泉州市少林物业管理有限公司 专来带来信任·服务必尽忠诚 会议管理制度 目的
一、为了规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。
二、适用范围 本制度适用于少林物业各部门
三、职责
1、总经理负责主持公司高层会议，各部门主管负责主持本部门内部会议；
2、行政人事部门负责会议的筹备和组织工作。
四、流程 会议结束
记录存档
会议跟进
会议保密
会议奖罚
五、具体内容
（一）会议分类
1、公司会议归纳为： 1.1公司经营管理会 主要包括公司高层会议、部门会议、周例会、月度工作计划会 1.2公司专题会： 公司技术会，经营活动分析会，质量分析会，班组会议、员工大会、年度总结大会、表彰大会
（二）会议通知
1、会议通知期：一般应提前一天以上；
2、会议通知形式：一般为电话通知。
3、会议通知内容：会议的名称、议题、时间、地点、参加人（出席/列席），需准备资料以及通知形式和途径，重要会议应以书面通知的方法传达；
4、会议应于通知约定的时间召开，如议题改变、改期或取不，会议有关人员需提前通知，并根据本制度会议通知
会议准备
会议组织
会议记录 重新通知和布置；
5、属下列情况之一者，按“谁召开，谁通知”的原则进行会议通知： （1）未列入周会议计划而临时召开的会议； （2）虽然已列入周会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料等作特别说明； （3）其它人认为应另行召开其他会议通知的情况。
（三）会议的其它准备工作遵照以下规定 （1）行政人事部门应提前准备好会议资料，如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案等；
泉州市少林物业管理有限公司 专来带来信任·服务必尽忠诚 （2）召开会议部门应提前做好会议准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等； （3）公司总部召开的公司级会议会务服务统一归口行政人事部负责； （4）部门在总部召开的会议需用公共会场的，应向行政人事部书面提出，由行政人事部统筹安排。
（四）会议组织 （1）会议组织遵照“谁召开，谁组织”的原则 （2）会议主持人须遵守以下规定：
1、主持人应不迟于会前10分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备；
2、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明；
3、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率；
4、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见；
5、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排。 （3）参加会议人员须遵守以下规定：
1、应准时到会，并在《会议签到表》签字；
2、会议发言应言简意赅，紧扣议题；
3、遵循会议主持人对议程控制的要求；
4、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或静音，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场；
5、做好本人的会议纪录。
（五）会场秩序与礼仪
1、遵守开会时间，不得无故迟到或早退，特殊情况，需由会议主持人批准；
2、中途离席者应轻声入、出席，尽量不干扰会议进行；
3、姿（站姿）端正，禁止吸烟，禁止交头接耳开小会；
4、期间与会人员须将手机关闭或调至静音状态，特别事情到会议室外接听；
5、持会场整洁，不准随地吐痰，扔纸屑，会议结束后将座椅整理好；
6、发言应简明扼要，避免发表与会议无关的话题，会议主持者有权提示发言人，其他人员无权打断发言人讲话；凡是违反会议秩序者，会议主持人有权给予通报批评，由行政人事部监督执行。
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（五）会议议程
1、主持人事先安排好与会人员座次；
2、会议议程由主持人于会议开始时向与会人员宣布，与会人员应严格遵守；
3、会议主持人应紧紧围绕议题按照议程去进行，确保会议总时间不变；
4、会议主持人要及时做出结论，及时制止干扰会议记录 （1）公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。 （2）公司各类会议原则上应确定专人负责记录，会议记录员的确定应遵守以下规定：
1、各部门应常设一名会议记录员（一般为本部门的行政人员），负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作；
2、会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员
3、总经理主持的公司例会、临时行政会议原则上由总经理秘书负责会议记录工作，总经理另有指定的，服从总经理指定。
（八）会议记录员应遵守以下规定： 会议的任何情况，适时宣布散会。
（七） （1）以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录；
（2）会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性； （3）会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签发； （4）做好会议原始记录的日常归档、保管工作； （5）迟到或缺席人员应在《会议签到表》上注明。
（九）下列情况下，应整理会议纪要：
1、公司各类临时行政会议；
2、须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议；
泉州市少林物业管理有限公司 专来带来信任·服务释，自签发之日起生效实施。
必尽忠诚
行政人事部2010年11月28日
