会计制度设计
案例背景与分析
背景：
小丽作为单位出纳，负责现金、银行存款的收付，并掌管空白支票和企业在银行预留的法人代表印章，财务章，自己从银行取银行对账单并负责与银行对账。她有一个男朋友小张。
男友买车需要钱，小丽壮着胆子偷拿了一张七千多元的支票为男友买车。
小丽每月提心吊胆，祈求不被领导发现。取回银行对账单后，小丽对着原对账单把偷拿的款项去掉，并填制银行存款余额调节表。
小丽在忐忑不安中度过了一个月，可什么事也没发生。 男友变本加厉，胃口越来越大。小丽胆子也越来越大，在前后不到一年的时间里，共八次用同样的手段挪用公款近一百二十万元。谁知小丽男友不久携款外逃。
小丽如梦方醒，自知罪孽深重，走投无路。
小丽明白自己违反了《会计法》，《会计基础工作规范》，《会计人员职业规范条例》等国家有关法律法规的规定，最后不得不向公安局投案自首。
分析：
从这个案例中可以看出小丽所在的单位缺乏健全的货币资金内部控制制度，有以下几个问题： (1) 职务未分离
出纳除了办理涉及现金、银行存款收付的本职业务外，同时还兼保管银行存款全套印鉴、核对银行对账单等会计业务，一人身兼数职，混岗和职能的交叉引起货币资金的挪用和侵吞。 (2) 缺少稽核制度
月末无货币资金的清查盘点制度，导致小丽挪用公款，涂改银行对账单等违法事实没有及时发现、制止。 (3) 无明确的岗位责任
会计、出纳岗位职责划分不清，缺乏监督和牵制机制。 (4) 无有效的控制程序
无上级审批就可提款。出纳人员可以擅自签发支票套购物品，不留存根，不记账，将公款及实物据为己有。
货币资金内部控制制度
（一）目 的：为规范企业货币资金控制，特制定本制度。
（二）适用范围：本规定适用于一般的中小型生产企业。
（三）主要制度规定：
1、建立不相容职务岗位分离制度
不相容职务是指企业里某些相互关联的职务，如果集中于一个人身上，就会增加发生差错和舞弊的可能性，或者增加了发生和舞弊以后进行掩饰的可能性。
所以就小丽所在的会计部门来讲，出纳和会计这两个职务，不能由同一人担任，即：出纳只负责货币资金的收付、保管各种空白收据、支票、发票等，不能兼任会计审核、会计档案保管和登记债权、债务、收支、费用等分类账、总账的工作。应该根据分工原则，尽量地将涉及到现金的业务由不同的人员来完成，避免只由一个人去办理货币资金业务的全过程。
中小企业应根据自身情况，设立会计人员、出纳人员、审批的领导、专用印章保管人员、稽核人员、会计档案保管人员及货币资金清查人员等岗位。如果企业的确人手有限，也应保证实行钱账分管，即管钱的不管账，管账的不管钱。此外，企业还应该注意以下几种职务之间的分离：授权批准职务与执行业务职务，业务经办职务与财产保管职务；财产保管职务与会计记录职务。
2、建立稽核制度
中小企业出于管理成本的考虑，一般不设置专门的内部审计部门，所以中小企业的内部审计控制，可以定期聘请注册会计师对企业的账目进行审核，看是否存在错误和营私舞弊的现象。而在日常的工作中，也应有企业内部的稽核制度，加强以下两点的稽核：
(1) 库存现金的盘点稽核
库存现金的盘点控制包括出纳人员自身随时进行的日常盘点和专门财产清查人员的定期和不定期盘点两个方面。
1.出纳人员的日常盘点。现金出纳人员必须在每日营业终了结出现金日记账余额并实地盘点现金，将现金日记账余额与实地盘点结果相核对。如发现账实不符应立即报告主管人员，以便及时查明原因并采取措施妥善处理。
2.专门财产清查人员的定期和不定期盘点。在现金出纳人员日常盘点的基础上，还应由专门财产清查人员进行定期与不定期相结合的复核、检查性盘点。这种复核、检查性的盘点除了对现金进行实地盘点外，还应审核现金收付凭证和有关账簿等资料，检查现金收付业务的合理、合法性，包括账簿资料是否完整、齐全，有无遗漏、计算错误等情况；检查库存现金限额的遵守情况；有无“白条”顶库、挪用情况，并在清查盘点报告的“备注”栏说明。清查结束后无论是否发现问题，都应将清查盘点结果填列在“库存现金清查盘点报告”上，并由清查人员和现金出纳签字盖章，以确保其效力。
