行政前台工作流程
接待——客户来访
工作流程:
1、客户进门起身迎接并询问来访事由;
2、弄清来访者身份和意图。安排来访者前往会客室稍坐片刻;
3、准备招待茶水饮料;
4、通知相关工作人员有人来访;
5、每隔15分钟左右添加茶水,来客告辞时起身道别;
6、客人离开后清理水杯及烟灰缸,整理桌椅、保持会客室的整洁;
电话的接听和记录
工作流程:
1、电话响铃两声后,立即接听,注意礼貌用语;
2、电话铃响超过3声,接听电话应该致歉;
3、接听电话时应控制音量,不应影响其他人的正常工作;
4、对方所要找的人不在时,应询问对方是否希望留言或留下回电号码,切忌立即挂断电话;
5、通话之后,应轻轻挂断电话,并且尽可能等对方挂断后再放下听筒;
6、没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨,首先致歉,再询问刚才来电的目的。
7、将需要转达的内容及时记录;
8、记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。
日常的打印、复印 饮水机以及相关设备的使用管理
工作流程:
1、每天早上上班时间准时开启并且检查传真机、复印机,并及时补充所需的纸
张;
2、负责公司日常的打印、复印。打印、复印重要文件、图纸或需要发出的文件、图纸使用白纸;公司内部使用或不重要的文稿图纸使用再生纸;
3、打印机、复印机或其它设备出现故障时,及时联络办公设施维护人员进行检查维修;
备注如需要申购A4纸 换墨粉 硒鼓 等 需提前填写申购单 并经理签字后通知供货商。
办公室用品申购 领用 及发放
工作流程:申报流程《办公用品申请表》——申请部门经理签字同意采购——前台回收整理——行政主管审核——总经办签字批准;
采购流程:总经办签字批准——前台电话通知供货商——检收采购的物品质量是否复合要求——发放并签字确认
领用流程;需到前台登记所需要的物品并签字
如需个人申购物品则拿申购单并经理签字后给前台——前台打电话通知供货商。 机票及酒店预定
工作流程;1,查机票价格,例如艺龙、携程。
2.需要采集订票人员的姓名、身份证号码、手机号码三样信息以便登记
3.给老师打电话确认时间是否合适 并确认身份证号是否有误
4.和供货商联系并出票 同时签写订票单并签字
负责图书 报刊 日常借阅
工作流程;借阅报刊 图书需签书籍领用登记表后才可借出。
邮件登记
公司邮件、包裹的收发:因工作需要所寄出的邮件由前台文员联系相关快递公司与之洽谈, 员工包裹必须由本人签收并签字确认 公司内部文件签邮件登记
考勤
工作流程:
1、熟悉门禁考勤系统的管理,根据公司人员情况及时增加或更改考勤人员信息;
2、如有员工请假,需到填写《请假单》并注明请假原因、时间及时数;行政主
管及总经理签字同意后作为考勤依据;
3、每月月底综合外出登记以及人员请假情况统计考勤,签字后交行政主管审
核签字;
4、考勤统计交由财务作为造工资表的根本依据
负责每个月和供货商结算
工作流程 1.EMS 圆通 邮件对账看是否有误 并填写支票领用单并找行政经理签字
2.负责对账供货商及机票的账目 无误后填写支票领用单并找行政经理签字
3.负责物业房租的结算 填写支票领用单找行政经理签字