第一章 公文概说 第一节 公文的界定
一、公文的定义和分类
（一）公文的定义
公文是指国家机关、社会团体、企事业单位在处理日常工作时使用的具有一定规范体式的各种文字资料。
这个定义包含四层意思：
1、公文制作和使用的主体是社会组织，而不是个人。
2、公文制作和使用的目的是为了处理 公务。
3、公文的制作和使用有规范的格式和规则，必需遵守，不允许各行其是。
4、公文必须是书面的文字载体。
（二）公文的分类
大致可以分为5类：
1、按作者性质分
可以分为党内公文、行政公文、军队机关公文、社会团体公文、企事业单位公文。
2、按不同来源分
可以分为收文和发文两类。
收文是指外机关发送到本机关的公文，包括上级机关、下级机关以及不相隶属机关发送到本机关的公文；
发文是指本机关制发的公文，包括两部分：
一部分是发送到上级机关、下级机关和不相隶属机关的公文；一部分是下发给本机关内部使用的公文。
3、按行文方向分
1 公文的行文方向，是指公文的流动方向，可以分为上行文、下行文和平行文三类。
上行文是指下级机关向它有隶属关系的上级领导机关发送的文件；下行文是指领导机关向所属下级机关的发文；平行文是指同级机关或不相隶属机关之间的行文。
4、按时间要求分
从公文发送与处理的时间要求划分，分特急件、急件、平件三类：
特急件是指内容特别紧急，必须随到随时优先迅速传递处理的公文；
急件是指内容紧急，必须打破常规优先迅速传递处理的公文；平件是指无特殊的时间要求，可以按照工作常规传递处理的文件。
5、按密级程度分
公文可以分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文。 绝密公文是指含有最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的公文；
机密公文是指含有重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文；
秘密公文是指含有一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的公文；
普通公文是指可以向群众公开发布或在机关组织内部使用的公文。
二、公文的特点
（一）政治性
2 所谓公文的政治性，包含以下三层含义：一是公文是统治阶级意志的反映，在我国，公文必须体现、符合党的意志、国家的意志、人民的意志，而不能违背；二是制发公文必须符合党的纲领、路线、方针、政策、以及宪法、法律，而不能违背；三是公文是社会政治活动的产物，而不是个人活动的产物。
这个特点给我们的启示是:公文从撰写过程来看，是某个人或某几个人起草撰写的，但就公文的内容而言，它反映的决不是起草人个人的意志，而是国家的意志、党的意志。因而，起草人的政治思想水平越高，反映的党和国家的意志就越准确，公文的质量也就越高。
（二）权威性
公文的权威性有两层含义：
一是公文是根据法定职权制作和发布的。如：“命令”这个文种，不是任何单位在任何情况下都可以使用，是有极严格的法律限制的，只有国家权力机关和部门才可以依照宪法来发布，因而具有至高无上的权威性。
二是在它所管辖的范围内，具有法定的强制力和约束力。 这个特点给我们的启示是：制发公文是一件极其严肃的事情，必须依法制作，不能越位，更不能违法，以维护公文的权威性。
（三）实用性
公文的实用性有两层含义：一是就公文的制作目的而言，是为了解决现实生活中出现的问题和矛盾 ；二是就公文的效用而言，公文一经发出就应当贯彻执行，以发挥其应有的效用。
这个特点给我们的启示是：制发公文要从实际出发，讲求效用，不要事无大小巨细都要发文件。制发公文应当是那些必须通
3 过公文形式进行处理的公务。
（四）规范性
所谓规范性是指制发公文必须遵守统一规定的文种种类、公文格式以及行文规则等，任何机关、单位和个人都必须严格遵守，不能混用，不能标新立异，不能另搞一套。
这个特点给我们的启示是：为了保证公文得到迅速、及时、准确、规范地处理，必须认真学习、坚决执行各项有关规定。
（五）时效性
所谓时效性，是指各种公文都有不同程度的时限要求：有的要求马上执行；有的要求在规定的时限内生效；有的过了一定的时限就失去了效用。
这个特点给我们的启示是：制发和处理公文要讲求时效，雷厉风行，不要拖拖拉拉，延误时机。
三、公文的作用
（一）领导和指导作用
指导工作是行政管理中的一项重要工作，这项工作的执行，通常是由领导机关制发相关公文来承担的。如：上级机关要向下属部门发布政令、布置工作、提出要求时，总是通过适当的公文文种如政令、决定、通知、批复等形式，尽可能及时、准确地把有关情况传达下去，使人们在工作中责任明确，有章可循。为了更好地开展工作，各级党政领导机关还经常通过编写总结、计划、简报、报告、请示、调查报告等反映工作情况，总结经验教训，部署新的任务，使人们知道下一步该做什么，怎么去做。
（二）依据和凭证作用
公文是一种以记录实事为主的书面语体，尽管现代社会科技
4 发展日新月异，传播媒介和记事工具越来越先进，但是，公文的依据和凭证作用仍然不可取代。在各项事务的处理过程中，各种法规性文件、公务文书都不同程度的具有依据和凭证作用。上级的文件自然是下属各部门的行动准则；下级机关的文书可以为上级决策机关制定政策、做出决定提供重要的参考依据；平行机关在商洽工作、协作共事时，也可以将对方的文件作为凭证。过去若干年后，各个不同时期形成的公务文书，又是后人研究社会历史、政治、经济、文化的宝贵资料和依据。
（三）联系和知照作用
所谓联系作用，是指各系统机关都有各自相应的权限范围，这就需要相互配合、互相促进。这种相互之间的联系形式，包括上下级之间的纵向联系，也包括各同级机关之间的横向联系，实现这种联系的纽带之一，就是公文。
所谓知照作用 ，是指通过制发公文，把有关事项通知、关照对方，使之了解情况，以作为今后工作的参照依据。
（四）宣传和教育作用
国家行政机关的公文，有许多是发布党和国家各项方针政策的公务文件。要使各项方针政策得以很好的贯彻执行，首先必须对广大干部群众进行宣传和教育工作，以提高人们的思想认识水平，增强执行政策的自觉性。因此，上级机关在发布指示、做出决定、制定措施时总是要针对普遍性、典型性的问题发表意见，摆事实，讲道理，阐明政策法规制定的理论基础和现实依据,指出现行工作的基本性质和实施开展的重要意义。为了更有效地开展宣传教育工作，上级机关还经常采用专文形式，如奖惩决定、通报、调查报告等交流经验，总结教训，表彰惩处，扬正抑邪，力
