第三节 几种常用文种的写作
一、报告：
（一）报告的适用范围： 报告是上行文。
《办法》规定：“报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。” 报告只向直接上级报送，是陈述性、汇报性的上行文。
（二）报告的作用：
报告发挥着汇报工作、提供信息、辅助决策、反馈结果、凭证备查等多方面作用，在工作中应用十分广泛，使用频率很高。
（三）报告的特点与种类： 1.报告的特点: (1)陈述性：这是报告在内容和形式上的特点；报告的基本内容是汇报有关情况，对情况的表述必采用陈述方式（叙述手法），要注意的是不要详述或描写，而应概述有关情况。
（2）汇报性：这是报告在行文目的上的特点，即下情上达，以向上级汇报有关情况或工作为行文目的。这也是报告与请示的重要区别点，报告只作汇报而“不得夹带请示事项。”
（3）广泛性：这是报告在作者范围上的特点：它是各级各类社会组织均可使用的上行公文。
2.报告的种类：
按内容的广狭范围分，可将报告分为以下两类：
（1）综合报告：即所涉内容具有综合性、全面性的报告，用于向上级汇报本单位一定时期内的全面工作或多方面工作的情况，为上级相关决策提供参考。各类社会组织领导向有关组织的代表大会报告该组织的全面工作时，亦使用此类报告。
（2）专题报告：即所涉内容具有单一性、专项性的报告，用于向上级反映某项工作、某事件、某特殊情况或专门事项。既可写情况、事故，也可写经验体会、检讨工作失误，内容单一集中，一事一报，便于领导及时予以指导。
按用途及内容分，可将报告分为如下四类：
（1）工作报告：这是用于汇报工作的报告。常用于向上级机关汇报某一阶段的工作情况、上级交办的某项任务的完成情况、对上级某一指示传达贯彻的情况等。 （2）情况报告：这是用于反映情况的报告，与工作报告相比，具有更强的信息性，常用于向上级反映社情民意或汇报工作中出现的问题。
（3）答复报告：这是回答上级机关的询问或汇报执行某项指示的结果使用的报告，是一种被动行文的报告。
（4）报送报告：这是用于向上级报送文件（非法定公文，如计划、总结、调查报告）、物件的报告。
一般而言，工作报告既可写成综合报告，也可写成专题报告；情况报告、答复报告和报送报告则写成专题报告。
（四）报告的写法：
报告的基本组成部分是标题、主送机关、正文、落款。 1.标题
报告的标题写作无特殊性，按公文标题的一般要求制作即可。如《关于2008年环保工作的报告》、《东平中学关于男生1舍发生火灾事故情况的报告》。
2.主送机关
报告的主送机关一般是发文机关的直属上级机关，因而通常用习惯的简称，如“市委”、“市人民政府”、“集团公司”等等。受双重领导的机关向上级机关呈送办公，一般应根据报告内容的针对性，确定某一上级为主送机关，另一上级为抄送机关；在某些特殊情况下，才能一并列为主送机关。
3.正文
报告正文的一般结构由报告缘由、报告事项、结束语三部分组成。
报告缘由：以概括性语言简要说明报告的背景、主要内容和结论等。段末常用“现将有关情况报告如下”等过渡语引出报告事项。
报告事项：这是报告的实体内容。其基本构成大致为：工作（情况）陈述及分析、经验或教训总结、处理措施或今后的计划。一般宜采用条列式结构，分条列项安排内容，务求层次井然、条理清楚。
报告结语：通常以“特此报告”、“特此报告。请审阅”、“以上报告，请审查”，或“以上报告如有不妥，请指正”等惯用尾语作结。
4.落款：按公文落款的一般要求制作即可。
不同类型的报告，因其内容有异而在正文写法上有所不同。在此，对按用途和内容分类的四种报告予以简介： （1）工作报告：
工作报告往往带有工作总结的性质，重在汇报已做了哪些工作，是怎么做的，取得了哪些成绩，尚存在什么问题，今后的打算。此类报告内容丰，篇幅长，尤应强调“言之有序”地安排结构，可采用分条列项的方式逐层陈述工作的方方面面，也可用小标题统率并分而述之。工作报告正文的主要内容包括以下几个方面：
基本情况：简要陈述工作概况和基本做法。
成绩和经验：具体陈述工作的开展情况，工作中的认识、采取的措施、取得的成绩，并进而从工作实践中升华出理性的认识，总结出工作经验，以指导今后的工作。
问题和教训：陈述工作中存在的问题、缺点，进而分析原因并总结教训。
对策、措施或今后的打算：针对所述情况及经验教训，提出改进工作的措施或今后工作的打算。
不同目的的工作报告，对上述各项内容有不同的侧重点。重在总结经验、教训的工作报告，应当注重工作情况的分析，对经验和教训详作归纳；重在汇报工作情况的工作报告，则应详述工作情况、过程、做法，略写经验、教训。
