总公司会议室使用管理制度
为合理、高效的利用公司会议室，给公司员工创造一个良好的办公环境，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，确保公司各类会议的正常召开，现结合本单位的实际情况，制定本制度。
一、总公司会议室包括贵宾室、会议室、洽谈接待室。各个会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方，未经允许，不得挪作他用。
二、各个会议室的硬件设备管理由行政人力部统一负责，行政人力部负责保证会议室内灯光、空调、音响等设备的正常运行，负责或协助相关部门做好重要会议的会前准备工作。会议室内各类设备、设施由行政人力部指定专人负责管理、调试。各会议室钥匙由行政人力部安排专人进行管理。
三、贵宾室主要用于重要会议、接待。会议室用于接待日常各类大中型会议，接待来访客户需在洽谈室内进行，接待来访或召开一般会议，应本着能用洽谈室不用会议室的原则使用。
四、为了避免会议发生冲突，各部门如需要使用会议室，需提前1天通知行政人力部，以便统一安排。临时召开的紧急会议需要占用会议室时，要及时向行政人力部提出申请并登记。登记时需明确使用时间、参加人员等，如有需要行政人力部协办的事项请提前注明，行政人力部可根据实际情况做好相关服务工作。
五、各部门如需使用会议室的设备，应提前向行政人力部说明， - 1 -
以便提前准备，确保会议顺利进行。开会期间，请爱惜会议室的设备及物品，如投影仪等贵重物品由专人负责操作，其他人不得擅自使用和操作。
六、一般性业务会议及各部门内部会议，由会议召开部门人员负责会议的接待，重要会议及需要行政人力部协助接待的会议，需提前1天通知行政人力部并进行登记。会议结束后，相关人员应及时整理会议场地，移动的桌椅及时放回原位，关闭各种电器，以方便其他部门使用。如发现设备故障和公物损坏等应及时上报行政人力部，以便及时修理，保证其他会议的准时进行。
七、本制度自公布之日起实施，最终解释权归属总公司行政人力部。
行政人力部
2009年5月22日
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