用的消防器材，并按设备要求定期检查、更换。
4、档案库房钥匙不得随身携带，备用钥匙专人妥善保管。
5、档案库房内的电气设备要科学管理，定期检查，做好维护工作，防止意外事故（如火灾、触电）发生。
6、档案库房离人时，要关窗锁门，节日要加封条。
十二、档案统计
（一）档案统计工作必须加强管理，应有专人负责次项工作，并遵守保密规定。
（二） 档案室应按照国家制定的统计年报和上级主管部门制定的专项统计报表的格式、项目、内容和要求进行填报。
（三） 档案部门应认真做好平时统计台帐，为统计工作打好基础。
（四） 档案统计必须及时、准确。
十三、检查与考核
按《延川县供电分公司岗位经济责任制考核办法》检查与考核。
二〇一三年一月十三日
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