单证备案的有关规定
一、单证备案的依据
国家税务总局关于发布《出口货物劳务增值税和消费税管理办法》的公告（2012年第24号），出口货物劳务有关备案单证第八条第四款规定如下：
出口企业应在申报出口退（免）税后15日内，将所申报退（免）税货物的下列单证，按申报退（免）税的出口货物顺序，填写《出口货物备案单证目录》，注明备案单证存放地点，以备主管税务机关核查。
1．外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签订的补充合同等；
2．出口货物装货单；
3．出口货物运输单据（包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，以及出口企业承付运费的国内运输单证）。
若有无法取得上述原始单证情况的，出口企业可用具有相似内容或作用的其他单证进行单证备案。除另有规定外，备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁，保存期为5年。
视同出口货物及对外提供修理修配劳务不实行备案单证管理。 注：以上办法根据文件规定自2012年7月1日开始执行。备案单证可以为复印件，声明与原件一致，按《出口货物备案单证目录》的顺序装订成册，以备核查。
二、单证备案的处理、处罚办法
（一）国家税务总局关于发布《出口货物劳务增值税和消费税管理办法》公告（国家税务总局公告2012年第24号）第十三条第一款：
出口企业和其他单位有下列行为之一的，主管税务机关应按照《中华人民共和国税收征收管理法》第六十条规定予以处罚：
1．未按规定设置、使用和保管有关出口货物退（免）税账簿、凭证、资料的；
2．未按规定装订、存放和保管备案单证的。
《中华人民共和国税收征收管理法》第六十条规定：
第六十条纳税人有下列行为之一的，由税务机关责令限期改正，可以处二千元以下的罚款；情节严重的，处二千元以上一万元以下的罚款：
（二）国家税务总局关于《出口货物劳务增值税和消费税管理办法》有关问题的公告（国家税务总局公告2013年第12号）第五部分第八点：
出口企业或其他单位未按规定进行单证备案（因出口货物的成交方式特性，企业没有有关备案单证的情况除外）的出口货物，不得申报退（免）税，适用免税政策。已申报退（免）税的，应用负数申报冲减原申报。
（三）国家税务总局关于发布《出口货物劳务增值税和消费税管理办法》公告（国家税务总局公告2012年第24号）第十三条第三款：
1、出口企业提供虚假备案单证的，主管税务机关应按照《中华人民共和国税收征收管理法》第七十条的规定处罚。
《中华人民共和国税收征收管理法》第七十条的规定： 第七十条纳税人、扣缴义务人逃避、拒绝或者以其他方式阻挠税务机关检查的，由税务机关责令改正，可以处一万元以下的罚款；情节严重的，处一万元以上五万元以下的罚款。
《征管法实施细则》第九十六条 纳税人、扣缴义务人有下列情形之一的，依照税收征管法第七十条的规定处罚：
（一）提供虚假资料，不如实反映情况，或者拒绝提供有关资料的；
（二）拒绝或者阻止税务机关记录、录音、录像、照相和复制与案件有关的情况和资料的；
（三）在检查期间，纳税人、扣缴义务人转移、隐匿、销毁有关资料的；
（四）有不依法接受税务检查的其他情形的
2、财政部、国家税务总局《关于出口货物劳务增值税和消费税政策的通知》（财税［2012］39号）第七条第一款第
四、五点： 下列出口货物劳务，不适用增值税退（免）税和免税政策，按下列规定及视同内销货物征税的其他规定征收增值税（以下称增值税征税）： 出口企业或其他单位提供虚假备案单证的货物。
出口企业或其他单位增值税退(免)税凭证有伪造或内容不实的货物。
建议单证备案资料一般整理要求
按申报退（免）税的出口货物顺序，制作《出口货物备案单证目录》，备案单证顺序：
1、出口报关单退税联复印件；
2、出口货物清单（可以用形式发票代替）；
3、外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签订的补充合同等；
4、出口货物装货单（即场站收据，仅海运）；无纸化报关后，可采取将有关电子数据打印成纸单证加盖企业公章并签字声明打印单证与原电子数据一致的方式予以备案（国税函【2006】904号）。无法取得场站收据电子数据，可使用《通关无纸化查验/放行通知书》代替。
5、提运单（包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据）；
6、国内运输单证
① 集装箱整柜运输的情况下，需将集装箱装箱单、运输发票备案。
② 散货拼柜的情况下，需将货物进仓单（进仓收据）及相关运输票据备案。若运输车辆为营运车辆，则提供运费发票;若运输车辆为企业自备车，提供派车单或车辆行驶证复印件。
7出口方式为门到门快递的情况，需将快递单备案，没有提运单和国内运输等其他单证。
由于企业经营方式的多样性，涉及产生的单证也不仅相同，对企业特殊的经营方式的单证备案，可在业务发生时根据具体情况确定。
