中小企业IT组织建设
徐志科
一、中小企业信息化建设的特点
1、中小企业信息化建设的必要性
中小企业在走向市场的初期，创业者的个人魄力、魅力和胆略被认为是企业成功的主要因素，对于管理和变革以及信息技术的应用重视不足。但随着中小企业不断发展，信息化的重要性逐步得到体现。尽管信息化管理不能对提升中小企业的竞争力产生立竿见影的效果，但不进则退，与已经实施信息化的企业或竞争对手相比，忽视信息化的企业不可能具备长期竞争力，更无从谈及“优秀”和“卓越”。企业规模大小并非人们仰视的标准，因为市场本身有大有小，但长久的生命力和随需应变的能力应是企业追求的目标。随着信息化的发展，企业发展与信息化管理将无法割舍，通过信息化快速反应和决策的企业将获得突围的先机。
2、中小企业信息化建设的特点
目前，我国中小企业信息化建设呈现以下几个方面的特点:
（1）意识和投入比例上升。随着国家信息化战略的实施，作为中小企业的管理人员，确确实实地认识到信息化带来的效率，因此随着意识的加强，投入的人力、财力、物力资源的比例也在逐步上升。
（2）网络应用水平参差不齐。目前我国企业只有10%左右实施了ERP(企业资源计划)和CRM(客户关系管理)方案，进入了信息化建设的高级阶段。而绝大多数企业的信息化水平还停留在文字处理、财务管理等阶段，局域网的应用也主要停留在信息共享的层面上，生产控制方面的应用并不普及。
（3）中小企业信息化地区差异明显。企业信息化建设的阶段与地域发展的不平衡是我国中小企业信息化建设的另一个特征。沿海地区企业信息化建设的进程快，企业对信息化的认知度!基础设施建设、参与电子商务的程度明显好于其他地区，
二、中小企业IT组织结构
1、中小企业IT部门定位
IT部门定位主要是明确IT部门跟业务部门的关系。IT部门对国内大多数中小企业来说还是一个新的部门，许多中小企业设置这个部门不过才几年时间。其中，许多中小企业的IT部门仍然还徘徊在企业的边缘。这些企业IT部门只有
3、5个人，事无巨细，只要与电脑沾边的事情都管。IT部门就像是企业的保姆一般，整天忙得团团转，但由于IT对于业务的推动作用基本上可以忽略不计，所以IT部门的地位也就微不足道，这些中小企业一般把这个部门设置为二级部门，它通常设在不同的一级部门之下，诸如财务部门、办公室、营销中心等。IT部门在企业的地位无足轻重，是一个跟随性的维护组织，在企业发展变革的过程中扮演龙尾的角色，在收到明确的需求后，起到执行者的作用，从总体上来看，是企业改革的最终工具，仅此而已，其成员可能更多地关注于技术。
2、中小企业IT组织结构图
从IT部门外的组织结构来看，中小企业的IT部门与公司的主要职能部门（如生产部、财务部、市场与销售部、研究与开发部等）之间的关系，构成了一个中小企业IT部门外的组织结构，这通常是一些中小企业至今仍在沿用的一种结构模式。中小企业的IT部门一般放在企业的财务部中，由财务部副总裁负责，CIO的地位也仅仅是一个信息部经理，如图1所示：
图1：中小企业IT部门与其他职能部门的关系
这种模式的产生缘于中小企业中IT部门的职能一般最先都用于财务部所需数据的统计和分析。按发展的眼光来看，这是一种较为落后的IT组织模式，不能有效地满足公司其他职能部门，特别是市场、研发等部门对IT日益迫切的需求。但这种模式对一些小型的尤其是制造加工型中小型企业有一定的可取之处。
中小企业由信息部经理管理下的IT部门的内部组织结构一般如图2所示：
从图2中可看出，IT部门的主管是信息部经理，在其之下，一般设置硬件与网络、系统与程序、系统与程序等职能部门。随着中小企业的发展，技术规划和用户联系等职能部门的设置也有可能逐步实现。
（1）信息部经理职责如下：
图2：中小企业IT部门的内部组织结构 负责信息化工作的运行和管理； 制定信息化工作发展计划和工作总结； 负责信息系统内部人事工作安排； 指导信息中心各个部门之间的工作； 网络硬件设备、基础设施建设、系统平台的建立和日常维护工作，保障网机房的工作； 日常生产系统的运转；
（2）硬件与网络部门职责如下： 络畅通和系统正常运行；
障；
所有提供基本操作功能(数据输入、控制等)的事务； 其它非预定的系统工作。 相关的技术和市场调研，为相关项目实施和设备选型提供技术支持和保设计、增强和实现计算机信息系统；负责信息系统的设计、开发工作； 将设计说明转化成计算机能读入和解释的指令； 建立系统运行维护的管理制度和工作流程标准； 为信息化建设提供硬件和网络平台的技术支持、技术咨询和技术服务。 （3）系统与程序部门职责如下：
随着中小企业的不断成长，中小企业的IT部门也将随之发展成熟，一些新的职能部门可能逐步形成，如技术规划部门和用户联系部门，其职责分别如下：
（4）技术规划是整个IT结构的核心，对IT部门及至整个公司的长远发展都有着非常重要的作用，主要负责：