5 图使干部群众在学习和工作中明辨是非，统一认识，以推动工作的顺利开展。
（五）规范和制约作用
一是在公文中有许多是专门用来明法传令、规范行为的文件。如宪法、刑法、民法、婚姻法等法律性文体。这些文件通常以公文的形式发布，是由国家强制保证执行的行为规范，一经正式发布执行，任何人都不得违反它，除非制定和发布机关经过修改重新发布，它始终具有法律约束力。
二是在公文中还有一些是根据宪法和各种法律条文的要求制定的规章制度，如章程、条例、规章等。这些文件都是一定范围内人们行为的规范和准则，正式发布以后，便具备了国家宪法所赋予的行政权力，对它所涉及的单位和个人具有规范和约束、限制作用。
三是领导机关所发布的下行文，虽然多数不属于法规性公文，但对其所属单位和个人同样具有规范和约束作用。
第二节 公文的格式
一、公文的结构格式
公文的格式，是指公文的各个组成部分在文面上所占的位置、相互关系及排列的规定。
这个概念包含三层意思：
一是指公文的各个组成部分如：文头、正文、文尾在公文中所占的位置，谁在先、谁在后是有明确规定的，不能相互颠倒、不能越位。
二是指公文各个组成部分中间的相互关系也是有规定的，如公文的标题必须规范书写，并要简明扼要地反映正文的主题，不
6 能标题说的是一回事，正文说的又是另一回事，文不对题。
三是公文各个组成部分的排列也是有明确要求的，必需按照规定排列，不能各行其是，随意排列。
公文的格式包括结构格式和外观形式两部分。所谓结构格式是指公文的各个组成部分；所谓公文的外观形式，是指公文的形式要求。如：发文机关标识字号必须大于正文字号，用红色印制，文头和正文中间必须用红线隔开等。
下面按照公文文头、正文、文尾三部分作一简介。
（一）文头部分
文头又叫眉首，一般占公文首页的1/3到2/5，用红线与正文隔开。
文头由以下六个部分构成：
1、文件名称
文件名称（注：准确的提法是发文机关标识。）应当使用发文机关全称或者规范化简称。位于文头上部正中位置，在发文字号之上，用大号字体套红印制。
两个机关以上联合行文时，行政机关联合行文，主办机关排列在先；行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。
2、发文字号
发文字号是一个机关制发公文的顺序号。
发文字号由三部分组成：机关代字、年号、顺序号。 机关代字是发文机关的缩写，如：海政字，表明发文机关是海军政治部；中办字，表明发文机关是中共中央办公厅；政组字，发文机关是政治部组织部（处）。发文代字一经确定，就要长期延
7 续使用，不要朝令夕改 。
年号是表明该文件是那一年制发的。年号要用阿拉伯数字写全称并加〔〕。如：〔 1998 〕
顺序号是为了表明当年制发文件的数量，一般从1号往后顺延。当旧的一年结束，新的一年开始时，重新排列顺序号。
个别文种的顺序号，不是按年排列，而是按照任期从一号一直往下排下去，直到任期结束，如命令。
行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号；与其他机关联合行文原则上使用排列在前机关的发文字号，也可以协商编定，但只能标注一个机关的发文字号。
发文字号置于文件名称之下，红线上面居中位置，用和正文相同的字体型号印刷。
3、秘密等级
秘密等级是为了标明文件的涉密程度，分秘密、机密、绝密三级。秘密等级的位置一般标于公文文头的左上角，也有标于红线下标题的左上侧的。但是，一个机关的文件，标注秘密等级的位置要一致。
4、紧急程度
文件的紧急程度分急件、特急件两种。标于文件的左上角，位于密级之下。同时在寄发文件的信封上也要标明紧急程度。
5、文件份号
文件份号是指把同一份文件印刷出来的若干份正本，一份一份编排起来的顺序号码，
也叫编号。如：一份文件共印发了60 份，份号就是从1号到60号。份号位于文头的左上角。一般写法是“编号：0015”。文
8 件标明份号是为了方便查找、收回。一般用于会议中下发、会后需要收回的文件。
6、文件签发
凡向上级政府、上级机关报送审批的文件，要由本地区、本部门的主要负责人签发，主要负责人外出时，由主持工作的负责人签发。签发人姓名印在发文字号的同行右端。
文头举例（略） 这份眉首的问题是：
一、紧急程度
紧急程度标识的位置是正确的，但是，多写了一个“件”字。
二、密级
密级应当在左上角标识，现在标识在右上角了。
三、发文字号
一是机关代字使用不当 。发文机关的代字，一般由单位和部门组成，如“青卫字”、“青办字”等，现在只有单位代字而没有部门代字。二是年份应当用〔〕号，现在用了（）号。三是顺序号应当在〔〕号的外面，现在放在了〔〕号的里面。
四、签发人使用不当
这份文件的文种是通知，通知属于下行文，不应当标注签发人。只有向上级政府和上级机关报送审批的文件如“请示”、“报告”，才需要由主要负责人签发。
文头举例（略）
（二）正文部分
1、标题
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种
9 类。
公文的标题一般应标明发文机关和文种。具体有四种写法： 一是由发文机关、事由、文种三部分组成。
例如：中共中央关于加强党风建设的通知。这个标题中的“中共中央”是发文机关，“关于加强党风建设”是事由，这个文件的文种是“通知”。
二是由发文机关、文种组成。
例如：中华人民共和国主席令。这个标题中“中华人民共和国主席”是发文机关，“令”是文种。
三是由事由、文种组成。
例如：关于任免王长江等4名同志职务的通知。这个标题中“关于任免王长江等4名同志的职务”是事由，“通知”是文种。
四是由文种组成。
例如：布告。这种公文标题主要用于向社会公开张贴的文件。 以上这四种公文标题的写法，反映出两条起草公文标题的基本规律：一条是在标题上要不要标出发文机关和事由应根据具体情况确定；另一条是在标题上必须标明文种，不可以省略文种。
公文标题位于文头红线之下居中位置，用2号字体印刷。除发布和批转政府规章性文件外，标题一般不加书名号，也不用其它标点符号。
文头举例（略）
在起草公文标题中容易出现的问题：
例一：关于通报两起经济犯罪案件
这个标题使用的文种是通报，而公文的文种应当在标题的最后，这个标题把文种放在前面了。
10 改正：关于两起经济犯罪案件的通报 例二：请示扩建外宾楼事
