行政部负责事项
一.行政文秘:
1.协助总经理的一切办公事物。
2.客人接机、预定酒店、餐馆、招待等事宜。
3.销售合同的制作、审核,盖章后将纸质及电子整理并归档。
4.销售合同的会审表、通知单、项目进度表的跟踪。
5.协助财务整理并提供销售合同明细表。
6.公司所有报销项目的记录、报销、对账与款项的跟踪。
7.协助业务员投标资料的准备。
8.公司行政事务档案的归档与查询,ISO资料的整理与归档。
9.公司宣传资料的补充请购与印刷。
10.周五14点前搜集整理市场一部主管与业务员的周报至总经办。
11.监督市场人员出勤情况,并审核市场部外出登记是否录入CRM跟客户拜访记录单。
12.每天定时处理研发中心需要总经理签字文件与需向财务提交的单据。
二.公关企划
公关策划部是公司市场研究、营销策划、品牌推广工作、公关活动执行等方面决策创新和创新决策的职能参谋部门。其主要工作职责包括负责企业活动方案的提案、策划、执行和效果评估,跟踪和反馈方案的推广执行情况,以及进行公司形象体系的规划与建设,使公司的服务品质形象战略方向清晰,并负责公司文化的建设和推广工作;同时负责与外界电商行业、推广公司进行沟通,提高企业在业内的知名度以及针对公关活动的评估、审核和执行。
1、负责公司对内、对外的公共关系工作,负责制定年度公关活动计划和支出预算方案,在批准后组织执行。
2、与各部门配合,做好重大活动的组织、协调和接待工作。
3、参与公司重大事件紧急处置和善后处理活动。
4、负责做好公司形象的新闻宣传,以及相关公关资料、图片、录音、录像、题词等收集、整理、记载存档工作。
5、负责审阅所有对外发布的稿件,配合其他部门参与公关的有关活动。
6、负责或协助开发导入CIS(企业统一化系统)、创建名牌、建立企业文化等活动。
7、收集社会经济、产业状况及各种相关法令的变动信息,并及时向最高管理层作通报。
8、与政府部门、行业协会及重要厂商接触、联络,以扩增公司的业务机会。
9、定期安排政府主管官员、重点厂商与自己公司的相关主管会面.洽商。
10、主动选择适当题材及相关媒体,以宣传公司。
11、安排公司领导人接受媒体采访,满足媒体报道需求。
三.人力资源
1.负责建立、健全公司人力资源管理系统,确保人力资源工作按照公司发展目标日趋科学化,规范化。
2.负责制订公司用工制度、人力资源管理制度、劳动工资制度、人事档案管理制度、员工手册、培训大纲等规章度、
实施细则和人力资源部工作程序,经批准后组织实施,并根据公司的实际情况、发展战略和经营计划制定公司的人力资源计划。
3.制订和实施人力资源部年度工作目标和工作计划,按月做出预算及工作计划。每年度根据公司的经营目标及公司
的人员需求计划审核公司的人员编制,对公司人员的档案进行统一的管理。
4.定期收集公司内外人力资源资讯,建立公司人才库,保证人才储备。
5.依据公司的人力资源需求计划,组织各种形式的招聘工作,收集招聘信息,进行人员的招聘、选拔、聘用及配置。
对不合格的员工进行解聘。
6.负责员工薪酬方案的制定、实施和修订,并对公司薪酬情况进行监控。
7.负责建立公司的培训体系,制定公司的年度培训计划,全面负责公司管理层的培训与能力开发工作,并对公司的培训工作进行监督和考核。
8.根据公司发展规划,对公司的各个职能部门进行职务分析,编制各岗位的岗位说明书。
9.建立员工沟通渠道,定期收集信息,拟订并不断评估公司激励机制、福利保障制度和劳动安全保护措施。
10.负责劳动合同的签定与管理工作,进行劳动关系管理,代表公司解决劳动争议和纠纷。
11.负责办理员工的各项社会保险手续及有关证件的注册、登记、变更、年检等手续。
12.负责员工日常劳动纪律、考勤、绩效考核工作,并办理员工晋升、奖惩等人事手续。
13.负责公司与外部各级组织、机构的业务联系,负责对内、对外劳资统计工作。
四.资质申报
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9.关注科技局、统计局、经发局、财政局相关的通知与公告。
10.所有专利的年费申请。元谷8个实用新型专利、三个软件著作权。永旭8个专利
11.
