行政商务工作流程及明细
目前公司行政商务工作主要分为以下几个方面：
一、一些日常工作如接待所有来访人员，转、接、处理所有来访电话，处理部分
公司客户来访电话、产品报价等，具体做法如下：
（1）如有来访人员，首先向人问好，问明来意、找谁，然后联系一下需要
找的公司同事，经同意后将来访人员带到需要人员办公室；
（2）接听公司所有来电，如有来电商务人员应在电话铃响第二声后马上接
起，使用礼貌用语，如“您好，海达之光”；接电话时一定要学好辨别是公司客户还是做推销广告的电话，如是客户电话一定要问明找谁，然后直接将电话转给其人；如要找的人不在，一定要问明对方是什么公司、是谁、是否有事需要转告、请对方留下联系方式，然后联系公司同事让其给来电人员回电。
（3）如有人打来电话询问价格，商务人员一定要记下对方的公司全称，来电
人员姓名、联系方式及需要什么产品、大概数量是多少等信息，如果可以马上确定是公司哪位同事的客户可将电话直接给到具体人员那里；如果不能确定是哪位同事负责该客户，可告诉客户让其稍等，随后找公司负责人给他回电；如是公司客户，商务人员可在征求公司负责人之后，方可给客户回电。
二、公司客户信息的分发、备案、收回等的管理：
1、如有新的客户信息（包括项目客户信息和零售客户信息）负责将所有信息按区域平均分配给每个销售人员，并负责监督各销售人员及时认真去联系核实所分信息的准确性。
2、每周末按时检索并转交各位销售人员名下31天未拜访的客户信息及长时间没有出货的客户信息到指定客户回收站。
3、到达回收站的信息如有其他人员索要自己责任区内的客户信息可直接填写客户备案申请表到行政部进行转交。
4、如果销售人员想要回自己回收站中的信息需写一份300字以上的书面说明并由薛总签字，行政部见到薛总签字后方可转交给此销售人员。
三、每个月初及时将销售人员月度工作达标统计-考评表等的数量统计、整理公
布出来，并通知需要情况说明的人员写1000字以上的情况说明，如不写或没有找出自己此月份考评没有合格的原因或写出的今后的工作态度不明确等公司将按比例扣除当天的工资。
四、每月初需及时将上月的考勤数据的导出，并分为请假情况及未刷卡情况两个
表格统计出来交于财务部，以便财务及时核算工资。
五、考勤签到的审核：每天需及时将考勤签到的单据认真审核（部门经理为第一审核，行政人员为第二审核），如有不合格者（如时间不准确，签到原因不明确）则不能审核；如需考勤签到人员修改的，可以在点评中注明原因，并责令重改，直到准确为至。
六、请假单据的审核：每天需及时将请假的单据认真审核。
审核单据的流程如下：
（1）如有部门经理则由部门经理第一审核，审核权限为1天，大于1天时，销售人员的由总经办薛总审核；内勤人员的由总经办高总审核，行政部是第二审核。
七、工作总结及工作计划的审核：每月的工作总结必须在下月2日之前提交，工
作计划必须在当月2日之前提交，并经部门经理审核后审核。
八、联系“凯达厂”订货、催货、验货等的事宜：每天须认真关注实时库存并按
时实时出库情况及时与凯达厂联系订货，及时催货，货到后及时验货并与凯达厂传真的发货清单核对是否一致，在签字后回传凯达厂。
九、销售订单的审核及销售开单：
1、出库申请单应须填写完整，填写内容包括：需方单位的全称、联系人全
名、单位电话及联系人电话、申请日期、产品型号、数量、单价、项目名称、收货人联系方式、价格形式、结款方式、交货时间及地点等，否则审核人员可以拒绝审核单据；商务人员审核销售订单并生成销售开单后交于财务人员审核销售开单后方可通知仓库打印单据、发/送货。
2、特价商品或低于限卖价商品须有总经理签字方可审核销售订单；如没有签字就审核开单，差价由审核人员负责补齐，并从当月未领取工资中扣除。
3、公司所有客户一律以现款方式算，新客户如有签单，须经公司同意，经理签字方可开单，否则开单人须先垫付本次货款。
4、所有人的老客户如以前付款方式是现款，现在仍为现款；如以前付款方式是欠款，应先打电话咨询财务此客户的信誉度，并由公司决定是否继续签单。如同意签单方可开单，送货时必须有需方单位收货人的签字及加盖需方单位的公章、财务章或合同章。如不同意签单，开单人开单，本次货款由开单人垫付。
5、销售人员出单时必须到商务部去配单，商务人员会给出一个合理的配单（谢绝销售人员自行配臵）。
6、出货时如1000米以上的单子必须配上适当的零盘，如客户要求全部整盘，则必须单价加上5个点，否则商务人员不能开单。
十、销售开单审核完毕后商务人员通知仓库主管打印单据及需注意的事项。 十
一、为了查看方便商务人员必须按照公司规定每天手工增减实时库存表。 十
二、打印、复印公司所需所有文稿、文档资料，含检验报告、合同、授权、公
告、收发传真、投标文件等。
十三、传达公司最新政策、文件、通知，文化宣传、板报制作，收发信件、报刊、
会议筹备等。
十四、环境管理、卫生、纪律监督等
十五、网站后台维护、管理，产品信息在免费网站上的注册、发布、更新、管理，
产品信息在缴费网站上推广的操作、发布、更新、管理，所有网上宣传、推广后的反馈处理。
