一、办公室岗位职责
(一)在矿长的直接领导下,参与综合服务工作的研究和处理;深入基层,做好信息调查,了解具体情况并及时反映、提出建议和可行性方案,供矿长参考。认真做好矿长交办的各项工作。
(二)负责公司文件、报告计划、工作总结以及重要电文的起草工作;审核本单位各科室起草的有关通知、请示、报告等文件;批转有关科室办理的一般性文件(包括上、下级来文)。负责矿务会议记录,以及会议决定事项的处理和办理工作。
(三)负责各种来文的收发、传阅、催办、保存、借阅、回收、归档和保密工作。
(四)负责报刊杂志的征订、办理公函、信件、传真、及网络邮件的收发工作。
(五)做好行政印章的保管和使用工作。
(六)负责外来客人的接待工作。
(七)负责行政会议的通知,文件资料准备和文件的保密工作。
(八)负责对电话、文书档案、收发文印、复印等工作的管理。
(九)负责会议室、矿级领导办公室的卫生清理。
二、办公室主任岗位责任制
(一)在矿长领导下,负责组织、安排本室人员完成各项工作任务。
(二)负责督促,检查各环节职能部门、班组、对上级精神和
本矿会议决定的贯彻执行情况。
(三)深入调查研究、掌握全矿安全生产和基本建设情况。当好矿长的参谋,总结推广先进经验。
(四)及时批办上级来文、来电、来函,并监督有关业务科室贯彻执行,审核本矿有关文件和材料。
(五)按矿领导的要求,负责召集全矿会议,组织拟定会议精神,做好会议记录。
(六)认真做好来信来访工作,督促检查重大问题的转办,催办和落实情况。
(七)负责安排督促办公室有关人员做好上级机关和兄弟单位来矿检查、指导工作和参观学习等人员的接待工作。
(八)负责组织本室人员经常进行政治、业务学习、做好思想政治工作,提高政治素质和业务工作能力。
(九)负责安排督促本室文秘、干事草拟本矿相关文件(包括计划、总结、请示、报告、函电等)以及归类、整理,并做好印发催办工作。
(十)负责全矿报刊、杂志的征订工作。安排督促收发员做好邮件收发,做到及时无误。
(十一)对矿电话、档案、文印室,实行业务领导,督促和安排业务人员围绕企业中心工作搞好服务。
(十二)负责本矿行政公章的妥善保管和正确使用。
(十三)完成领导交办的临时性事务,协调各方面关系。
(十四)做好本单位每一个时期的人文、地理、生产、科学等方面有关资料的搜集和整理工作。
三、办公室副主任岗位责任制
一、负责上级单位的接待工作。
二、协助主任对文字秘书提出的文件、材料把关。
三、协助主任做好车辆派遣管理。
四、负责协助主任保持矿正常工作流程运转,确保矿领导政令畅通。
五、协助主任督促综合管理人员搞好领导生活安排、事务安排。
六、负责矿档案管理、图书管理。
七、完成上级交办的其他工作和相关临时性工作。
四、办公室职员岗位责任制
1、接转电话通知,及时收发邮件。
2、负责传真收发与登记。
3、负责考勤汇总工作。
4、负责请假及加班申报单的保管、汇总、造表。
5、负责报刊函件的收发及整理和保管工作。
6、负责文件、资料的打印、登记、发放、复印、装订。
7、保管、登记和按规定发放本矿办公文具与器材。
8、负责档案管理工作。
9、制定办公用品计划并报主任审批。