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财务部制度
主题： 制度编号： 页数： 分发 财务制度 FD-0001 共5页
部门负责人
执行日期: 发布： 批准人： 2014年12月29日 财务部 总经理
前言
会馆在经营中取得的各项收入必须全部交到会馆财务，及时入账，任何部门、任何个人都不得以任何理由或者以任何形式截流或者挪用。
对会馆的货币资金和其他流动资产必须加以严格的管理，货币资金的使用和流动资产处理必须按照规定的审批权限经有关领导签字，否则不得支付和处理。
会馆只有主管财务总经理有货币资金使用和流动资产处理的审批权．
为保证现金的安全，同时又不影响现金的合理使用，库存现金量最高不得超过 10000元。 对每笔超过2000元的大额现金支出应提前三天通知财务部，以便财务部提前做好准备。 现金的收支范围严格执行国家的现金管理规定。任何人均不能以未经批准或不符合财务要求的票据字条等充抵现金，更不能擅自挪用现金，不得坐支现金。
每笔现金支出都必须根据审核无误并经主管财务的总经理签批的原始凭证支付，并编制记账凭证。
每笔现金收入也必须根据审核无误的原始凭证编制记账凭证。
对发生的业务要逐日逐笔登记现金日记账，做到日清月结，每日盘点现金，确保账实相符，月末与总账核对，保证账账相符。出现问题要查明原因，及时纠正。
对造成损失的责任人，依会馆有关规定追究其责任。
除必须以现金支付的2000元以内的采购款外，其他支出均不能借用现金，严禁因私借款。 认真做好银行存款的管理，遵守银行结算制度 。
一 资金审批制度
（一）所有款项的支付，须经会馆主管领导批准。如果主管领导不在会馆，应以电话或传真的方式与其联系，确认是否批准款项的支付，事后请其在支出单上补签意见。
（二）财务专用章、会馆法人章及支票必须分开保管，会馆法人章和支票由出纳负责保管，财务专用章由会计责保管。
（三）财务部原则上不得将已加盖财务专用章及会馆法人章的支票预留在会馆，如因工作需要，需先填好限额，并经会馆主管领导批准。
（四）开具的支票须写明经批准同意的收款人全称，收取的发票须与收款相符。如收款人因特殊情况需要会馆予以配合支付给第三者，必须有收款人的书面通知并经会馆主管领导批准。
（五）往来款项的冲转（指非正常经营业务），须会馆主管领导批准。
（六）非正常经营业务调出资金，须经过会馆主管领导批准。
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（七） 用以支付各种款项的原始凭证必须保存原件，复印件不得作为原始凭证。如遇特殊情况须经会馆主管领导批准。
二 现金管理制度
（一） 现金借款需由经手人填写“借款申请单”，经部门主管、部门经理、总经理审批后到财务支取。
（二） 凡借现金1000元以上的必须提前与出纳约定，以便提前准备。
（三）各部门所收现金要严格执行现金管理制度，于次日13：00之前交财务出纳统一管理，不准挪用。
（四）现金－（备用金）要及时提取补齐差额。
三 支票管理制度
（一）支票的领取及管理
1、支票领取：
（1）凡领取支票，先填制支票申领单，写明用途、金额、使用人等项，经有关财务人员审核、主管财务的总经理批准后方能领取。
（2）签发支票的金额超过2000元，在填写申领单时，须提交符合审批程序的用款报告及附件（合同、采购单、计划书等）。 （3）领取人应办理登记手续，使用支票需由经手人填写“支票借款申请单”，经部门经理、部门经理、总经理审批后到财务办理支票领用手续。支票领出后十天内持发票到财务报销，如不及时报销，出纳有权拒发新的支票。
（4）对未及时报账者财务人员应该及时督促，并有权不予签发新支票。
（5） 在支票有效期内未使用的支票，或因情况变化未使用的支票应及时退还财务部．对未及时归还者财务部应及时督促，并不予签发新支票。
（6） 持票人应对支票妥善保管，如丢失，将由个人承担经济责任。 （7）支票必须符合以下要求方能收取：
①不能撕毁，破损或涂改。
②签发的支票是以墨汁或炭素墨水笔填写；签发单位印签完整清楚；支票右上部应有交换行号；加密的支票应提供密码。
③支票有效期为十天，对于已填好的支票，必须检查大小写金额是否相符，收款单位、日期、用途填写是否正确。
2、支票管理：
(1) 所签发支票应填写日期、金额（限额）、用途，不准签发空白支票。
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(2)建立银行支票使用登记簿，详细登记每笔银行支票的领用时间、号码、用途、金额、领用人、收款单位等。
(3) 出纳人员应每日编制银行存款变动表。准确掌握账户余额，不准发生空头、透支资金。
(4) 出纳人员应于月末填制“银行账户余额表”，送交财务主管批准后呈报主管财务的总经理。月终前可根据会馆资金变动的频繁程度和会馆业务的需要，按照主管财务的总经理的要求临时报送。
(5) 按时于月末填制“银行存款余额调节表”交财务部主管会计工作审核，对未达帐项要认真查对，及时入账。
1) 出纳人员应及时申购支票，并妥善保管。
2) 作废的支票，要及时注明“作废”，并妥善保管，统一注销。
