地产开发有限公司办公自动化系统管理规定
第一章 总则
第一条本规定是为保障公司办公自动化系统的顺利运行、规范办公自动化系统的使用和操作，促进办公效率和办公事务规范化水平的提高而制定。它适用于与办公自动化系统有关的方面，本规定未涉及的内容参照国家、股东单位和公司其他有关规定。
第二条本办公自动化系统的适用范围为AAA地产开发有限公司的所有部门及其有关办公事务。
第三条总经理办公室是办公自动化系统的日常管理和维护机构，负责处理和协调有关办公自动化系统的事宜。
第二章岗位职责
第四条在办公自动化系统中，将使用人员分为公司领导、领导秘书、部门领导、部门文书、系统管理员、收发室人员和一般人员等七类工作岗位。这七类工作岗位在系统中针对办公事务完成不同的操作，并享有相关的权限。
第五条公司领导是指公司副总经理、财务总监、董事会秘书以上的人员。在办公自动化系统中的主要职责是：批阅收文、下属公司的请示件和公司各部门的签报；签发以公司名义的发文和会议纪要。
第六条领导秘书指为公司总经理以上管理人员配备的工作秘书。在办公自动化系统中的主要职责是：及时传递需要公司领导批阅和签发的公文；协助公司领导处理有关公文。
第七条部门领导指公司各部门部门长。在办公自动化系统中的主要职责是：阅办或指定人员办理从部门外转入、需要本部门处理的公文，并代表本部门提出办理意见；核准以本部门名义向外流转的公文的文稿内容；签发以部门名义对外发出的发文。
第八条部门文书指各部门从事文件分拨和管理的工作人员。在办公自动化系统中，部门文书是公文进出各部门的主渠道和分拨、调度中心，其主要职责是：根据公文流程、批办意见合理、有序地分拨进出本部门的公文；核准以本部门名义向外流转的公文的文种类型和格式。目前，根据公司实际情况，减少公文流转程序，各部门文书由部门经理兼任。
第九条系统管理员指从事办公自动化系统管理的的计算机技术人员，由总经理办公室指定技术人员担任，其主要职责是：办公自动化系统的技术维护和支持工作。
第十条一般人员指公司除上述岗位外的所有工作人员。在办公自动化系统中的主要职责是：根据操作手册要求，合理使用办公自动化系统；根据流程要求和公文格式要求，正
确起草和处理各类公文。
第十一条收发室人员指从事公司文件收发的员工，由总经理办公室文书担任。在办公自动化系统中的主要职责是：根据系统和流程的要求，正确扫描和分拨各类收文；做好公文电子文档的档案管理；以公司名义向外发文的登记、编号和分发工作。
第三章部门职责
第十二条根据各部门在办公自动化系统公文流转中所起的不同作用，本规定把公司各部门划分为收发室、枢钮部门和一般部门三类。
第十三条收发室是对公司公文进行收发文登记、管理和公文档案管理的机构，是外来公文进入公司的唯一入口和公司公文外出的主要出口。归总经理办公司管理。在办公自动化系统中，收发室的职责是：所有外来公文的收文登记、扫描和分拨处理；以公司名义向外发出的公文的编号、打印和分发；公文文档的档案管理。
第十四条枢钮部门是对公文进行批办和分拨处理的机构，总经理办公室是公司内部文件流转系统的枢钮部门，职责是：公文的批办处理；公文的分拨处理；以公司名义向外发文的清稿和核稿。
第十五条一般部门指除枢钮部门之外的公司其他部门，在办公自动化系统中的职责是：根据流程要求进行公文日常处理；以本部门名义发出的公文的编号和分发。
第四章公文流转
第十六条在办公自动化系统中，根据优化后的办公事务流转和流程需要，将公司公文划分为收文、外来请示件、发文、会议纪要、签报和部门便函六个主要公文种类（此外还有通知、公告）。
第十七条在公司各部门流转的公文，除密件按照有关规定禁止录入计算机系统的公文和其它特殊公文外，所有文件均须进入办公自动化系统进行流转。