（2）情况报告：
情况报告是向上级“反映情况”的报告。所谓“情况”，主要是指事件、现象、和问题。具体指的是以下两种。
其
一、“负面”情况：事故、灾情、案情、敌情；工作中发生的严重问题或重大失误；突发事件。
其
二、重要情况：重要的社情、民情、组织及其成员的情况，如社会生活中的新动态、有关政策规定出台后群众的反映等；举办重大活动、召开重要会议的基本情况；贯彻执行上级重要指示、精神的情况；督办或检查某项重要工作的情况，如财务、税收、物价、安全、卫生等项工作的检查结果。
情况报告正文部分写作内容一般包括：陈述情况或问题，进行原因分析，提出基本看法（有时可提出处理意见或建议）。
反映事故、灾情的情况报告，参照国务院颁发的《特别重大事故调查程序暂行规定》进行规范化写作，其具体内容、结构为：简要叙述事故发生的时间、地点、单位、事故的简要经过、伤亡人数、直接经济损失的初步估计，采取的措施及事故控制情况，事故发生原因的初步判断，对事故的看法和态度。
情况报告的写作做要求： 第一，“一事一报”。情况报告一般都是专题报告，比如集中、单一。
第二，及时报送。情况报告时效性极强，以使上级尽快了解下情，作出决策。对于特大事故，国务院明确要求事故发生单位必须在特大事故发生24小时内写出情况报告报送有关上级组织，以利于有效制止事态的发展和减少损失。
第三，建议具体。若提出处理意见或建议，必须写的具体、明确而简要。 （3）答复报告
其正文须针对上级的询问作答，答复必须完整周详，不可似是而非、模棱两可，也不能挂一漏万或有所保留。
（4）报送报告
其正文极为简短，一般只需一个自然段，简要说明报送缘由，报送文件或物件的名称和数量，最后以“请查收”等惯用尾语作结。
（五）报告写作注意事项 1.如实反映 2.精当论析 3.点面结合
4.注意与“总结”相区别
工作报告与工作总结基本内容是一致的，其相异之处在于：
总结非正式机关行文，不一定公之于众，主要是用于指导今后工作，故内容则是重于经验、教训、体会，写作时主要运用分析论证等方式；报告则是向上级机关正式汇报工作的公文，是写给组织看的，重于让上级了解情况，内容侧重于摆出客观情况、问题，写作时主要运用叙述，不作过多分析。报告除比总结应更加简明扼要外，还须严格依循固定的公文格式。
二、请示：
（一）认知：
⒈功能 向上级机关请求指示、批准。 2.特点：⑴祈请性 （2）期复性
3.种类:根据行文目的划分为：请求指示的请示、请求批准的请示
（二）写作： 1.遵循行文规则：
⑴本机关无权、无力、无法决定或解决的事项才请示；属本机关职权范围，有既定的方针政策可以依循的，应当自行处理，不必请示。
⑵逐级请示。非特殊情况，不越级请示。 ⑶请示必须“一文一事”。
⑷除上一般只送一个机关。受双重领导的机关向上请示，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。
⑸请示不能同时抄送给下级机关。 ⒉ 把握请示格式：
⑴标题：通常用完全式。 提醒：标题中不能有祈请性词语。文种不能是请示报告。 ⑵主送机关：用全称写上级领导机关或者业务指导机关的名称。只写一个主送机关。 ⑶正文：通常由请示缘由、请示事项、结语构成。
A.请示缘由的写作要领是：陈述事实要真实，申述理由要充分。 B.请示事项的写作要领是：明确、具体。
从层次上，缘由和事项有两种安排：缘由不必充分说明的请示，可以将缘由和事项合成一个段写。缘由需充分说明的请示，将请示缘由和请示事项分成两个层次写。
C.结语：可无（缘由后有过渡语的，不写）；
可有：当否，请指示（批示） 特此请示，望批准 以上请示（意见）当（妥）否，请指示（批示） 以上请示（意见），如无不（当）妥，请批转。
【注意】要在成文日期下一行“附注”处标注：联系人及其姓名、电话号码！
（三）例文：
根据下面材料，代为渝西县监察局写一份给渝西县人民政府的请示，并写一份批复。 我局自1987年成立以来一直没有配备办案专用汽车，骑自行车办案不适应要求，往往贻误取证时间，影响办案效率。今年以来，群众举报违纪线索增加，办案频率加大。请求县人民政府拨款人民币60万元购买办案专用汽车2辆。
[提示：标题完全式，成文日期（2008年5月30日）下一行要有附注（联系人：李文强，电话：49583468）。
例文： 渝西县监察局关于拨款购车的请示 ××县人民政府：
我局自1987年成立以来，一直没有配备办案专用汽车，骑自行车办案不适应要求，往往贻误取证时间，影响办案效率。今年以来，群众举报违纪线索增加，办案频率加大。为了提高办案效率，我局急需配备办案专用汽车2辆。特请求县人民政府拨款人民币60万元，作为我局购买办案专用汽车2辆的费用。