(2)加强对银行日记账与银行对账单的核对，同时对未达账项的真实性进行核查。
在银行存款业务方面，主要是由会计人员每月末对银行日记账和银行对账单进行核对，并且应该在与银行对过账的前提下，才出会计报表。如发现日记账与银行对账单的余额不相符，应尽快查找不符原因，并编制银行存款余额调节表。会计人员应对银行存款每一笔的收支都仔细审核，弄清楚未达账项的真实性，避免银行存款长期未达，防止循环入账，“拆东墙，补西墙”的情况出现。
3、明确职责分工和岗位责任
（1）部门设置和职责 1.财务部
企业财务部对货币资金实行计划管理，对其收支进行综合平衡，严格控制，确保生产 经营所需资金及时筹措和合理使用。货币资金的支付，必须根据企业的审批权限经由企业主要负责人或分管领导审批，并在财务部内部银行办理相应手续后才能支付；财务部根据各职能部门提供的货币收支计划，进行综合平衡，按年、季、月编制企业资金平衡计划，经领导批准后，严格按计划执行，并认真做好货币资金收支的日常管理工作；财务部有权拒绝支付计划外资金。特殊情况须经有关领导批准，办理追加计划手续，财务部视其当时资金状况，予以安排支付。 2.采购部 负责执行材料物资采购支出计划和多余材料物资销售处理，并有效控制存货（储备资金）、应付帐款（含预付帐款）的资金占用水平：负责备品备件采购支出及购进固定资产指标，并有效控制库存设备、备品备件、应付帐款（含预付帐款）的资金占用水平；负责并有效控制费用支出计划。
3.销售部
负责广告费用支出指标，按企业批准的计划有效控制广告支出总额并按工作进度使用资金。
财务部是货币资金收支信息集中、反馈的职能部门。其它职能部门凡涉及货币资金的收支信息，必须及时反馈到财务部。对外签署的涉及款项收付的合同或协议，应向财务部提交一份原件，以便根据有关合同、协议办理手续。无合同、协议的（或无有效合同、协议），财务部有权拒绝办理；
企业财务部内部银行应按日向销售企业提交销货回款清单，定期与财务部核对资金往来帐务；财务部应于当日下午下班前向有关领导报送货币资金收支日报表，按月报送货币资金收支情况表，并提出相应建议；财务部应及时掌握货币资金收支信息，有权参加产品销售会议，物资订货会议以及重大合同协议的签署，随时掌握货币资金收支动态。
（2）岗位设置和职责
1.会计人员应负责分类账的登记、收支原始凭证的复核及收付款记账凭证的编制。每月末核对银行对账单，并编制银行存款余额调节表。
2.出纳人员应负责货币资金的收支和保管、收支原始凭证的保管和签发、日记账的登记。出纳人员必须根据会计人员填制的内容完整、手续齐全的现金收付凭证，按照业务发生的顺序逐笔登记“现金日记帐”；现金收付款凭证必须大小写金额相符，原始单据齐备，且审签手续齐全，收款人在收支凭证上签字后，出纳人员才能收付款项，并当面点清；收付款项办理完毕，出纳人员在收付款凭证上加盖“收讫”、“付讫”及出纳员名章戳记，对报销的附件加盖“附件”戳记；对内容不完整、手续不完善、原始单据不齐备的现金收付业务，出纳人员有权拒绝办理；每日终了，出纳人员应计算当日现金收入、支出合计数和结存数，并同库存现金实存额核对，做到帐实相符，日清月结；在实现电算化条件下，现金日记帐与总帐的核对，收支凭证与帐簿的核对，帐存与实存的核对，仍由出纳人员负责。
3.稽核人员应负责现金的突击盘点及银行账的定期核对。
4.会计主管应负责审核收支业务；保管和使用单位及单位负责人印章。 5.单位负责人应负责审批收支预算、决算及各项支出。其中重大支付应集体审批。
