秘书处部门手册 秘书处简介
自强弘毅，求是拓新。广西大学环境学院学生会秘书处正式命名于2011年6月末，负责上传下达与学院的财务管理工作，包括报账，清理，总账，结账等内容。秘书处工作具有多变性，灵活性，不确定性，所以秘书处力求严谨求实，团结创新 。
自成立之日，秘书处一直奉行着“关注学生，服务学生；提高自我，完善自我。”的行为标准严格要求着自己，所有学院下达的任务事无巨细，我们一直坚持着每个人都能参与到“干事”中来，在行动中不断认识自己，锻炼自己，提升自己。甚多的交流与合作促进了部门内部的融合。秘书处现设秘书长一名，副秘书长一名，干事若干名。我们一直在学习，一直在追求进步。
广西大学环境学院学生会秘书处
部门章程
目录
第一章：总则
部门简介 部门宗旨
第二章
组织机构
职务设置 分组设置 工作内容
第三章
基本职能
基本职能介绍
第四章
日常工作制度
值班制度 例会制度 培训制度 档案管理制度
第五章
成员的权利以及义务
成员考核 成员权利 成员义务 成员重用提拔原则
第六章
附则
第一章
总则
环境学院学生会秘书处，是系学生会的重要有机组成部分，是与其他部门联系的桥梁，直接对环境学院学生会主席团负责。为了让大家更加了解秘书处的工作、监督秘书处，特制定本规定。
宗旨：关注学生，服务学生；提高自我，完善自我。 原则：公平、公正、公开。
中心：“团结、协作、自信、高效、创新” 工作范围：主要负责学生会各项活动相关资料的汇总等事务性日常工作；对学生会人事档案进行管理；及时传达各项文件的通知；对学生会的会议进行记录；整理并管理学院的学生会共用财务等等。
第二章：组织结构
一、秘书长职责：
1、是学生会的一员,参与对学生会的管理工作,对学生会负责.协助系学生会对各个部门的工作做好相关协调工作；
2、负责秘书处的对外工作,协调好与学生会其它部门及学院其它系学生会的合作关系.对秘书处的工作进行全面监督,做好承上启下的工作；并及时做好每次活动的登记；
3、根据学生会阶段性的具体情况和工作重点研究安排各项相关工作,并制定相关工作计划,并与副秘书长进行沟通交流；
4、负责秘书处工作的审核、落实和工作总结,协调秘书处开展活动；
5、负责每周学生会会议记录以及各部门重要会议记录的整理；
6、管理各个挂账处的财务总理及报账管账收集发票等。
二、副秘书长职责：
1、直接对学生会负责,接受秘书长的领导.在处理决策性问题上及时与秘书长进行沟通与交流；
2、全面负责秘书处内部工作,协调干事之间的关系,在工作会议时向秘书长反映干事的表现和工作情况。
3、负责部内各组工作的分配、调控,协调秘书处成员与其它部门成员之间的关系,并对部员的表现进行评估考核。
4、主管部内人事,负责部内成员的档案和活动资料的管理。
5、注意发现和培养优秀部员,关注他（她）们的进步,为他（她）们的发展创造必要的条件和环境。
三、干事职责：
1、认真及时地完成上级分配的工作,在活动策划时发挥创新意识；
2、团结协助,注重团队协作精神；
3、始终保持着对工作的热情；
4、做好每次例会的会议记录,登记会议出勤情况、汇总会议结束后的意见及讨论结果
6、负责各项活动的后勤工作,如资料收集、场地布置、秩序维持等。
第三章：基本职能
1、做好学生会各项工作汇报。
2、负责协调各部关系，使各部门工作顺利进行。
3、负责系学生会相关档案的管理工作，学生会通知的下达。
4、负责各项会议的记录工作，协助主席健全学生会各项规章制度。
5、负责本学院的办公室值勤及处理日常事务。
6、负责每次例会开会地点。
7、负责部长例会的通知工作。
8、负责收集发票，及学院账目管理。
9、负责每次例会会议内容的记录和整理，并保存归档。
10、负责做好各部门上交的工作计划、工作总结（年度）、活动方案、活动总结的整理工作以及收各部各活动的活动项目书。
11、负责管理会议室和杂物室，定期打扫和清点物品。
12、贯彻本系学生会的工作方针政策，协调和督促各部门履行职责。
13、组织对各项工作和活动的现场考核，为年度考核和评定准备材料。
14、定期向学生会主席汇报有关工作，及时向各部处传达主席的有关工作部署。
15、为年度纳新成员工作提供考务安排等方案，公平、公开、公正地为本会吸收新
（名词解释）
1、收集发票：发票即用来报账用的小票，主要来自于易乐多，文体百货超市等等。发票中的单位一律写：广西大学。报账用的物品不必须是文体用品，比如钢笔，篮球，排球，中性笔，笔记本，透明胶，双面胶……等等一系列可以用来办公的东西。所有发票最最重要的是要求里面所有的物品必须表明单价与数量，否则不得用作发票。