这份文件是向上级请示要求扩建外宾楼，应当使用请示这个文种。但是这个标题把请示当做事由了，并自造了“事”这个文种。
改正：关于请求扩建外宾楼的请示。 例三：关于请求扩建外宾楼的请示报告
这个标题中事由是正确的，但是文种使用是错误的，把“请示”和“报告”这两个文种混用了。对“请示”，上级必须作出批复；而对“报告”，上级一般不做批复。所以，在同一个标题中只能使用一个文种，不能使用两个或两个以上文种。
例四：关于开展保持共产党员先进性教育的计划
这个标题中事由是正确的，但是文种使用不当。计划不属于正式公文，不能作为
正式文件下发。如果需要下发，可以以通知的形式发文。 改正：印发《关于开展保持共产党员先进性教育计划》的通知
例五：改革研究生教学
标题成分不完整，缺少发文机关和文种。 文头举例（略） 这份文件的问题是：
一、应当标注紧急程度
从文件的标题来看，是关于严禁乱砍滥伐森林的紧急通知，是需要打破工作常规，紧急处理的文件，因而应当定为“急件”。
二、不应当标注密级
尽快刹住乱砍滥伐的歪风，既需要政府做工作，更需要让林
11 区群众家喻户晓，不需要定密级。如果需要定密级，应当标识在左上角。
三、发文机关标示使用不当
应当在发文机关同一行的后面加上（通知）
四、发文字号使用不当
一是机关代字不应当使用“政组字”；二是年号应当使用阿拉伯数字，现在用了汉字。应当用〔〕号 ，现在用了［］号；三是发文字号应当居中标识，现在左顶格标识了。
五、不应当标识签发人
通知属于下行文，不需要标识签发人姓名。
2、主送机关
主送机关又称受文机关，即公文的主要受理机关。在拟写主送机关时，请注意以下几个方面：
一是除去直接面向社会的“公告”、“布告”、“通知”以外，都要写上主送机关。
二是主送机关应当使用全称，或者规范化简称、统称。 如：报送党中央的文件，可以写中国共产党中央委员会，也可以写中共中央。
三是向上级的“请示”、“报告”只写一个主送机关。
四是在回复上级两个以上机关联合行文时，可以只写主办机关的名称。
五是对下级机关的“批复”，只写一个主送机关。
六是向所有下级机关下达的文件，有若干个主送机关时，可以写统称。如：“各市、县人民政府”。
七是发送下级并列机关的公文，一般按照党、政、军、群顺
12 序排列。
主送机关位于标题之下、正文之上，左端顶格书写，并加冒号。
文头举例（略）
3、正文
4、附件
附件是附在正文后面的文字材料，是整个公文的重要组成部分。起草公文时，遇到下列情况时，应当有附件：
一是在公布法律、法规、规章、制度、办法时，需要在正文之后，附上所公布的法律、法规、规章、制度、办法的原文， 以便执行。
如：
中华人民共和国主席令
第八十二号
《中华人民共和国合伙企业法》已由中华人民共和国第八届全国人民代表大会常务委员会第二十四次会议于1997 年2月23日通过。现予公布，自1997 年8月1日起施行。
中华人民共和国主席
江泽民
1997年2月23 日
附件：《中华人民共和国合伙企业法》
二是对正文的补充和说明。
如：
关于进行保持共产党员先进性教育活动的通知 （正文略）
13 附件：《关于进行共产党员先进性教育活动进度表》
某某市某某局 2005年3月14日
三是向下级批转、转发有关文件时。 如：
某省人民政府办公厅转发省财政厅 关于临时出国人员用汇管理实施细则的通知 （正文略）
附件：《某省临时出国人员用汇管理实施细则》
关于附件的具体位置，是在发文机关之后，还是在正文之后，《国家行政机关公文处理办法》中，只规定“公文如有附件，应当注明附件顺序和名称”，而没有具体规定附件的位置。在实际工作有两种做法：
一是附在发文机关之后。这种附法，主要用在命令上。 二是在正文之后、发文机关之上。这种做法比较常用。标注时要空两格，写明“附件”，然后把附件的标题完整的写上。
不论采用那种附法，如果有两个以上附件时，要按顺序把所有附件的标题一一写上。
附件应当与主件一起装订，如果因故不能与主件订在一起时，要在附件首页左上角注明文件的发文字号，与主件同时发送
5、发文机关
发文机关又称落款。发文机关应当写全称或规范化简称。几个机关联合发文，应当把主办机关排列在前。用机关领导人名义发文时，由其本人亲笔在所发的正式文本的落款处签署姓名，或者使用签名章。
14 发文机关应当写在正文下面的右侧。
6、发文日期
发文日期以公文的签发日期为准；经过
经过会议批准的，以通过之日为准；几个机关联合发文的，以最后一个机关签发之日为准。
发文日期写在发文机关下面；“决议”与会议通过的文件，在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。
发文日期一般要用汉字书写，年份要写完整。
7、印章
公文需加盖印章，机关印章应盖在机关名称上；如直接以机关印章代替机关名称，印章盖在文件末尾发文日期的中间。
有的领导机关所发的公文，需要大量印刷，用专门的文件版头并经机要通讯传递，也可以不盖印章。
8、发文范围
有些文件在下发时，需要规定传达范围，可以在发文日期之下，主题词之上，加括号注明，如（此件传达到省军级）。
（三）文尾部分
1、主题词
公文的主题词是指能够表达公文内容特征和归属类别的最关键性的词汇，也是公文信息输入计算机的一种信息符号。
标引主题词必须准确，应当从有关主题词表中选用。如：报送国务院的公文，应使用《国务院公文主题词表》。标引次序应根据其涵义由大到小排列，一般三到五个。
主题词的位置在公文文尾部分红线之上，由左向右排列，词与词之间空一格，不用标点符号。函件、会议纪要、情况通报所
15 标主题词，与抄报抄送之间不用红线隔开。
例如：《山东省人民政府关于保护通信线路安全的通告》，其主题词是“通信
安全
通告”。
2、抄送、抄报机关
抄报、抄送是指在报送主办机关的同时，对与公文有关的机关，或需要协助承办，或需要了解公文的内容，应当使用抄报、抄送。抄报主要用于对上级机关；抄送用于对下级机关。遇有下列情况时，需要使用抄报：
一是向下级机关的重要行文，都要同时抄报直接上级机关； 二是受双重领导的机关上报公文时，应同时报送双重领导机关，并根据文件内容写明主报机关和抄报机关；
三是上级机关向受双重领导的下级机关行文时，同时抄报另一上级机关。
抄送用于对下级、平级或不相隶属机关。
抄报、抄送机关的位置在主题词下，分列两段，抄报机关在上。
