美森发【2013】11号 签发人：张浩宇
关于建立文件和档案管理制度的通知
公司各部室：
加强公司的文件收发、人事档案、合同签约、工程技术资料、设备随机原始资料、图纸、说明书及安全生产管理等综合资料的管理，是公司长远发展、应对各种突发事件、操作维修保养设备必不可缺的部分，也是公司基础管理工作的重中之重。为此，特制定建立文件和档案管理制度，现印发给你们，各部室务必按该制度落实本部室的建档和设置专人管理工作。
一、综合部要对文件收发、公司各种会议记录、证照、人事档案、职业卫生健康检查档案进行登记造册，设专人管理，明确责任，严格执行保密纪律和执业纪律。一般档案，文件存档一年以上，作为今后工作指导性文件；历史考证资料、单位证件照，按其功能分阶段性或永久性保存。档案管理人员要对建档资料书写工整，字迹清楚，不准有随意涂改的地方，不该本人观看、书写、更改的一律禁止，否则视档案管理人员违纪行为。
二、技术部要把招、投标书，工程合同等每个项目的设备、配件设计制造的图纸、说明书依据主管生产技术副总或技术部长的要求，进行登记造册，建档保管。要根据保管时间要求分类，按图纸号、工程期限有序建档，对属公司机密性的资料要设专柜保管。
三、生产部对每一项工程，每一台设备的制造维修，每一个配件制作的图纸、说明书、任务单都要登记造册，注明时间、经办人。分类、有序装订，建档管理，为生产、质量管理，工期考证提供服务。对资料管理混乱，缺东少西的资料管理员，给予经济处罚或撤换。
四、运营部对采购计划审批、采购合同、销售合同的签约，每一份销出产品的存根票据，同样要登记造册，注明时间、经办人、负责人。分类、有序装订整齐，建档管理，至少保存两年以上。对双方钱物没处理清楚，有纠纷有问题的，要永久保存，直至双方解决满意为止。
五、安质部一要对公司所有设备（凡应归属设备管理的）建立台账管理，对旧设备，能收集到的资料，都要归类登记造册，建档管理。对新购进的设备一定索要随机档案资料，对缺少忘带的，用货款卡其配齐，这对我们的设备管理、操作、维修、保养是不可或缺的。另外设备管理部门要建立健全设备包机、维修保养制度，巡回检查大、中、小修记录，一并存档保管。二要依据安监局关于安全生产管理检查考核细则和职业卫生标准化管理考核细则的要求，建立健全公司的安全生产、职业卫生工作的管理机构、三项制度、安全承诺、消防安全的一系列基础资料。要一项不少的，分类建档管理，为便于上级安监部门的检查，该类档案可存放在公司一楼档案室，公司专职安全员是公司安全生产管理资料的编写人和负责人，安全生产管理档案作为永久保存档案。
六、以上各部门档案管理人员，如工作调动或离职，部门主管领导要及时安排人员进行工作交接，双方办理完交接手续，部门领导方可给予签字，否则不予办理离职手续。
美森工业技术有限公司
二0一三年八月十日
