会议管理制度
第一条
根据公司规定和精细化管理要求，为进一步规范会议内容和程序，提高公司的办公质量和工作效率，建立健全决策机制，提升公司运营水平，特制订本制度。
第二条
会议要求：
一、会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。
二、会议应注重质量，提高效率。会前应做好充分准备，做到充分沟通，心中有数；对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。
三、讲求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻，落实，力求取得具体成果。
四、严格会议纪律。会议主办部门应加强会议管理，做好会议安排；与会人员应认真准备、准时参会，不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向主管领导请假并向会议主办部门备案，同时指定专人代为参会。
第三条
本制度适用于公司及各部门的工作会议和专题会议，如矿业公司以上会议、公司专项会议、部门例会及其他内部会议等。
第四条
公司各类会议及其安排如下：
一、矿业公司及以上会议
（一）按照“分类、归口、集中”的原则，由归口部门根据矿业公司通知要求将会议时间、地点、形式、主题、参会人员等内容及时通知参会领导及部门。
（二）如有议题需提交矿业公司相关会议讨论，提前一天将相关议题内容（电子版）提交综合办公室和矿业公司相关部室。如需要汇报的，归口单位应提前确定汇报人并上报综合办公室。会议期间如需进行材料展示等，需由提报单位将材料交至汇报人员并提前联系综合办公室做好设备准备（自备除外），需要使用辅流的会议，会前必须与矿业做好调试。会议需提报单位以外人员列席的，请提前做好联系沟通，以提高会议效率。
（三）会议如需形成会议纪要，归口部门要与矿业对口部门密切沟通，及时跟进。如有需要，提前与公司综合办公室沟通，通过综合办公室统一向矿业索取。
（四）会议主要有：矿业公司党代会、矿业公司职代表、矿业公司季度安委会、矿业公司季度设备视频会、矿业公司人力资源部月度例会、矿业公司党群视频例会、矿业公司月度生产经营
例会、矿业公司月度成本指标对标和技经指标对标会、矿业公司经办会（涉及到工作组织召开的）等及其他由矿业公司及以上组织的会议。
二、分公司专项会议
（一）公司专项会议是公司领导依据公司工作部署和要求，按照工作分工或受董事长（总经理）委托，就专项工作召开的办公会议。专项会议由董事长（总经理）或其他公司领导成员召集和主持，有关部门负责人参加。会议由专项工作主办部门负责组织和记录，记录人应在会后根据领导指示整理出会议纪要、决定、决议，如需参会领导签字的要履行签字程序。会议记录、纪要、决定、决议要及时存档备查。原则上公司级会议纪要不对外公开，确因工作需要对外公开的，必须经过主要领导批准。
（二）会议主要有：公司班子例会、公司领导工作例会、民主生活会等。
（三）会议频次安排：由综合办公室根据情况安排（经请示主要领导确定开会时间，并及时通知其他领导）。
三、公司月度例会
（一）公司月度例会是指各业务部门根据工作需要每月组织召开的例会。会议由主办部门根据工作需要和公司领导指示，提前将开会时间、地点、参会人员等通知各相关单位和人员。例会上各相关单位汇报本单位工作完成情况及存在的问题、需要公司
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1、由会议主办部门按计划直接通知参会人员。
2、会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人和会务服务提供部门（综合办公室）。
3、会议一般以电话、微信工作群、即时消息系统（AM）的形式通知。若需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知。
二、会议的其它准备工作遵照以下规定
1、会议主办部门应提前准备好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）；落实并布置会场，准备好会议所需的各种设施、用品等。
2、原则上组织召开矿业公司及以上级别的会议，会务服务统一归口综合办公室负责，确因专业对口限制，需要由归口单位负责的，归口单位应向综合办公室报备。
3、各部门召开会议需用公司会议室的，应向综合办公室（收发室）提前申请，由综合办公室（收发室）统筹安排。
第七条
会议组织
一、会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则
二、会议主持人须遵守以下规定
1、主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。
2、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。
3、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。
4、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
5、主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。
三、参会人员须遵守以下规定
1、应准时到会，并在《会议签到表》上签到；
2、会议发言应言简意赅，紧扣议题；
3、遵循会议主持人对议程控制的要求；
4、属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；
5、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场；
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