2，账目管理。即负责学期末学院账目总结与各个挂账点的账目清总。 （截止2011年11月20日，环境学院的挂账点一共有三个，分别是：西校园狗洞那里的腾飞文印店，西校园化学化工学院负一楼的西子文印店，东校园水塔餐厅旁边的非凡文体店）
3，会议提醒。即对每周一下午的部长例会的提醒，提醒包括保证每位理应出席会议的人得到通知，并交代会议大致事宜，保证出席人员心有准备，以确保例会省时高效的进行。
4，会议记录。即对每周一下午的部长例会进行会议记录，并从纪检部那里了解缺席的部门，以确保缺席的部门也可知道会议内容，及时完成所分配任务。
5，文件书写。文件即为包括主席，副主席，书记等人参加一些活动的发言稿。
6，协助任务。即各种大型活动（如校运会，院运会，青年环境友好使者选拔大赛等）的协助工作，看各个活动的任务分配与负责人员届时安排。
第四章：日常工作制度
1、
值班制度：2011年第一学期秘书处的值班时间为每周四下午5:20——6:00。值班为每次2人，值班任务为：接受请柬，并及时传递给相关人士；与其他部门之间沟通交流，互相了解，互相帮助。 不能按时值班的人员必须提前跟负责人联系，不可随意旷缺。
2、部长例会制度：要求部长（或者部长与副部长）必须准时出席，具体情况以临时需要为主。出席人员必须保证做好会议记录，并及时通知缺席部门相关事宜。
3、账目管理制度：原则上每 个人都要求有报账经验，鉴于财务管理事物的复杂性，可由每届秘书长（或者副秘书长）负责财务总管与总结。
4、培训制度：
确定正式干事以后，部门要不定期对成员进行培训，培训包括礼仪培训、工作职能培训、心理培训等方面，以及素质拓展培训活动若干（如举行气排球、篮球等体育类活动或外出聚餐、出游活动等）。 2，各干事必须完成以上基本培训课程，实际情况记入个人人事档案。 3，各干事必须具有至少一次独自处理问题的机会。（比如，一个人去财务处报账，收集发票，买东西挂账。。。等等）
4、其他院重大活动考勤制度：迎新、校运会等院重大学生活动中，若需要咱系相关负责人必须各司其职，按时到岗，不得无故迟到、早退、缺席。
第五章：成员的权利以及义务
一、日常：
1、秘书处成员要严于律己,遵守学生会的管理制度,互助共勉,树立秘书处良好的形象和声誉,如发现部内成员有严重损害秘书处形象的,当即予以辞退；
2、秘书处成员不得以权谋私,不得以秘书处或学生会的名义有越权行为,一经发现,视情节轻重,分别处以批评,警告、直至辞退：
3、秘书处成员在执行任务中,出现错误应追究该组负责人及当事人的责任,如因主观原因出现一次重大错误或者三次小错误,即予以除名；
4、秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作,可以向秘书长或副秘书长提出辞职,并上交辞职报告,秘书长和副秘书长根据实际情况讨论后,当工作移交完整后方可离开秘书处。
二、会议：
1、秘书处根据实际工作需要,会不定时召开工作会议,干事应准时参加例会,例会前专设一名干事登记本次例会的出勤情况；
2、部内成员应遵守例会纪律,不得讨论与会议无关的话题,保证讨论的议题顺利进行；
干事应认真完成会议记录,对于有异议的地方可以会后讨论解决,或向秘书长或副秘书长提出；
3、如遇特殊情况应事先向秘书长或副秘书长请假并说明理由,事后明确会议内容,干事迟到、早退达五次或无故缺席三次者,予以辞退处理。
第六章：附则
广西大学环境学院团委办公室对此制度有最终解释权。 本章程自公布之日起实行。
附件一：
广西大学环境学院团委办公室成员考核说明
。。。
附件二：。。。。。。
秘书处大事记
2011年
6月，环境学院团委学生会举行换届大会，会后经过结构调整，学生会新设立了秘书处一部门，由冯小红担任第三届环境学院学生会秘书处秘书长，陈远征任副秘书长。
2011年
9月，秘书处首次参与学院团委学生会招新。秘书处迎来建部以来首批干事；
2011年10月，秘书处开展了首轮业务培训，参与学生会各部烧烤联谊活动，增进了部门内部及各部之间的交流，加深了新一届团委干部干事间的友谊。
秘书处家谱
历届部长、副部 第三届秘书长：冯小红
女
环境工程103班
副秘书长：陈远征
女
环境工程102班 第三届干事：胡文科
男
环境工程111班
黄季椋
女
环境工程112班
乔荣涛
男
环境工程112班
刘大杰
陈涵涛
龙俊霖
男
环境工程113班 男
环境工程113班 男
环境工程112班