特此请示，望批复
渝西县监察局（印章） 二OO八年五月三十日
（联系人：李文强；电话：49583468）
渝西县人民政府关于同意拨款购车的批复 渝西县监察局：
你局《关于拨款购车的请示》（渝西监察〔2008〕68号）收悉。经研究，现答复如下：同意拨款60万元人民币，作为你局购买办案专用汽车2辆的费用。望专款专用，不得挪着它用。
特此批复
渝西县人民政府（印章）
二OO八年六月十三日
三、总结：
（一）总结的含义：
总结是机关、团体、企事业单位对前一段的工作进行回顾、评价和分析研究，找出成绩与问题、经验与教训，用来指导今后工作的公用事务文书。
总结是公用事务文书中应用范围较广，使用频率较高，写作难度较大的一种文体。通常所说的工作小结、工作体会也是总结，但其内容较单
一、经验较粗浅、工作时间较短促，不足以作为规范的总结的范型。
（二）总结的作用： 1.明确得失,把握规律 2.强化管理,促进工作 3.点面互动,借鉴推广 (三)总结的特点与种类: 1.特点:（1）回顾性——以第一人称的视角来表述；（2）评价性；（3）理论性。 2.种类: （1）按性质分：综合性总结（全面总结）、专题性总结（专题总结）。
（2）按内容分：工作总结、学习总结、会议总结、思想总结、生产总结、科研总结等。 （3）按时间分：年度总结、季度总结、月份总结等。
（4）按范围分：集体总结（厂部、车间、班组总结等）和个人总结等。
（四）总结的写法：
总结由标题、正文和落款三大部分组成。 1.标题: （1）公文式：一般用于工作总结。由单位名称、事由、时间、文种四要素组成，如《××公司2008年度基建工作总结》；也可由单位、事由、文种组成，如《××公司关于开展科学发展观学习活动的总结》；还可以由事由、文种组成，如《关于财政收支情况的总结》。
（2）新闻式：单标题，如《××公司青年科技队伍茁壮成长》；双标题，如《开源节流闯新路，和谐发展奏凯歌——××公司2008年工作总结》。
2.正文： 总结的正文结构形式主要有四种：
（1）四部式：基本情况、主要成绩与经验、问题与教训、今后打算——传统写法。 （2）阶段式：按照工作阶段或时间顺序分别阐明各个阶段的情况、成绩、问题。多用于周期长、阶段性突出的工作总结。但应注意不可平均用墨，应重点突出、详略得当。
（3）并列式：多用于大型的专题性经验总结。将总结的内容按性质分类，划分为并列的多个部分进行总结，个部分之间紧密联系又相对独立，共同表现总结的主题。并列式结构框架醒目，易于写作。
（4）总分式：先概述总体情况，再分为若干项工作加以总结，逐一对每项工作的成绩、经验、问题等加以阐明。总分式结构较为复杂，写作难度较大，多用于大型的、全面的综合总结。
3.落款：
正文后是落款部分，应暑上单位全称和行文日期。如果在标题和题下 已经标明，落款也可省略。
（五）总结的写作要求： 1.实事求是,揭示规律 2.分清主次,突出重点 3.写出个性,注意深度 4.条理清晰,精练明白
教学参考书
1.教材：张家恕等.现代应用写作教程[m].重庆:重庆出版社,2006 2.法规指导性文件
⑴中中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》 ⑵国务院《国家行政机关公文处理办法》 ⑶国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999）
⑷国务院办公厅《关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》
⑸国务院办公厅秘书局《国务院公文主题词表》
⑹中华人民共和国国家标准·出版物上数字用法的规定（GB/T158355—1995） ⑺国家语言文字工作委员会、中华人民共和国新闻出版署《标点符号用法》 3.参考书
⑴董小玉,刘俐,刘苏.现代应用写作训练教程[M].重庆:西南师范大学出版社,1999 ⑵傅德岷.应用文写作教程[M].乌鲁木齐:新疆人民出版社,2002 ⑶彭继良编.新编公文写作大全[M].南宁:广西人民出版社,2001 ⑷裴显生,王殿松.应用写作[M].北京:高等教育出版社,1999 ⑸何崇文,韩健敏,张家恕.现代通用写作[M].重庆:重庆大学出版社,1997 ⑹甘利增等.新编应用文教程[M].重庆:西南师范大学出版社,1998 ⑺蒋媛媛,陈秀,邓颖.现代应用文写作[M].成都:电子科技大学出版社,2006 ⑻张家恕等.新编应用写作[m].重庆:重庆大学出版社,2001 2009年8月25日编写于重庆文理学院