如有多个抄送机关，一般按党委部门、人大部门、政协部门、法院、检察院、军队部门、政府部门的顺序排列。抄报、抄送机关名称，可用规范化简称。
3、印发机关、日期
印发机关是指负责印发文件的机关，一般是发文机关的办公厅（室）。印发日期
指办公部门接稿后送往印刷的时间。印发机关拦置于抄送拦下，左端署印发机关全称，右端署印发日期。
翻印文件在印发机关拦下署名翻印机关的全称和翻印日期，
16 用横线与原印发机关及日期拦隔开。
4、印刷份数
印刷份数是指该份文件的总印数，置于印发机关及日期拦横线右下一行。翻印文件份数置于翻印机关日期拦横线右下一行。函件会议纪要的共印份数放在抄送、分送拦右下一行，不用横线隔开。
文件举例（略）
二、公文的外观形式
公文的外观形式，包括公文的纸张尺寸、规格、书写形式和公文各组成部分的排列顺序、区域划分、字体字号等。
1、公文用纸
一般用16开型，应当用A4型纸张。布告、公告、通告的用纸大小，根据实际需要确定。
2、公文的文头、正文、文尾三大部分，每一部分的项目内容和区域位置，都必须按规定和标准安排。机关正式文件用固定的套红版头，标明机关的全称或规范化简称，并用间隔红线将文头与正文部分隔开。
3、文字从左到右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排版。
4、公文标题使用二号宋体，小标题使用三号宋体，正文一般用三号或四号仿宋体。
三、行文规则
（一）行文应当确有必要，注重效用。
（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
（三）政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、
审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文。
（四）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门于与一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
（五）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。需经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。
（六）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当报送主管部门处理。
（七）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤消。
（八）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
（九）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
（十）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和报告。
（十一）受双重领导的机关向上级机关的行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
18 文件举例（略） 文件举例（略） 文件举例（略） 文件举例（略） 文件举例（略） 文件举例（略） 文件举例（略）
第三节 公文的语言
一、公文的语体
语体是指行文中所体现的语言风格特色和不同的语言运用体式。不同的文体所使用的语体是不同的。
如：诗歌这种文体所使用的语言风格，往往充满浪漫主义色彩，具有丰富的想象力，给读者留下了宽广的想象空间，对同一首诗，不同的读者往往可以有绝然相反的理解。一些古代诗词，还要求对偶和对杖。如果用写公文的语言来写诗歌，便失去了诗歌的魅力。当然，如果用写诗歌的语言来写公文，便使人难以准确把握公文的原意而无法执行。
公文的语言风格有以下几个特点：
（一）平实。
所谓平实是指公文的语言应当平直、朴实。
平直是指笔法而言。要秉笔直书，少用或者不用渲染、夸张等笔法。不要用曲笔、倒叙等笔法。
朴实是指语言风格而言。内容要实在，事实要真实，要文实相符，文如其事。
例如：叙述党成立以来的光荣历程，就可以直接写成：：中国
19 共产党从1921年诞生以来，从小到大，由弱到强，经历了革命战争和社会主义建设的严峻考验，发展成为今天拥有6800万党员的执政党。
如果换一种写法：：从什么时候开始，黑暗的中国才露出了黎明的曙光，那低矮的茅屋才停止了哭泣，伸出了一支支铁矛的红缨？是七月，是党诞生的八十多年前的七月。显然，这不是在写公文，而是在作诗了。
（二）明确
所谓明确是指语言清楚明白，不生歧义。不论什么人，在阅读了同一份公文以后，所得出的认识都应当是一致的。
（三）简要。
语言要简洁扼要，用最少的文字表达所要阐述的内容。
（四）得体。
所谓得体主要表现为三个方面：
1、文种要使用得当。
如对同级机关或不相隶属机关行文商洽工作时，不可以使用“通知、” “通报” 等下行文文种。也不可以使用“请示”、“报告” 等上行文文种。只能施用“函” 。
2、用语要得当。要根据不同性质的公文，选用不同词语。 如带强制性的公文，为了强调其权威性和不可抗拒性，应当使用“必须”；
指示规定性公文，应当使用“应该”； 报请性公文应当使用“拟请”； 商洽性公文应当使用“烦请”；
请示、报告应当使用陈述性说明语言，避免使用过多的论述
20 性语言；
指示、决议等应当偏重于使用概括性、论断性语言； 通知则偏重于说明性语言。再次，语气使用要得当。
3、语气使用要得当。
不同性质的文种应当用不同的语气。 如颁布政令要庄重严肃； 表彰先进要热烈欢快； 申请要求要委婉平和； 商洽问题要谦诚以待； 通报错误要说理严正；
上行文要尊重上级、实实在在、不卑不亢； 下行文要郑重严肃、平等为怀、质直不傲；平行文要谦诚有理、协商互尊、顾全大局。
（五）程式
公文的标题、开头、表述、结束等用语都有模式性。
1、标题用语
标题由发文单位、事由、文种组成。事由多用“关于”。
2、开头用语
有些公文开头常用“为了”、“根据”、“依照”说明发文的目的或依据。用“近接”、“收悉”、“收到”等引述来文，用作批答性公文的开头用语。
3、表述用语
特通告（通知）如下”、“特此批复如下”等用语来表明文种和联系上下文。
4、结束用语