4、加强控制程序
中小企业应该针对企业自身的特点和会计人员的设置情况，对经济业务采取一系列措施和方法，建立一套符合实际情况的资金收支业务流程，以保证会计记录的真实性、完整性和正确性，同时，也使货币资金业务的会计处理更为程序化和规范化。
(1)货币资金收入控制程序
一般情况下，中小生产企业的现金收入主要靠销售货物取得现金和回收欠款取得现金。
1.控制程序流程图如下：
A、将发票NO.2联和现金核对 B、存行、收回单C、记日记账销售发票NO.3和现金A、收款、填发票销售发票NO.2客户销售部出纳销售发票NO.1银行回单现金银行回单会计部银行对账单 A、核对证，单B、编记账凭证 C、核对银行对账单银行A、收款B、开对账单 客户购货，销售部收款，盘点无误后，开出一式三联的发票，将第二联发票给客户。 一日销售结束，销售部将收到的全部货款和销售发票第三联交给出纳。并将销售发票第一联交到会计部。
出纳将发票第二联的现金总额和收到的现金核对，并记现金收入日记账，最后将款项交到银行，收回银行回单，交到会计部。
银行收取款项，将回单给出纳，同时在月末给会计部发出银行对账单。
会计部在每日核对收到的原始收款凭证和银行回单，编记账凭证，在月末核对银行对账单，编制银行余额调节表。
2.货币资金收入的其他控制制度
主要有：
严格控制收款日期和收款金额，保证应得的收入及时收取，不缺不漏并及时送存银行。 所有收款收据和发票都必须连续编号，并建立一套严格详细的领用和回收制度。
建立现金、支票等货币资金收入的防伪检验制度。
（2）货币资金支出的控制程序
企业的货币资金支出业务涉及的范围非常广泛，主要有对外支付进货款、有关费 用、上缴税金、还款和对内支付工资等有关劳务费用等业务事项。这里以采购业务付货款为例。
1.控制程序流程图如下：
财务部A、批准B、填付款凭证采购请求单付款凭证采购发票供应商采购发票采购部会计部A、编记账凭证B、记明细账C、核对银行对账单付款凭证付款凭证银行对账单A、付款B、记日记账出纳支票银行A、付款B、开对账单
采购部购货，向财务部提交采购请求单，财务部审核批准，填付款凭证交给采购部。 采购部将付款凭证拿给出纳，出纳审核后，确认支付，开出发票，由财务主管盖章后，交由银行，并同时登记日记账。
供应商收到货款，会向采购部开出采购发票，采购部将发票交到会计部，编记账凭证。同时会计部要根据凭证登记明细账。
月末银行开出银行对账单，会计部要核对并编制银行余额调节表。
2、控制程序重要的3个环节：
支付申请。有关部门或个人用款时，应提前向财务部提交货币资金支付申请，注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容，并附有经济合同或相关证明。 支付审批。财务部对支付申请进行审批。对不符合规定的货币资金支付申请，应当拒绝批准。重大项目安排和大额资金使用必须由集体讨论，集体决定。
办理支付。出纳人员应当根据复核无误的支付申请，按规定办理货币资金支付手续，并及时登记现金和银行存款日记账。 （3）重点环节的控制
1.现金控制
Ⅰ、现金使用范围包括
支付工人工资、津贴、奖金；
向不用银行结算的个人或单位收购农副产品和其它物资的价款； 出差人员必须随身携带的差旅费； 结算起点以下的零星支出；
人民银行规定的需要支付现金的其它支出。
Ⅱ、现金库存限额
根据的远近和交通便利与否等具体情况，依据三至五天的正常开支的需要量，由银行核定库存限额。现金库存限额一经核定，必须严格遵守。超过库存限额的现金，必须立即送存开户银行。不属于现金开支范围或超过现金开支限额的业务应当通过银行办理转账结算；企业现金收入及时存入银行，当天未及时送存的现金应集中存放在保险箱内，不得坐支现金；需大额支付现金时，提前与开户行联系，取款当日将现金支付完毕。企业借出款项必须执行严格的审核批准程序，严禁擅自挪用、借出货币资金；企业取得的货币资金收入必须及时入账，不得账外设账，严禁收款不入账；