3) 采用银行汇票，汇兑等其他结算方式的要严格按照《票据法》和银行规定，按照本制度规定的内部申请、审批程序和银行的结算制度办理。
每日的银行收付业务应根据审核无误的原始凭证逐笔登记银行存款日记账并结出余额，定期与银行对账单核对并编制银行存款余额调节表，月末与总账核对。必须保证账账、账实相符。
四 发票的开具及管理
（一）应根据经营要求，从收银台发票机开具正式发票，收银员必须做好记录，部门经理签字确认，存根联必须附在结算单后。
（二）处罚措施 ：开具发票前询问顾客开具个人或单位发票，严禁乱开发票，每月开具错误发票超过2次的，罚款50元。
五 行政费用支出管理制度
（一）会馆行政费用现金支出范围为：向职工支付工资、奖金、津贴、差旅费，向个人支付的其他款项及不够支票起点100元的零星开支。
（二）会馆职员报销行政费用应填写报销单，由经办人员填写，会馆主管领导签字认可后报送财务部按照本制度有关规定进行审核，支付。
（三）应酬、礼品费用支出实行一票一单、事前申报制，批准后方可实施。
（四）凡未具备报销条件（如没有对方单位的收款凭证），需领用支票或现金者必须填写借款单。借款单留财务存底，待借款还回时财务开冲账收据给经办人。
（五）支票领用单、借款单必须由经办人填写，财务审核后，总经理签字，由财务部支付。
（六）银行支票如发生丢失，有关责任人应及时向财务部和开户银行报告。如系空白支票所造成的损失，丢失人员负有赔偿责任。
（七）其他有关费用及成本支出的程序以会馆规定为准。
六 办公费用、会议费用及其他费用管理制度
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（一） 会馆办公用具由财务部统一采购、管理。
（1）购置办公用品及支付办公费用，需有指定人员根据购置、审批计划，由经手人填好现金或支票借款单，经部门主管、经理签字，报财务审核并由财务负责报总经理审批后领取现金或支票。
（2）办公费用的报销，必须在原始发票或收据及入库或直拨单，经手人要填写“支出凭单”将单据粘贴在支出凭单后，根据所支出款项的用途分类填写，部门主管、经理签字，报财务审核并由财务负责报总经理审批后予以报销。
（二）办公室设立账册登记会馆办公用品的采购、使用情况。
（三）办公室财产台账为财务部附设账册。
（四）办公室应对各部门领用的办公用品情况进行造册、登记、定期通报。
（五）有关工资、奖金、福利费等各项津贴的发放标准由会馆人事部制定，经总经理批准后报财务部。
七 车辆维修费，保养管理制度
（一）会馆车辆维修保养，应指定维修点，维修费用一般采取现金的方式结算。
（二）车辆的易损备品备件由财务统一安排采购，以现金支付。
（三）会馆车辆钥匙交由财务统一保管。
（四）用车必须填写《派车申请单》，经主管财务总经理批准，方可使用车辆。使用完车后，车钥匙必须第一时间交财务部。
八 报销时间及报销凭证的规定
（一） 所有当月发生的费用应于当月报销,最迟不能超过10日,否则需由经手人直接报部门经理、总经理审批后，财务予以报销。
（二）所有填制的报销单据，应字迹清楚、不能涂改，否则财务不予受理。
（三）所有由外部取得的报销凭证，必须是税务部门或财政局统一规定使用的正式单据，（印税务局章、财政局章并盖有收款单位财务章）。
（四）自制的报销凭证必须是经认可后签字的凭证。
九 财产管理制度
（一）会馆财产的范围
（1）会馆财产包括固定资产和低值易耗品。
（2）凡会馆购入或自制的机器设备、车辆、工具，管理用具等，同时具备单项价值在1000元以上和耐用年限在一年以上的列为固定资产。
（3） 凡单项价值在1000元以下或价值在1000元以上但耐用年限不足一年的用品用具均属低值易耗品。
（二）会馆财务部负责会馆所有财产的会计核算。
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（1）会馆本部使用的所有固定资产及会馆所有办公用品用具由本部门归口管理。 （2） 办公室应由专人负责会馆财产的业务核算，应设立台账，登记会馆财产的购入、使用及库存情况，负责组织会馆财产的保管、维修并制定相应的措施、办法。
（三）财产的购置与调拨
（1）办公室根据会馆发展需要编制财产采购计划及进行市场询价工作，经财务部会签，报总经理批准后方可采购。
（2）财产购回后，应填写财产收入验收单。财产收入验收单一式两联，财务部凭财产收入验收单、财物发票及采购计划办理报销手续。财产归口管理部门凭验收单登记台账。
（3）各部门需领用固定资产时，应填写领用单，领用单需经部门经理同意，报总经理批准。
（4）固定资产的领用单由使用部门开具，领用单一式三联。一联由领用部门存查，一联送财产归口管理部门作为财产发出凭据，一联由财产归口管理部门定期汇总后向财务部报账。
（5）财产在会馆内部之间转移使用应办理移交手续，移交手续由财产归口管理部门办理，送财务部备案。
（四）财产的清查、盘点 （1）会馆财产归口管理部门应定期进行财产清查盘点工作，年终必须进行一次全面的盘点清查。
（2）各部门的年终财产盘点必须有财务人员参加。
（3） 财产盘点清查后发现盘盈、盘亏和毁损的，均应填报损益报告表，书面说明亏、损原因。对因个人失职造成财产损失的，必须追究主管人员和经办人员的责任。