21 除表示结束全文以外，还兼有区别文种，引起注意，表示盼望等作用。例如：上行文常用“以上报告请审查”、“当否，请指示”等。
平行文常用“特此函达”、“特此函复”、“请接洽为盼”。 下行文常用“此令”、“此复”、“从公布之日起执行”。
二、公文的遣词
公文的语体为体现平实、简要、明确、得体的特色，要求使用的词语应是单义的、本义的、稳定的、不带感情色彩。
（一）要选用专业用语
公文是联系、处理、指导公务的书面语体，与业务工作密切相关，因而撰写公文必然要选用与业务有关的专业用语。
在实际生活中，随着社会政治、经济、科技的发展，各行业大都有自己的行业用语。这些专业用语的突出特点是词义的单一性，即在专业范围内它表示的意义是比较单一的专门概念。
如：医疗卫生行业常用的内科、外科、理疗、化疗、脱水、休克、心动过速：财经部门常用的资金、销售、信贷、核算、流通、成本等；司法部门常用的起诉、原告、被告、立案、判决、终审等。
正确使用专业用语，可以避免歧义，确保公文表意的准确性。当然，也不宜用得过多、过专，以避免给读者阅读理解时造成困难。
（二）体现庄重的语体风格
1、用规范的书面用语，不要用口语；
2、用语直截了当，使读者明于行止；
3、用语简练。
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（三）恰当使用某些文言用语
兹、兹因、悉、贵、拟、务请、是荷、承蒙、为宜、值此、凡等。
（四）运用简缩语和习惯用语 忠于职守、廉洁奉公、舍己为人。
三、公文的造句
（一）大量使用陈述句和祈使句
所谓陈述句是指叙述事实、说明情况、判断是非的句子；所谓祈使句是指要人们做什么或不作什么的句子。陈述句和祈使句是公文写作中经常使用的两种句子形式。
陈述句可以用来介绍背景、说明情况、陈述事实、总结经验，还可以用来对事物作出评介、表明态度、提出主张。
例文一：今年我省又遭受百年不遇的洪涝灾害，给农业生产和群众的生活带来很大的困难，灾害造成的损失是严重 的。
这是对背景材料的介绍。
例文二：当前，许多地方再次出现了乱砍滥伐森林的歪风，并且，这股风还在蔓延扩大。
这是说明当前存在的问题。
例文三：评定各系列职称的具体做法不一致，互相影响，往往造成工作上的混乱。
这是指出工作中应当吸取的教训。
例文四：制定优惠政策，加强管理服务，维护良好的市场交易程序。
这是总结出工作中的经验。
例文五：到会代表一致认为，电视剧要适应精神文明建设的
23 发展要求，不仅要有一定的数量，更重要的是提高思想文艺质量。
这是表明态度，提出主张。
祈使句在指挥性公文或法规性公文中使用比较普遍，主要用来表示请求、劝勉、禁止、阻止、命令等意义。
例文一：请速研究并予函复为盼。
例文二：现将文件转发你们，请结合实际情况研究执行。
（二）恰当运用长句
在公文写作中，由于长句具有较多的附加成分对意义加以修饰、限制，能使表义更加准确，因而也常使用长句。
例文：大会的主题是：高举邓小平理论伟大旗帜，全面贯彻“三个代表”重要思想，继往开来，与时俱进，全面建设小康社会，加快推进社会主义现代化，为开创中国特色社会主义事业新局面而奋斗。
这是党的十六大报告中的一段话，是一个典型的长句。这个句子共有69个字，句中用了6个逗号，最后用了一个句号。
这6个逗号分别讲了6层意思：第一个逗号是讲的旗帜问题，即我们应当举什么样的旗帜；第二个逗号是讲的指导思想问题；第三个逗号是讲的要继往开来；第四个逗号是讲的要求；第五个逗号是讲的的奋斗目标；第六个逗号是讲的要加快推进社会主义现代化建设，最后讲了总目的。这7层意思相互关联，不可分割，共同组成了十六大的主题。
（三）使用成分共用句
为了使表达清晰、明了，公文经常使用成分共用句。如：要在总结整党经验的基础上努力建立、健全和改革党内生活的各种必要制度。这句话的谓语是由三个动词“建立”、“健全”、“改革”
24 三个动词构成的联合词组充当的，共用一个宾语，把三个意思凝聚在一个成分里，就使得句子结构紧凑、简洁。
（四）无主句的运用
当公文执行主体或遵守着不言自明时，可以运用无主句，以达到行文简练的要求。如：“经研究，批复如下”。如果补足全句，应当是“经我们研究”，这样写反而不如前面的写法简练。
（五）插入语的运用
插入语是句子的特殊成分，一般表示强调、范围、注释、说明等。如：中华人民共和国声明：收回香港地区（包括香港岛、九龙和新界，以下简称香港）是中国人民共同的愿望，中华人民共和国政府决定于1997年7月1日对香港恢复行使主权。
其中括号内的插入部分表明收回的范围。
四、公文词语的选择
所谓词语选择，是指在充分注意和把握公文写作语言特点的同时，认真学习和占有丰富的词汇，根据行文目的和语言环境的需要，遵从语法规则，选取最准确、最贴切而有效表情达意的词语。在选择词语的过程中，要注意以下几个方面：
（一）认真辩析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实际在公文中可以使用的词语数量大、种类多，不同词语在意义和用法上是有差别的。要使公文用语恰当，就必须对词语认真加以辩析，真正掌握其确切含义，否则，就有可能造成表意的失当或失误，影响文件效用的发挥。
如：“经反复核查证明，张某、王某曾在1999年8月间收受过大华公司巨额贿赂（每人分别收受现金35000元），已构成受贿罪。案发后，二人还与大华公司业务员某某订立攻守同盟，妄图
25 掩盖过错”。
文中“过错” 一词，显然是对“罪行”的误用。“罪行”与“过错”在法律意义上都是违法行为，但却有明显的轻重之别。文中已确定二人的行为构成犯罪，却又妄图掩盖过失，是自相矛盾。
在辩析词语含义的过程中，应特别注意不同词语所包含的意义在范围的大小、性质轻重等方面的差别。
如：“权利”与“权力”，前者的范围大于后者；“差错”、“”过失“、”过错“的性质是依次严重的； “冤案”、“假案”、“错案”的程度使依次减轻的
（二）注意词语的感情色彩，以正确表达作者的立场、观点 在公文中，对事实的叙述要求客观准确。而在表明立场、主张时，则要求旗帜鲜明。即：肯定什么，否定什么；赞成什么，反对什么；钦佩什么，鄙视什么；是爱，还是憎；是奖赏，还是谴责，都要态度明确。为了达到这一要求，必须注意分辩词语的感情色彩。
如：“据了解各地对物价问题反映很强烈，请注意清理这些流言，并及时报告局政策研究室。”
