高校后勤处后勤服务总公司档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为搞好我处（总公司）档案工作，使档案工作制度化、规范化，以不断地提高档案工作的科学管理水平，更好地为学校领导、教学科研和后勤工作服务，根据《中华人民共和国档案法》规定，结合后勤档案工作实际，制定本办法。
第二条 档案工作作为我处（总公司）各项工作的一个组成部分，是提高工作效率和工作质量的重要条件之一，是记载我处（总公司）历史真实全貌的一项重要工作。
第三条各部门在工作活动中形成的全部档案，均由处（总公司）综合办公室对其实行实体或信息（目录、数据等）的集中统一管理，所有部门和个人依法均负有保护档案的义务。
第四条 综合办公室档案管理的基本任务。
（一）贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法规和国家档案行政部门的规定，在学院档案室业务指导下制定我处（总公司）档案工作计划、管理办法和业务性规范。
（二）负责管理我处（总公司）各种门类和载体的档案，不断提高科学管理水平，以维护档案的完整与安全，积极提供利用，为后勤各项工作服务。
（三）对各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和业务指导。
（四）依法负责档案材料保管期限的确定、核查和档案的定期鉴定，并按规定向学院档案室移交应该移交的档案材料。
（五）办理领导交办的其它有关档案工作的事宜。
第五条 本办法所指的档案，主要包括处（总公司）内各部门及个人在从事公务活动中直接形成的，对学校有保存价值的各种文字、图表、声像和电子载体等形式的历史记录。
第二章 档案材料的立卷、归档和档案的接收
第五条 凡在我处（总公司）各项工作活动中直接形成
1 的具有保存价值的各种门类和载体的档案材料，均由各部门进行整理、立卷，并定期向综合办公室移交归档。
第六条 归档案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应符合下列要求：
（一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
（二）在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。
（三）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在文件内容所针对的第一年立卷；跨年度的总结放在文件内容所针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立案；其他文件材料的立卷应按有关规定执行。
（四）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法定性文件的历次稿件依次排列在定稿之后；非诉讼案件卷的结论、决定、结案处理性文件在前，依据材料在后；其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。
（五）卷内文件应按材料排列顺序，依次编写页码或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角或背面的左上角编上页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。
（六）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟定提名，有的虽有题名但无实质性内容的亦应重新填写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。
（七）声像材料应以文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
（八）有关卷内文件材料情况的说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明的，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。
（九）案卷封皮，应逐按规定填写清楚，案卷题名要简明，确切地反映卷内文件材料内容，一般包括责任者、内容和名称等，体式一致，文字简练，使用简称应通俗易懂，并用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰（也可以用电脑打印）。
（十）卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷；案卷应采取三孔一线的方法装订；不装订的案卷，卷中的文件材料应逐件用细线装订。
第七条各部门的文书档案应在翌年三月底以前向综合办公室移交，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。其它门类和载体的档案的接收，按有关规定执行。
第八条 处（总公司）内部门撤销或合并时，应将其未归档的全部案卷进行认真整理，妥善保管，不得分散，并按下列办法处理：
(一) 撤销部门的档案，应及时向综合办公室交接或由其业务划归部门代管。
(二) 部门撤销的业务分别划归几个部门的，其档案材料不得分散，可由其中一个部门代管或向综合办公室交接。 (三) 一个部门并入另一个部门或几个部门合并为一个新的部门，其档案材料应移交给合并后的部门或向处（总公司）综合办公室交接。
(四) 一个部门内的一部分业务或者一个部门内的一个分支机构划给另一个部门接收，其档案材料不得带入接收部门，如果接收部门需要利用，可以借阅或者复制。
(五) 部门撤销或者合并时，没有处理完毕的文件材料，可以移交给新的部门继续处理，并作为新的部门的案卷整理、立卷和归档。
第三章 档案的整理
3 第十条 对已接收的档案，综合办公室应按照其内容和载体的不同，根据一定的要求进行分类和加工整理。
第十一条 案卷的排列，应以全宗为单位，按不同的门类、载体和不同的保管期限分别排列。案卷排列方法应统一，前后保持一致，不可任意改动。
第十二条 按照案卷的排列顺序编制卷号，在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号；案卷目录应区别不同保管期限，分年度或混年编制目录号，在一个全宗内不得出现重复的案卷目录号。
第四章 档案的保管
第十三条 档案存放地力求做到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防霉、防尘、防鼠、防虫等。
第十四条 综合办公室应建立全宗卷，以积累我处（总公司）案卷的立卷说明，分类方案，鉴定报告，交接凭证，销毁清册，检查记录，全宗介绍等材料。
第十五条 综合办公室应定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题要及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况应及时检查，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其它技术处理。
第十六条 对重要的档案材料，可根据需要和可能多保存一份重份或复印件，以保证重要档案的安全和方便利用。
第十七条 对声像档案和电子载体档案等特殊档案的保管，应按国家及学院有关的档案管理办法执行。
第十八条 综合办公室应按规定对档案的接收、移交、保管等情况进行统计，并按期向院档案室报送档案工作基本情况统计表。
第五章 档案的利用
第十九条 我处（总公司）综合办公室所保管的档案是现行档案，主要为后勤工作服务，不属于开放范围。综合办公室应根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续；对外提供利用需经处（总公司）主管领导批准。
4 第二十条 档案管理人员要熟悉所藏档案的情况，根据工作需要编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，主动了解处内各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。
第二十一条 凡利用我处（总公司）档案者应按规定办理有关手续，并填写《档案查阅登记簿》或《档案借阅登记簿》。我处（总公司）档案原则上只在综合办公室内查阅，如有特殊情况需要借出综合办公室外利用的，须办理有关报批手续。利用工作结束后，及时将档案归还综合办公室。
第六章 档案的鉴定和移交
第二十二条 综合办公室应根据国家有关档案保管期限的规定，定期地对已超过保管期限的档案进行鉴定，准确地判定档案的保存或销毁。
第二十三条 档案的鉴定工作，应在分管领导和综合办公室负责同志领导下，由综合办公室在院档案管理部门指导下与有关业务部门的人员共同组成鉴定小组，按规定执行。
第二十四条 销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，登记造册，经主管负责人批准后，由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签名。情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。
第二十五条 属永久保存的档案，应向院档案室移交。移交的具体方法按院档案室有关规定执行。
第七章 附 则
第二十六条 本办法由综合办公室负责解释。 第二十七条 本办法自颁发之日起施行。
二0一一年六月二十二日
