办公设备及用品管理制度
为了加强办公设备的管理,提高设备的使用效率和使用寿命,确保办公设备安全、可靠稳定的运行机制，规范办公用品的采购、保管、领取和使用，降低消耗、杜绝浪费，根据本公司具体情况，特制定本规定。
一、办公设备管理
1、总则
1.1、办公公用设备由办公室统一管理，定期组织维护保养。采取“谁使用，谁保管”的原则，使用者具体负责保养维护。
1.2、爱护办公设备，严守操作规程，严禁私自拆卸。 1.
3、未经公司领导同意，不得将办公设备外借或另作它用。
1.4、注意用电安全，做到人离电关。
1.5、人员调离时，由公司统一安排，任何人不得擅自调配办公设备。
2、复印机、打印机使用管理
2.1、复印机、打印机作为内部办公设备，用于复印、打印非保密性资料、文件，不得对外开放。
2.2、办公室负责复印机、打印机的管理、使用和保养，未经批准，外单位人员不得擅自使用。
2.3、全体员工应遵守规定，厉行节约，对违反规定的不合理要求，管理人员有权拒绝。
3、计算机管理
3.1、使用人员必须掌握计算机操作技能，严格遵守其操作规程，注意安全操作，以防设备损坏。
3.2、要爱护机器设备，发生故障及时报修。办公室负责建立台帐档案，监督检查。
3.3、凡涉密材料的存贮和计算机操作系统中的有关密码均应采取相应的保密措施，任何人员不得窃取和泄露有关密码、涉密材料等。
3.4、严禁私自在计算机网络上传送涉密文件、资料，计算机操作人员要提高警惕，严格遵守保密纪律和有关规章制度。
3.5、禁止外单位人员使用本公司计算机。
3.6、经常对机器进行必要的整理清扫，做好防尘、防湿、防高温工作。
4、办公电话、传真管理
4.1、办公电话、传真是为方便工作，处理公务之用，私事不得使用。
4.2、外单位人员，未经许可，不得使用本公司电话、传真设备。
4.3、凡使用办公电话、传真者，必须爱护通讯设备，不准随意拆卸和移位通讯设备，因拆卸和移位造成损坏或线路故障，应照价赔偿并例入当月考核。
4.4、办公电话、传真统一由办公室保管使用。
二、办公用品管理
1、办公用品分为消耗品和管理品两类：
1.1、消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、墨水、橡皮、修正液、笔记本、复写纸、信纸、订书钉、签字笔、白板笔、电池、胶片、打印纸、墨盒、传真纸等。
1.2、管理品：剪刀、美工刀、订书机、钢笔、计算器、米尺、印台、印油、文具盒、计算机耗材如色带、磁盘等。
2、办公用品的采购
2.1、所有办公用品由办公室负责采购工作，规范采购行为，采购人员应由2人以上担任。
2.2、采购前，应做好市场调查，充分掌握欲购物品的性能、价格及附加优惠条件。按照比质比价，货比三家的原则选择供应商，确保货真价实，物美价廉。
2.3、办公用品采购的一般程序为：各部门每月底向办公室提出购置申请→办公室收集、整理后次月5日前报公司领导审批→采购人员进行采购→所购物品验收、入库→采购人、验收人在发票或收据上签字留存→每季度末统一办理汇款手续→财务部核报。
3、办公用品的保管
3.1、办公用品由办公室专人负责保管。
3.2、库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。
3.3、加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用。各部门换下的各类办公用品由办公室及时回收，修旧利废，充分利用。
3.4、定期进行办公用品库房盘点。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给。
4、办公用品的领取
4.1、领取的原则是：工作任务清楚，使用目的明确，用多少领多少，专领专用。
4.2、领取时，领取人须在《办公用品领取登记本》上写明日期、领取物品名称及数量等项并签字。领取接待用品时应由接待部门或接收此物的员工在领取登记本上签字。
4.3、领取的非消耗性办公用品（如订书机、计算器、剪刀）应列入移交，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领，无故损坏或丢失者要按价赔偿。
5、办公用品的使用
5.1、使用办公用品要牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。
5.2、办公用品应为办公所用，不得据为己有，挪作私用；不许将办公用品随意丢弃废置。
5.3、办公用品使用要物有所值，物尽其用。大头针、曲别针等反复使用；纸张可双面利用，充分发挥各种办公用品的最大使用效率。
5.4、印制文件材料要有科学性和计划性。要根据文件材料印制要求及数量选择合适的印制方式，既要方便快捷，又要使成本最低，并力求使印制数与需用数基本相符，略有余富，避免不必要的浪费。
5.5、对于高档耐用办公用品，各部门应最大限度协调相互借用，原则上不得重复购置。使用中办公用品出现故障，由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；故意造成设备损坏的，直接责任人应赔偿。
5.6、人员调离时，应将剩余办公用品缴交至办公室，办公用品严禁私自带回家。
三、本制度自发布之日起执行。
二○一二年十一月一日