文中的“流言”是一种误用。按作者本意无需对这种反映表态定性，因此，无所谓褒贬，只能没有感情流露的中性词。这里用了贬义词，就容易使阅文者误以为对物价的反映都是错误的，是要加以反对的。
这个例子说明，由于词语的感情色彩能对鲜明表意产生重要影响，所以要注意避免对不同感情色彩词语的误用，否则，就会造成阅文者的误解或降低文件的严肃性、正确性。
（三）注意词语声音和语调对词义的影响以提高表达效果
26 词语的声音和语调对词义有一定的影响，如果能予以重视，在选词中注意使音节匀称，注意避免同音异义和词语附近加语义带来的歧义，则有利于提高表达效果。
如：“这种作风，拿来律己，则害了自己；拿来教人，则害了别人；拿来指导革命，则害了革命”。其中的“己”与“自己”、“人和”“别人”分别为同义词，只是前者为单音节，后者为双音节。这样安排，使音节匀称，不仅避免了重复，读起来顺口，便于记忆，给阅文者以鲜明的印象。
如果我们这样改一下：
“这种作风，如果拿来要求自己，就会害了自己；拿来教育别人，也就会害了别人；拿来指导革命，就会使革命受到损失。”这样一改，虽然表达的意思是一样的，但是表达效果就不如前者。
另外，在一些词语中，不仅词语本身，而且念读词语的语调也会附加一部分信息。由于书面表示语调受到一定局限，如果处置不当，这种语调附加意义现象，也会给人们带来理解方面的困难。在阅文者无法通过标点符号来正确了解撰稿人所持语调的情况下尤其如此。
如：“1998年6月8日，张先生和李先生的法律顾问曾来过出事现场”。这句话，在念读时的语调不同，会出现不同的解释。
“张先生----和李先生的法律顾问曾来过出事现场”（来过张先生和李先生的法律顾问）
“张先生和李先生的法律顾问----曾来过出事现场”（只来过法律顾问，可能是一人或二人）
如果张、李二人同是一个法律顾问，可以这样写：张、李二人聘请的共同法律顾问来过出事现场；
27 如果张、李各有法律顾问，可以写成：张李二人各自的法律顾问来过出事现场。
（四）注意词语间的正确搭配
词语的选择要受事理逻辑和搭配习惯的制约，如果随意超越这些制约，就会发生差错，影响表达效果。
如：“坚持用马列主义、毛泽东思想和邓小平理论武装我们的头脑”。这样搭配词语，既符合事理逻辑，说明马列主义、毛泽东思想、邓小平理论是一脉相承的，又符合搭配习惯。
如果我们这样搭配：“坚持用三个代表重要思想和邓小平理论以及 毛泽东思想武装我们的头脑”，这样搭配，既违背事理逻辑，又不符合搭配习惯。
（五）注意公文具体使用场合对词语风格的要求，维护公文的严肃性和强制性
公文大都使用于正式、庄重、严肃的场合，选择词语时，务必注意词语的风格特点，除特殊情况外，一般不用口语、谚语、歇后语以及方言、土语。书面词语中带有调侃、诙谐以及不够严肃、郑重的词语，也不应入选。
如：“人才培养目标的确定，是院校教学的顶层设计，这是秃子头上的虱子——明摆着的事”。
如：“实施名师、名将战略不只是为了培养几个名师、造就几个名将，其根本目的，是要以此为抓手形成进一步提高教学、科研质的新增长点”。
如：一炮里。
（六）注意根据上下文的需要选词，以维护公文的完整性和有效性。
28 一件公文的上下文，对词语的选择具有很大的影响。有时为了使文气贯通，协调一致。上下文的词语需要相互照应配合；有时为了避免不必要的重复，则要相互制约对方的选词范围。
如：“对于未按标准交费的同志，要由其所在单位的领导进行批评教育，并责令其进行补交”。
文中“进行”一词的重复出现是不必要的，后一个 “进行”可以改为“予以”，既避免了重复，又和上一个词互相照应配合。
如：“奋勇前进，坚决、彻底、干净、全部地歼灭中国境内敢于抵抗的国民党反动派”。文中，“坚决、彻底、干净、全部”四个词意义相近，但并不重复，分别从意志（坚决）、过程（彻底）、程度（干净）范围（全部）四个方面提出了歼敌要求，而且相互间密切配合，？棺材有力的整体。
五、公文语句的组织
公文写作中的语句组织，同撰写其它文章一样，要在语句通顺、合理，获得最佳效果上下功夫。
（ 一）公文语句的基本要求
1、含义明确、清晰、完整，便于准确理解，不会发生理解上的歧义。
如：“刚从大城市来到这荒僻的山区工作，的确会有些不习惯，但这种不习惯实在只是个时间问题。”
这里的“时间问题” 语义含混，应当直接写 “但这种不习惯是暂时的”。
如：“如果售货员与顾客吵架，值班经理应立即向负有责任的这属于语义多歧。作者要表达的本意是售货员与顾客吵架，
29 售货员提出警告，并记录在案，作为考虑奖金发放的依据。 ”
要少发或扣发奖金。而“作为考虑奖金发放的依据”则包括多发、少发、不发多种意义。不如直接说“作为少发或扣发奖金的依据”。
2、句子成分完整，不能省略语句中必须有的成分。 如：“从这份文件里，使全厂干部了解到开展政治思想工作的重要性”。
缺主语。可以改为：“全厂干部从这份文件里了解到政治思想工作的重要性。”
如：“这个班组的工人普遍有健康的情趣，大家在业余时间里从不屑于那些乌七八糟的小报”。
缺谓语。应当在不屑于后面加上谓语“看”。
如：“我们必须排除种种因素，在第一季度建成东方大厦”。 缺状语，可以在因素前加“不利”
3、语序安排妥当。语序是指词语组合的次序。它既反映一定的语言习惯，又反映了事物之间的逻辑关系。语序有时可以决定语义，变更语序后语义会发生很大的变化。有时语序变更后虽不改变语义，但却可以改变语言的表达效果。因此，无论从语法的、逻辑的还是修辞的角度看，语序的正确安排都是重要的。
如：“我公司于3月30日召开了表彰先进大会，李总经理和其他公司的领导都出席了这次会议”。
作者的本意是要说明李总和公司的其他副总都出席了会议，但由于语序安排不当，容易使人误解为李总和其它公司的领导都出席了表彰大会。
可以通过调整语序来表达：“李总和公司的其他领导。” 如：屡战屡败，表达的是一种悲观情绪；而把语序一调整，变为屡败屡战，表达的则是一种顽强的战斗意志。
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4、合乎事理。即语句应当合乎逻辑规律，合乎实际。 如：“这个地区气候宜人，除气温偏低外很适合发展水产养殖业。”
如：“我们应当注意提拔、发现、培养青年干部”。 如： “苏联十月社会主义革命后，世界形势发生了很大变化 ” 。
（二）语序的安排要求
