集团办公室日常工作及礼仪规范管理暂行规定
为加强办公室正规化管理，规范员工日常行为，提高员工精神面貌和企业形象，制订本制度。
1.考勤
1.1公司实行“打卡”式考勤管理制度，工作时间为上午8：00—12：00下午13：00—17：00，上下班需打卡。尽量提前5-10分钟到岗。
1.2工作时间不得擅自离岗，因公外出需经部门领导同意，并填写《外出登记表》，用车则填写《用车申请单》。
2.请假
2.1办公室人员如遇特殊事件，不能正常上班的，需提前当面向部门主管请示，经批准后，方可到人事部门办理正常的休假等相关手续。
2.2如遇突发事件，不能正常提前请假的，应用电话或其他方式向部门领导请示，并于上班后，补办请假手续。
2.3上述请假同时应报办公室人事人员备案，以便日后考核查阅需要。请假以不影响正常工作为前提，并每月请假不能超过2次，特殊情况除外。
3.办公纪律
3.1所有人员的手机必须保持24小时畅通，以备紧急情况下可以随时联系到相关人员。
3.2办公人员应自觉遵守公司的相关保密规定。尤其是领导身边的司机、助理等特殊岗位人员，要恪守职业道德，谨言慎行；未经许可，不得随意散布跟领导生活、工作相关的信息内容。
3.3公司电脑仅限工作使用，严禁在公司电脑上做与工作无关的事情，如打游戏、聊天、浏览非法网站（色情、赌博、暴力等）；严禁用公司电脑发布违法信息。
3.4爱护公司财务，自觉保持已领用办公设备及用品的整洁。注意不要将水洒到电脑键盘上，不用湿抹布清洁电脑屏幕或键盘。
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34.办公环境
4.1自觉维护办公场所清洁卫生，每天到岗后应立即对个人及所负责公共办公区域进行清理（包括但不限于保持地面、桌面整洁、所负责区域内绿化植物的养护 等）。
4.2办公室（公共区域）及办公车辆实行禁烟管理，严禁在该区域内抽烟。
4.3办公室内应保持安静，不得在办公室内大声喧哗、打闹、或做其他与工作无关事项。
4.4在使用传真机、打印机或复印机后，所产生的废纸等，须及时处理，重要文件应予以销毁，非重要文件应回收再利用。传真或复印后的稿件，应立即拿走，禁止堆放在传真机或复印机上。
5.办公安全
5.1消防安全：保持消防通道畅通，消防器材布局合理，有效可靠。定期组织员工进行消防知识培训和必要的逃生训练。
5.2用电安全：公司全体人员应加强安全意识，安全用电，节约用电。打水时主动查看饮水机/电热壶的水量并及时补充，防止干烧；下班前关闭照明、电脑、电热壶等办公设备的电源。各部门安排轮值人员每日下班前进行巡检，如发现未按规定关机员工，每次罚款20元。
5.3门窗管理：
5.3.1办公室大门钥匙由行政部指定专人保管，如需加班，请提前向部门或行政部门申请借用办公室大门钥匙，并办理登记手续。其他办公室钥匙由各部门领导指定本部门人员保管。钥匙保管员每日下班前必须确认门锁好以后方能离岗。
5.3.2办公室的窗户原则上是封闭的，如有特殊情况需要开窗，需向行政部申请，取得物业公司同意后，由物业公司专人负责开启。已经打开的窗子，下班前以及大风大雨天气时必须及时关闭，以防发生危险和意外；严禁高空抛物。
6.办公礼仪
6.1着装：公司要求着正装（商务休闲装）、化淡装上岗，着装上要求美观得体，整洁大方；除特殊需要，尽量不穿休闲服或者运动服；严禁奇装异服，男士不留长发，女士不化浓妆、不穿过分暴露的衣服。
6.2语言：上班保持良好的精神状态，微笑待人，礼貌用语；语音清晰、语气诚恳、语速适中、语调平和、语意明确，言简意赅。
6.3访客接待：“请”字当头，“谢”不离口。访客进入公司，应抬头行注目礼“您好，请问有什么可以帮您？”，并请访客入座，端上茶水，迅速与相关人员联系，确定接见访客，方可引入会议室等待；如不接见，宛转谢绝。待访客离开后，及时清洗烟缸、茶杯，将会议室恢复整洁。
6.4电话接听：铃声三声内必须接听，“您好，XX集团/XX公司，请问有什么可以帮您？”转接时要说“请稍等，我帮您转接”，有人接听电话再挂机，如无人接听，做记录转达。特别判断是否是广告推销等电话，问明情况转入相关部门处理，如果公司无此需求，婉言谢绝。
7.公司资料、办公用品领用需签字登记，名片印制要及时，合理领取，节约使用。
8.收到报刊信件、包裹等物品时，及时通知相关人员领取。
9.本制度的检查、监督部门由公司相关部门执行；若有员工违反其中的任何一项，第一次将相关部门给予其口头警告处分并监督其立即改正，第二次违反者，将记录并通报财务部门进行罚款处分，每次20元。
10.本制度由公司行政部负责解释、修订。自签发之日起执行。
XX集团行政部
2014年4月29日