五.网络推广
六.电话营销
七.车队
1、公司车辆每天使用情况与跟踪。
2、车辆使用的合理分配与安排。
3、负责对司机安全的相关培训。
4、
司机岗位职责
1.必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章规则,安全驾车,并应遵守本公司其他相关的规章制度。
2.应爱惜公司车辆,平时要注意车辆的保养,经常检查车辆的主要机件,确保车辆的正常行驶,应抽适当时间清洗自己所开车辆,以保持车辆的清洁(包括车内、车外和引擎的清洁)。
3.出车前,要例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常,发现不正常时,要立即加补或调整,出车回来,要检查存油量,发现存油不足一格时,应立即加油,不得出车时才临时去加油。
4.发现所驾车辆有故障时要及时检修,不会检修的,应立即报告主管人员,并提出具体的维修意见(包括维修项目和大致需要的经费等),经批准,不许私自将车辆送厂维修。
5.必须遵守交通规则,安全驾驶,严禁酒后开车,由于违反交通规则(包括不安要求停车导致的交通事故等)应由司机本人负责。
6.对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查,出车时一定保证证件齐全。
7.对乘车人要热情、礼貌,说话应文明,车内客人谈话时,除客人主动搭话,不准随便插嘴。
8.上班时间内未被派出车的,应随时在指定位置等候出车,有要事确需离开时,要告知主管去向和所需时间,经批准后方可离开,回来后应立即向主管汇报。
9.对主管的工作安排,应无条件服从,不准借故拖延或拒不出车,对工作安排有意见的,事后可向总经办反映。
10.出车执行任务,遇特殊情况不能按时返回的,应及时设法通知主管并说明原因。
11.车辆发生交通意外事故时,应保护现场,等候交警部门处理,并通知车队队长和单位领导。
12.严格执行公司的车辆用油规定,做好加油记录和每日行车记录,并做好的保存工作。
13.严格按规定的时间进行车辆的审验,检测,并按规定的公里数进行车辆的保养与维护。
14.下班后,应将车辆停放在公司指定场所,将车门锁妥,并把钥匙交回指定人保管,不准私自用车。
二、考核及奖励条例
1.司机不准将公车私用,如发现私自出车,一次罚款200元,私自出车造成事故的后果自负,公司还将视情况轻重,处以待岗直至辞退处理。
2.司机入职时应签订责任状,司机全年安全行车,未出因自身责任发生的交通事故,给予奖励安全基金600元、未满一年按每月50元安全基金给予奖励。
八.资财管理
1、公司物业、水电、房租请款事宜。
2、公司个人保管物品的登记与管理。
3、每月办公用品计划、采购与发放。
4、固定资产登记、维护与分配管理。
5、公积金增减人员办理、对账单定期收取并提交财务。
6、员工意外保险增减办理,及相关事宜的处理。
7、各证照的年审网上申报及纸质文件的处理, 5本营业执照、5本组织机构代码证。
8、联系员工名片、工作卡的制定与印刷。
9、所有办公室门钥匙的管理与登记。
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16、办公室租赁花草协议与数量确认,每周定期的修整后的签字确认。 房屋设施维修、装修等与物业相关部门的联系处理与监督。 公司制度与常用表单的完善与监督执行。 公司所有电话与宽带的安装、使用、故障、托收的办理。 电脑、复印机、传真等办公设备的安装、使用、故障及费用事宜。 办公室调整与环境的布置与日常维护。 员工业余、节假日活动的策划与组织。
九.前台文员:
1.咨询、引导来访者、客人与会议人员茶水的准备与供应。
2.总机电话的接听,内线的分拨与业务咨询技巧性的回复。
3.保持前台片区的整齐洁净,每天早晨总经办茶具的清理。
4.安排清洁工定时清理及临时清理的通知、跟踪。
5.开信箱取信件及报纸,签收文件、报刊、快递等,汇总月结快递并请款。
6.协助各部门扫描、传真、复印、打印等工作。
7.考勤常用表单及各部门常用表单的备用及填写指导。
8.办公设备复印机、传真机使用与维护。
9.通讯录、备忘录的及时更新与发放。
10.员工公交费用报销时,参照外出登记表签字确认。
11.每天下班前检查会议室门窗关闭情况并督促各部门。
12.负责公司员工午餐的订餐、收餐、支付款及周结算等。
13.公司羽毛球运动时场地的预定、费用的结算及运动后的收尾工作。