办公室秘书应谙熟办公礼仪
虽然从身份上来讲，秘书只是一般的员工，没有什么
特殊的地方，但从工作性质上来看，秘书不仅代表着本人，更代表着上司和整体组织的形象。这就要求秘书具备相当的内在和外在修养，无论是外在形象还是言谈举止，无论是对内服务还是对外交际，都要体现出礼貌涵养和富有章法。英国文学评论家约翰逊曾说过：“礼貌像只气垫，里面可能什么也没有，但是却能奇妙地减少颠簸。”
秘书工作中要注意的礼仪非常之多，仅就日常工作中
的会务管理来说，会务上的各个环节的安排无不都体现着秘书的办公礼仪素养。正如惠普创始人之一戴维〃帕卡德所说的：“小事成就大事，细节成就完美。”如何确保秘书在工作上的办公礼仪，如何在细节上成就秘书工作的完美，下面就以秘书日常工作中的会务管理来举例说明。
具体而言，会务管理工作，在其进行前、进行时与进
行后各有不同的要求。那么作为秘书应当如何处理会务中的细节，确保会务管理上的办公礼仪呢？一般情况下，只要做好以下几个方面就可以了：
一、秘书会前应注意的细节
正所谓:“凡事预则立，不预则废。”秘书首先要围绕会议主题，将领导议定的会议规模、时间、议程等组织落实。
通常要成立专门小组，明确分工，责任到人；二是要拟好通知并及时送达。拟写通知时，应保证其完整而规范。下发会议通知一定要尽早、及时，不得耽搁延误；三是要将会议上所用的会议议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议等等各种文件材料准备妥当；四是会场的布置。选择合适的会场，安排桌椅，摆好席卡。对开会时所需的音响、照明、投影、摄像、录音、空调、通风设备和多媒体设备等硬件设施提前进行调试检查。
二、秘书会中应注意的细节
秘书在会议进行期间仍需一丝不苟的做好工作。一是要做好迎接服务。秘书应安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员，针对特殊人员往往还须进行重点照顾、特殊照顾；二是要随时掌握与会人员的到会情况，以便及时做好后续的座次调整等工作；三是要安排好餐饮住宿。有时会议较长，要为与会者安排好餐饮和住宿；四是要做好会议记录。会议记录内容力求完整、准确、清晰。
三、秘书会后应注意的细节
会议结束后，秘书应有始有终，做好必要地扫尾工作。一是形成文件，一般包括会议决议、会议纪要等。要求尽快形成，会议一结束就要下发或公布；二是材料处理。根据工作需要和有关保密制度的规定，会议结束后秘书应对与其有关的一切图文、声像资料等进行细致的收集、整理工作；三
是要协助返程。会议结束后，秘书应亲自或安排专人负责为外来与会人员提供一切返程的便利，并为其送行。
总之， 秘书人员谙熟办公礼仪，不仅是维护个人的形
象、组织形象的需要，也是秘书人员提高个人办公水平，妥善而艺术地处理日常公务的需要。宋朝苏轼曾说：“故画竹，必先得成竹于胸中。”秘书从业人员只有对办公礼仪做到了如指掌，才能在日常工作中发挥的游刃有余，才能够在办公室精细工作中成就完美。
（潘二矿办公室 杨传清）