在起草公文时，正确安排语序主要注意以下四个方面： 一是注意尊重语序的习惯性。词中的语素，词组中的词，其先后顺序有许多都必须按照约定俗成的习惯排列，否则，人们就看不懂，不易接受。如：表达方位时，习惯称“东西南北” ，不可以写成“西东北南”，“素质”不可以写成“质素”。
二是注意事理的逻辑次序。
三是注意语序的强制性，不论是谁，要想利用公文清楚地表意并使别人理解，都必须服从这种约束。
四是注意语序的选择性。具体如下：
1、当要表达的一组并列概念之间有轻重、主次、大小、高低、多少之别时，应依次顺排或列排；如无这种分别时，则按一定的标准（空间分布、章节多少）分门别类排列。
如：“党的纪律处分有五种：警告、严重警告、撤消党内职务、留党察看、开除党籍” （由轻到重）
如：“国库券的面额，分为1元、5元、10元、50元、100元。”（由少到多）
2、当一组概念表现由若干连续动作、行为构成的活动过程时，一般应按时间发展顺序排列。
31 如：“该犯从我市某监狱眼压越狱逃跑后，先后流窜到石家庄、郑州、广州、武汉等地继续作案”。
3、当一组概念表现一个认识过程时，一般应按由浅入深，由此及彼，由表及里的次序排列。
如：“这是一份很好的材料，它能引人深思，促人猛醒，催人奋进。”
4、当以一个语句反映因果关系时，一般是按先因后果的顺序排列。
如：“因为我们是为人民服务的，所以如果我们有缺点就不怕别人批评指出”。
5、当由于语句中几个成分的相互关系不明而出现歧义时，有时可以通过语序改变来消除歧义。
如：“几个工厂的工人来局里反映了这一情况。”这里定语“几个”的修饰对象不明确，因此可能产生不同的解释。可以改为“工厂的几个工人”。
六、若干事物和概念的特殊表达要求
（一）时间的表达
1、除了不必和不允许（如：：出于保密需要）精确表达的以外，必须用有确切含义的词语表达时间，日期要标明完整的年、月、日，特殊情况下还需标出更确切的时、分。
2、要尽量避免使用“今年”、“明年 ”、“本月”、“上月”等需要借助其它时间概念才能准确理解其含义的时间代词。
3、不要使用“上月以前”、“去年之后”等一类不易划定界限的词语。
4、年份一律使用公历年份的全称。如：1998年，不可以省
32 略为98 年。如需使用有关历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号并加圆括号。如：1912 年（中华民国元年）
（二）空间的表达
1、表示地方的专用名词中，城市、地区、县、乡等名称第一次出现在文中时，如属国外的应冠以国别，属于国内的应冠以所属省、自治区、直辖市的名称。
2、所有国名、地名均应使用国家颁布的标准名称（包括标准译名），一般不使用别称，国内地名不使用简称。
3、慎重使用表示处所的代词（这里、那里）以防止误解和费解。
（三）数量的表达
1、公文中的数字概念应用确数表达。如：0至无穷的基数；整数前加第字的序数；以数学用语“几分之几”和“百分之百”表示的分数；整数后面加 “倍”字的倍数。
2、表示增加时用倍数或分数，表示减少时只能用分数而不用倍数。如：：可以说“增加了二倍”，不可以说“减少了二倍”。
3、名量词中的度量衡单位，必须使用国家法定计量单位和国家公布的中文名称。如文中出现历史上使用的或外国使用的单位，如：石、斗、升、英寸、普特等，应折算成国家法定计量单位并加以说明。
4、若需用“以上”、“以下”等词表示数字界限时，为使界限划分清晰、准确，应注明本数是否包含在内。如：：“十四岁以下（含十四岁）儿童不得入内”。
5、一般用阿拉伯数字，特殊情况下用汉字，同一个文件中同一数量的表示方法应当前后一致。
33
（四）范围的表达
范围是指事物量的界限。在现代汉语中，表达范围是通过词语实现的。表示全部或部分的词语分别是一些副词、数量词以及量词的重叠形式。
如：所有、一切、全部、凡、每一个、任何一个、总共、统统、没有一个、人人、个个等就可以用来表示全部。
而有些、若干、有的、一些、部分、大部分、小部分、少数、多数、大多数、绝大多数、几乎全部、一半、超过半数等则用于表示部分。在使用时，请注意以下几点：
1、当事物是被全面肯定或否定时，才能用表示全部的词语，稍有保留或无法最终确定时只能用表示部分的词语。
2、公文中表示部分时，常要求精确，这时应当使用词义精确的词语。如用百分比等。
3、不能在一个语句中同时出现表示全部和部分的词语。如：“全体职工大部分都参加劳动竞赛。”
4、前后句子中出现的表示范围的词语不能自相矛盾。如：“凡现在生产岗位上的工人同志，不少是在解放初期厂里情况十分困难的情况下进厂的”。
（五）语气、神态的表达
公文表达正确有效还有赖于语气得体、神态自然贴切。如果语气不对或神态的强弱缓急出了格，也会影响阅文者对语义的正确理解，影响文件效用的正常发挥。
1、陈述语气
公文中的基本语气是平直而坚定不移的陈述语气，以有效地叙事说理。如有必要，还可以换词或变更句式以加重或缓和这种
34 语气。
如：“全体干部都赞同这个意见”；“全体干部没有一个不赞同这个意见” 。
如：“该厂厂长应对事故负主要责任”；
“事故的主要责任是该厂厂长，这一点是无可置疑的”。
2、祈使语气
公文中常要表达一些主张，要求对方做某些事情，或禁止对方做某些事情，这时就需要用祈使语气。根据这些主张、要求的性质的不同，
具体神态也有刚柔缓急之别。其中表示命令、训诫的，神态严厉、语气强烈、不容置疑；表示请求的，则语气缓和，神态也有盼望、商洽、劝慰、召唤等等的分别。
公文中祈使语气主要靠惯用的句式或词语表现，如：“请”、“希望”、“要求”、“必须”。
3、疑问语气
公文中有时也需要提出一些疑问请对方回答，征询其意见或反映，这时需要使用疑问语气。
当需要对方回答而且是肯定或否定回答时，需要用是非问形式，这时语气肯定，其神态有探询、穷究之别。
如：“这个问题由我公司出面解决妥当吗？请指示。” 当要求对方按特指的要求回答必答问题时，需要用特指的形式，这时的语气也是肯定的，其神态有探询、质询、责问、质问之别。
当需对方在两种可能性中必须选择一项作答时，可以用肯定、否定相重叠的形式，将两种可能答复均列出，以供其选择。
35 如：“当否，请批示” 。（探询）
4、感叹语气。
公文中带强烈感情的感叹语气虽不多见，但在这为数不多的语句中，其神态也有喜、怒、哀、乐、惊、忧等分别，它们常出现在需要表示强烈态度、立场或需要表现较强感染力的场合。
如：：“由上可见，某某以权谋私已经到了河等地步!” 如：让我们团结起来，为争取更大的胜利而奋斗!
