中标建设集团海南分公司
会议管理制度
一、会议准备
1、会议室仅限于举行会议、教育培训、来宾接待等工作需要。
2、会议室由行政人事指定专人管理，统一安排使用。
3、各部门若需使用会议室，需至少提前半天向现在人事部申请，有特别要求的应做特别说明。如需布置会场，应提出详细要求并提前三天通知办公室。
4、现在人事部在接到会议通知后，一般情况下按照申请时间先后进行排期，如遇到相互碰撞的情况，由行政人事部根据会议的轻重缓急、重要程序进行调度，但事前必须征求申请部门的意见。
5、行政人事部在确定会期后，要进行会前准备，提前通知各参会人员准时到会，并说明注意事项。按会议参加人数准备好相关文件资料。
6、会前一个小时，由专人对会议室进行全面检查，内容包括会场是否整洁、干净，会议椅是否足够，电路是否正常，饮水有否保证，桌上用品是否摆放整齐，如天气适宜，应将窗户打开，并将窗帘置于同一水平线，检查各项设备是否处于良好状态并正常运行。
7、如天气炎热，应在会前二十分钟将空调打开，调于适当温度。会议开始前五分钟，打开照明灯光。在参会人员到达后，分发会议资料，给主要领导倒茶，需使用专业设备的，要安排调配。
8、行政人事部要建立会议签到簿，载明：时间、地点、会议主题、参会人员、部门，签到簿由专人负责管理。
9、各部门在使用会议室中，要注意保持卫生，爱护室内设备。会议室内所有设备、工具、办公用品未征得同意，不得拿出作为他用。
10、会议结束后，由专人关闭电源、门窗，并通知保洁人员及时清洁卫生，恢复原状。
二、会议记录
1、除部门会议外，其他会议由各专业部门指定专人记录，例会和重要会议必须形成会议纪要，会议纪要要求准确，完整，基本按原话方式记录，为了快速、准确记录，可采用录音笔，会后进行整理，必要时，由到会人员签名。录音必要时可做资料保存。
2、日常性工作会议和部门会议可采用摘要记录，摘要记录要善于归纳，把握实质，突出重点，要清晰、明确地记录问题及解决方法。
3、会议纪要如未能完整记录，应在会议结束后及时询问有关人员进行补充，
在完成初稿后交主管业务负责人审核修改。定稿后由总经理签发，送达给与会相关人员，做好发文签收登记。
4、会议纪要采用统一格式，于会议当天或第二天中午前完成。
5、会议纪要按月进行归档，由总办秘书负责档案的管理。
6、部门会议由部门按排专人记录，并决定是否出会议纪要，如涉及需其他部门或单位配合事项，应送给相关部门和单位。
三、会议事项督办
1、会议事项的督办由行政人事部负责。行政人事部建立督办事项登记制度，建立催办登记薄，逐项列出检查催办的的事项。
2、凡行政人事参加的会议均要进行会议事项的督办登记，载明：会议主题，会议时间，会议确定事项及责任人，完成时间，完成方案，完成效果。
3、会议结束后，由办公室副主任对会议确定事项进行归纳登记并跟踪督办，将每次督办情况进行登记，要采用书面或口头方式及时向主管领导汇报事项进展情况，并提醒承办人及时完成。
4、加强催办人员的责任感，健全责任制，明确分工，责任到人，及时了解催办中的各个环节，解决会议议定事项落实中出现的问题。
5、对于无正当理由不能完成督办事项的，应提出口头批评或通报批评。