负责协助信息部经理制定有关中心发展的规划和具体实施方案； 了解整体业务发展战略； 收集和归纳业务发展对IT的需求； 起草年度（或中远期）IT建设与发展规划，上报企业主管和信息部经理； 考虑新的IT投资规划对各种资源的需求（人财物），做出关于资源寻求
（内部或外部资源）的建议；
（5）用户联系部门职责如下：
将用户的意见和要求进行分类总结并形成需求意见，提交给技术规划部，帮助用户提出服务请求，并且帮助他们解决困难； 对信息技术部门服务的结果进行用户跟踪，收集反馈意见； 计划和安排用户技术和系统培训。 为今后改进服务、新项目立项做准备；
3、中小企业未来建立和完善IT组织的要点
(1)逐步建立企业信息主管制度。信息化是一项非常复杂的系统工程，一般应该有专门的部门和专门的人员来从事这项工作。随着信息化和中小企业的不断发展，中小企业也应逐步设立信息主管职位，把它当作现代企业制度的一个重要内容，并保证其有充分的行政权力，能负责信息技术机构与其他部门的协调与配合，负责企业的网络信息中心等工作。
(2)建立一支高素质的信息技术队伍。在信息化建设中，中小企业要在与大企业的竞争中建立自己的竞争优势，就应提高以计算机为主的信息化培训工作的重要程度。以集中培训和自学相结合的方式，对IT人才培训，并建立一系列考核标准和达标期限，从而为形成一支高素质的企业信息化队伍奠定基础。
(3)制定和完善企业信息化工作规范。为使中小企业相对零散的信息化正规化，要及时地制定企业信息化工作规范。明确工作内容、工作职责、工作程序、工作要求以及制定相应的考核办法等。这是企业信息化建设必不可少的重要条件。
三、IT人才队伍建设——中小企业IT组织的核心
中小企业IT部门建设中最重要的要素是人才，为了建设现代化的IT部门，中小企业必
须拥有一批既懂信息技术，又懂经济管理的复合型人才，而目前我国的中小企业中这类人才几乎是空白。面对外资企业、国家大型企业人才竞争优势，中小企业更需要以灵活的激励制度以及企业文化吸引和留住IT人才。
1、用合理的待遇吸引和留住人才
在中小企业中，合理、公平的待遇是吸引IT人才的重要砝码。待遇包括薪酬、奖励、福利等。通常，中小企业员工比较看重薪酬，因为，一方面薪酬关系到员工切身的经济利益所在，另一方面薪酬绝不仅仅是工资，它还代表员工个人的地位和荣誉，反映企业对其工作能力和工作业绩的评价，所以企业只有用合理的薪酬才能留住人才。随着员工职位的变化、能力的增长、技术的提高、表现的差异，企业还应该随时调整其薪酬或给予相应的奖励，这样，才能激发员工的潜力，才能极大地调动员工的工作热情。目前，国际上流行的员工持股制度也是留住人才的有效方法，尤其对专门的IT技术人才而言，技术入股是对其技术水平的肯定和认可，体现他的技术对企业发展的作用，并获得分红等经济利益，这样就更能激发其工作积极性，有效的留住人才。另外，企业还应该重视员工的福利，用福利解决员工的后顾之忧，用体贴入微的福利留住人才。福利包括住房、休假、保险等，这些都是与员工生活休戚相关的待遇，中小企业管理者绝不能忽视之。
2、用事业吸引和留住人才
待遇是留住人才的很重要的因素，但不是唯一因素，尤其对于资金较缺乏、员工待遇不可能很高的中小企业，有时事业成功与否往往是决定人才去留的关键因素。因此中小企业要想留住人才，就要满足人才的事业心和成就感。对于刚引进的IT人才，中小企业在引进后需要给他们安排既能发挥才能，又具有挑战性的工作，赋予重任和一定的自主权，并支持他们的工作，帮助他们取得成功。在引进IT人才的同时，也要注重培养企业的本土的IT人才，不要有 “喜新厌旧”的思想，使这些员工产生自己已被冷落或将被淘汰的感觉。这些员工在以往的工作中积累了较丰富的经验，只是随着企业的发展和变化，可能他们的技术和知识已不能满足企业信息化的要求，企业管理者应该及时地培养他们，使他们不断进步和提高，成为现代企业所要求的人才，也使他们对企业产生信任感，对工作产生责任感，心甘情愿为企业工作。
3、用和谐的企业氛围吸引和留住人才
人才对工作环境都会有一定的要求，企业只有营造良好的工作氛围才能吸引和留住IT人才。企业管理者应树立“以人为本”的人本主义管理思想，应该尊重员工、关爱员工、善待员工。中小企业规模不大，人员较少，有利于管理者与员工进行交流，进行面对面的沟通。管理者应认真倾听员工的意见和建议，积极解决员工工作和生活中的困难，这样，管理者就能以其内在的亲和力和影响力使员工团结在他的周围，心情舒畅、不遗余力地为企业工作。否则，若管理者仅仅把员工当成 “物”来管理，对他们“颐指气使、过渡使用、漠不关心”，那么，员工就会产生压抑和抵触情绪，这时即使给予高薪，也很难留住人才。另外，中小企业应塑造良好的企业文化，致力于健康丰富的文化制度建设，使企业形成生机勃勃、充满活力、团结向上的气氛，员工能工作和生活在宽松、愉快的环境中，这也是留住人才的不可缺少的条件。
总之，随着信息化的不断发展，IT组织结构的合理建设对急需发展的中小企业变得越来越重要，中小企业管理者一定要充分重视和解决该问题，充分运用信息化建设来提高企业的竞争力，加快中小企业的发展和壮大。
