行政前台工作流程
（一）环境卫生的保持和检查
工作流程：
1、每天早上9：00、中午14：20和下午17：55检查公司所有办公场所（包括
各办公室、会议室、卫生间等桌面、地面等）的卫生和办公家具的摆放情况，及时收纳整理，保持各桌椅整齐，桌面、地面清洁无杂物；
2、每月补充购买后勤保障用品（卫生纸、纸杯、清洁用品等），保障公司后勤配备；
3、每月整理的报纸、杂物以废品处理，所得费用上缴财务。由行政主管记入《废品回收流水账簿》。
注意事项：
1、保持办公区环境清新整洁、家具物品摆放整齐；
2、及时补给卫生间用纸等后勤配备；
相关记录：《废品回收流水账》——行政主管
（二）接待——客户来访
工作流程：
1、访客进门起身面带笑容，弄清来访者身份和意图；
2、若来访者未预约或是初次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式；
3、如有必要，安排来访者前往会客室稍坐片刻；
4、准备招待饮水；
5、通知相关工作人员有人来访；
6、访客离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁；
7、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并准备《客户来访登记簿》，以便记录相关事项，及时通知相关人员做回复；若来访者表示下次再来，则需在《客户来访登记簿》上注明；
8、适时将使用完的记录交由行政主管归档；
注意事项：
1、接待客户热情周到，及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室；
2、《客户来访登记薄》的详细记录；并及时将使用完的记录交由行政主管归档；
3、及时通知相关被访人员，若被访人员不在，要及时转告以确保及时回复；
4、不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。
相关记录：《客户来访登记薄》——前台
（三）电话的接听和记录
工作流程：
1、电话响铃两声后，立即接听，注意礼貌用语；
2、接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作；
3、对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立即挂断电话；
4、通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒；
5、将需要转达的内容及时记录在《电话记录》上；
6、记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。
7、及时将用完的《来电记录表》交由行政主管归档。
注意事项：
1、来电接听迅速，接听电话使用普通话，声音柔和；
2、了解清楚来电人的基本信息以及意图，及时在《来电记录表》上记录来电时
间、内容、信息接收人等，需要转接的及时将电话转给相关工作人员；
3、如遇信息接收人不在，应采取通知的方式及时转达信息，（通知方法详见“通
知流程”）；
相关记录：《来电记录表》——前台
（四）日常的打印、复印以及相关设备的使用管理
工作流程：
1、每天早上上班时间准时开启并且检查打印机、复印机，并及时补充所需的纸
张；
2、负责公司日常的打印、复印。打印、复印重要文件、图纸或需要发出的文件、
图纸使用白纸；公司内部使用或不重要的文稿图纸使用“二次纸”；
3、打印机、复印机或其它设备出现故障时，及时联络办公设施维护人员进行检
查维修；并填写《设备报修记录表》（详见“固定资产的报修与报废流程”）；
4、及时将用完的《设备报修单》交由行政主管归档。
注意事项：
1、熟练操作打印、复印机，并及时补充用纸；
2、完成公司日常的打印、复印工作，做到节约资源；
3、打印、复印机等设备出现问题不得私自解决，应及时报修，并联系相关专业
人员进行维修；
4、不得私自打印、复印与工作无关的文件、图纸，特殊情况下应告知行政主管。
5、节约资源，爱惜纸张；
6、及时将用完的相关记录表交由行政主管归档。
相关记录： 《设备报修记录表》——前台
（五）行政后勤人员外出登记（前台提醒督促）
工作流程：
1.行政后勤人员在外出前请填写《外出人员登记表》上登记出发时间、目的
地、知情人、事由等；
2.回到公司在《外出人员登记表》上登记回来时间以及办事情况；
3.特殊情况，外出前未登记，需回公司后及时补登；
4.前台人员负责提醒并督促其他员工，并于每月30/31日将外出情况汇总，
与考勤统计核对。
注意事项：
1、在《外出人员登记表》上详细记录外出办事情况；
2、前台人员负责提醒并督促完成。
3、及时将用完的《外出人员登记表》交由行政主管归档。
相关记录：《外出人员登记表》——前台
（六）考勤统计
工作流程：
1、熟悉门禁考勤系统的管理，根据公司人员情况及时增加或更改考勤人员信
息；
2、每月30/31日将门禁考勤统计数据备份，并综合外出登记以及人员请假情
况统计考勤，签字后交行政主管审核签字；
3、行政主管将考勤统计连同工作汇报表交由财务作为工资表的根本依据，财
务完成工资表后一起交由总经理查阅；
注意事项：
1、考勤统计数据备份，综合外出登记统计考勤，签字后交行政主管审核签字；
2、考勤统计作为核工资的依据，连同工资表交总经理查阅，返回后原件由行政
主管归档，另复印一份考勤统计公示。
相关记录：《考勤统计》——前台
《请假单》——前台
（七）对保洁、植物株摆租赁等工作的监督和检查
工作流程：
1、了解外用保洁、职务租赁服务内容；
2、对每次相关服务做好检查和监督工作，并做好相关记录；
注意事项：
1、对外用单位相关服务进行审核；
相关记录：《植物租摆维养记录》——前台
《植物租摆更换记录》——前台
《保洁情况记录表》——前台
（八）对设备遥控器、个人办公区域的管理
工作流程：
1、空调遥控板和液晶电视遥控板的集中管理；
2、上、下班时检查所有的电源开关；
3、检查所有办公桌上的文件及办公用品的归类。
注意事项：
1、遥控板是否归位；
2、人员下班后，办公室的电脑、空调、饮水机、灯的电源是否断开；
3、人员下班后，图纸、文件是否随意铺在办公桌上没有收捡。 相关记录：《员工违规（纪）记录表》——行政主管。
（十一）办公室临时安排的其他工作