Ⅲ、相关人员行为规范
出纳人员无权进行现金帐务的处理，不得先收或付款后，才将单据交会计人员制单；
应做到库存现金日清月结
主管部门或负责人应对库存现金定期和不定期地进行现金盘点，确保现金账面余额与实际库存相符。
2、银行存款控制
Ⅰ、所有银行存款户的开设和终止均需有正式的批准手续
根据工作需要，在银行开立（人民币）基本存款帐户、一般存款帐户、临时存款帐户。但只能在银行开立一个基本存款帐户，不得在多家银行机构开立基本存款帐户。开立基本存款帐户必须凭人民银行核发的开户许可证办理。其余存款帐户的开立，也必须按照银行帐户管理办法规定进行。在银行开立的存款帐户，只能办理本身的业务活动，不得出租和转让帐户。 Ⅱ、票据及有关印章控制
主要包括：加强与货币资金相关的票据的管理，明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和处理程序，并专设登记簿进行记录，防止空白票据的遗失和盗用。
Ⅲ、作废票据管理
企业因填写、开具失误或者其他原因导致作废的法定票据，应当按规定予以保存，不得随意处置或销毁。对超过法定保管期限、可以销毁的票据，在履行审核批准手续后进行销毁，但应当建立销毁清册并由授权人员监销。
Ⅳ、相关人员行为规范
出纳人员根据银行存款收付凭证，按业务发生顺序逐笔序时登记订本式“银行存款日记帐”
月份终了，会计人员应核对“银行存款日记帐”的月末余额与“银行存款”总帐的月末余额；“银行存款日记帐”应与“银行存款对帐单”核对。如有未达帐项需将已经入帐而银行未入帐的项目和银行已入帐而未入帐的项目编制“银行存款余额调节表”。经过调整后，银行存款帐面余额应与银行对帐单余额相符；
各部门需要支付的款项，超过国家规定的现金使用限额以上的，应通过银行办理转帐结算。各部门在请款时，必须提供对方单位名称、开户银行、帐号、税务登记号以及请款的用途、金额，按程序履行各级审签手续后，财务部方可付款；
空白支票由出纳人员保管。签发支票必须凭审签手续齐全、审核无误的原始单据或请款单作为依据。签发支票，必须有两人或两人以上办理；支票有效图章，必须由两人或两人以上分管；签发时，分管图章的人员要同时盖章，才能作为银行付款有效凭证（支票）。严禁在空白支票上预先盖上印鉴。填写错误的作废支票，要加盖“作废”戳记，并与存根一并保存。发生支票遗失，要立即向银行办理挂失，在挂失前已造成损失的，应由丢失支票人负责。
财务部负责人要定期或不定期对“银行存款”、“银行存款日记帐”、“银行存款余额调节表”进行审查、核实，对支票和印鉴的保管进行检查，以确保银行存款的安全完整。
银行存款日记帐、银行对帐单、银行存款余额调节表、凭证及帐目应有专人妥善保管，按时归档，不得丢失或毁损。
3、票据与印章控制
票据和印章的管理对一个企业来讲是货币资金业务得以正常进行的保证，有了票据和印章，就可以支配企业的货币资金运动。所以，企业应当明确各种票据的购买、保管、领用、注销等环节的职责权限和程序，并设置专门的登记簿进行记录：购入票证时及时登记，妥善保管；详细登记用途；领用时必须按编号顺序使用不得跳号开具票据，不得随意开具印章齐全的空白支票。对收取的重要票据，应留有复印件并妥善保管。；防止空白票据的遗失和被盗用。同时，还要加强对银行预留印鉴的管理，在实际操作中，一般是由出纳保管空白支票和个人私章，财务专用章由会计或其他授权人员保管。严禁只由一个人保管全套银行印鉴和空白票据。