第十八条收文是指从上级党政机关、集团和其它与我公司不存在隶属关系的单位发来的文件。该种文件自收发室进入办公自动化系统后，由总经理办公室确定需传阅的领导和部门（传阅顺序为：先领导、后部门），领导和部门可在文件上批写意见。
第十九条外来请示件指下属单位（包括控股、参股公司）上报的报告、请示等（其中包括其他相关单位发往公司并需回复的文件）。原则上，该种文件公司应给以批复或根据来文情况内容形成统一意见以备答复。该种文件自收发室进入办公自动化系统后，由总经理办公室确定需传阅的领导和部门（传阅顺序为：先部门、后领导），并确定答复部门，领导
和部门可在文件上批写意见；答复部门根据领导和会办部门意见回复请示单位，若需书面回复则通过办公自动化系统中的“发文”或“便函”。各控股、参股单位向公司上报的请示件，暂须同时报纸质文件和磁盘至总办收发室。
第二十条签报是指由公司各部门起草，可能需要部门会签，公司领导批阅，但毋需用发文文号向其他相关单位发出的内部请示。签报批阅完毕后，起草部门根据相关部门和领导的意见对有关请示事项进行办理。
第二十一条发文是指由公司各部门起草，可能需要部门会签，必须由公司领导签发的，以公司名义向外正式的、由收发室编号、发出的所有的公文的总称。
第二十二条部门便函是指由公司各部门起草，可能需要部门会签，不需要公司领导批阅，以本部门名义并由本部门内和公司外发出的公文的总称。
第二十三条会议纪要是指由公司各部门为记录有关会议的内容而起草，需要由公司领导（会议主持人）批阅和签发，并由收发室统一编号、向与会单位及有关单位分发的专有公文。
第五章保密规定
第二十四条办公自动化系统是公司的公务信息网络系统，各部门要充分重视上网信息的保密工作，加强上网信息的保密管理，确保国家秘密和企业商业秘密的安全，并根据本部门工作的实际情况，确定一名部门负责人负责本部门上网信息的审查、把关，建立责任到人的上网信息保密责任制。
第二十五条为使各有关工作顺利进行，确保办公自动化系统的保密性，各工作人员不得将上级党政机关和我公司的秘密、机密和绝密的文件、声像资料加以复制或部分节选在本系统公布。
第二十六条如有难以确定保密等级的事项，由总经理办公室审定。
第二十七条对违反上述规定，泄露国家和公司秘密的人，根据有关规定和法律进行处理。
第六章系统其他操作
第二十八条在公文流转中，除表格可以作成以WORD形式附加的正文附件外，其他文稿均不能做成附件附加在公文文档中。
第二十九条在个人待办事宜中，处理完毕打开的公文后，须点击该栏目右上方的“标记处理完毕”按钮，以删除该条信息。
第三十条办公自动化系统的信息天地模块中，通知、公告由各部门根据工作需要起草、分发，规章制度由总经理办公室更新和维护，电脑园地为公司员工就有关计算机和办公自动化系统信息交流的场所。本条将根据实际运转情况进一步细化。
第三十一条办公自动化系统中的档案管理模块由总经理办公室档案人员负责更新和维护，系统维护模块由总经理办公室技术人员负责更新和维护，其中的机构人员由人力资源部负责更新和维护。
第七章计算机使用规定
第三十二条为保障办公自动化系统的顺利运行，除因大楼供电系统长时间停电和公众假期在三日以上的节假日之外，系统服务器将保持开机状态。在三日以上的节假日期间，服务器在放假前的工作日17:00关机，正常上班第一日的上午8:20开机。
第三十三条为保障办公自动化系统的正常运行，须严格遵守《AAA地产开发有限公司计算机使用管理办法》。
第三十四条对违反《AAA地产开发有限公司计算机使用管理办法》，对办公自动化系统造成不良危害的，将对有关责任人进行处罚。
第三十五条本规定由总经理办公室负责解释和修改。