（六）姓名、职务的表达
1、各种职务、姓名应用全称。
2、当一个人物担负多种职务时，只列出与文件内容相关的。
3、列出一个人物两个或两个以上职务时，国内的按先党内后党外，由大至小排序；国外的应尊重对方习惯或双方的需要。
4、国外人士的姓名、职务应以新华社公布的标准译名为准。如无标准译名，在所有有关文件中应使用同一译名，译名之后一般应用圆括号注明其外文名称。
5、若干人物的姓名需同时并列出现在文件中时，应按一定标准排序。如：职务高低、姓氏笔画数量、姓氏字母的规定顺序、与事情相关的程度等均可构成排序标准。
第四节 公文的立意炼旨
一、公文材料的收集
材料是文章写作的基础，没有材料，文章的主题便无从提炼，文章的思想内容也无从表达。公文材料的收集要注意以下几个方面：
(一 )注意广泛性
所谓广泛性，是指尽可能多地占有材料。是不是要做到上通
36 天文，下懂地理，学贯中西，博古通今？也不必这样。这里所说的广泛性是指尽可能围绕自己的本职工作，广泛占有和做好本职工作直接相关的材料。
和做好本职工作直接相关的材料大体有两类：一类是背景材料，如有关的理论、方针、政策、法规、规定、要求等；另一类是实际材料，如上级下发的文件，本单位上报下发的文件，有关的经验总结、调查报告、典型材料、统计数据、书报资料等。
（二）注意政策性
指以收集党和国家的方针、政策、法律以及领导的讲话、指示等有关材料，以便在撰写时参考、引用。
（三）注意实用性
所谓实用性，是指在收集材料是要紧密结合本单位的实际和本职工作的实际，讲求实用，讲求质量。
二、公文的选材溶材
所谓选材溶材，是指在对材料经过鉴别大量占有的基础上，根据主旨的需要，对材料进行筛选和使用。写作时如果贪多求全，不加选择地把所有的材料都写进去，势必造成良莠不分，精粗并存，难以准确的表达主题。因此，选材贵在“严”和“精”。要选那些能反映主题，与主题关系密切的材料；选那些真实准确，能揭示事物的本质规律，具有一定代表性的材料；选那些新颖生动，能及时地反映社会现实，给人以借鉴和启发的材料。这样，所选取的材料才可以“以一当十”，有效地为表达主题服务
（一）去伪存真
1、鉴定材料来源，是第一手材料，还是转引、转述的
二、三手材料。所谓第一手材料，是指自己亲身经历的，或是亲自通过
37 调查研究得来的，或是通过查证原始材料、原始记录得来的。这样得来的第一手材料，一般比较真实可靠，可以放心大胆的使用。
所谓
二、三手材料，是指间接得来的材料。这些材料的可靠性，就不如第一手材料。对
二、三手材料就需要进行鉴别，不要人云亦云，以免以讹传讹。
2、考察材料提供者的“立场”有无问题。这里所讲的“立场”，是指材料提供者能否客观真实地反映问题。往往有这种情形，对同一个问题，反映却截然不同，结论也不同。这就需要进行鉴别。
3、衡量材料提供者的思想政策水平和观察、表述、领悟能力，查其局限性、片面性、词不达意性。
4、不同来源的材料相互比对，互相印证。
（二）去粗取精
1、割舍累赘、重复、空洞无物的文字；
2、删削可有可无的词句；
3、凡适用性广的重要情况、数据，单独摘抄成卡片，灵活运用。
4、对比较零散、细碎的情况，应当进行概括、汇总、统计等以利于进行定量分析，反映整体面貌。
（三）由此及彼
所谓由此及彼，是指要从材料的相互联系、相互对比中来进行选材溶材，以避免可能产生的片面性。往往有这种情形，从局部看来是合理的，但是，从全局看来恰恰是应当反对的。
（四）由表及里
所谓由表及里，是指既要看现象，更要透过现象看到问题的本质。例如：中国经济体制改革是从农村开始的，农村的经济体
38 制改革是从安徽农村开始的。当安徽农村十几个农民冒着坐牢的风险在搞大包干的协议书上摁手印的时候，他们并没有意识到正在做一件开创先河的伟大事业，反而忐忑不安。邓小平同志却一下子抓住了问题的本质，把这件事情作为我国进行经济体制改革的突破口加以肯定。
三、公文的主旨要素
所谓公文的主旨，是指通过公文的全部内容表现出来的一种贯穿文章全文的基本观点和中心思想。公文的主旨包括三个方面的因素：
（一）公文的中心思想.所谓公文的中心思想，是指公文究竟要表达什么样的意见、要求、办法、主张、措施等。一份公文质量的优劣，取决于所要表达的中心思想是否集中、清楚、准确、明白。如果下笔万言，洋洋洒洒，可是别人读了以后，不明白你究竟要表达一个什么样的思想，或者是和公文的中心思想不沾边，这份公文就失败了。
我们可以把公文的中心思想通俗地理解为要回答清楚“是什么”。
（二）公文的所述事项的背景、原委
所谓所述事项的背景、原委，是指在公文中为什么要提出这样的的意见、要求、办法、主张，措施等。一份公文有没有针对性，主要取决于这一条。
我们可以把它通俗地理解为要回答清楚“为什么”。
（三）公文的写作目的
四、公文的表述要求
（一）一文一旨
39 一篇公文只表达一个思想，提出和解决一个问题。不能有两个或多个中心，主旨不能分散。
（二）观点明确
对主旨的表达要态度明朗，观点明确。是则是，非则非，清清楚楚，明明白白，毫不含糊。
第五节 公文的布局谋篇
一、公文布局的要求
所谓布局谋篇，是指要搭好文章架子，遵循一定的逻辑，有规则有次序地依据文章主题的需要，对材料加以排列组合，使文章成为一个有机整体。这个概念包含四层意思 ：
一是首先要搭好文章架子。所谓搭好架子， 就是围绕主题搞好文章的总体设计。
二是要遵循逻辑规律。所谓遵循逻辑规律，主要是指要遵循事理逻辑。如：要表达的事物有因果关系时，一般要先讲原因，后讲结果。
三是紧紧围绕主题对材料进行排列组合。 四是使文章成为一个有机的整体 在具体操作时注意以下四个方面：
（一）严谨
所谓严谨，有三个意思：一是结构要严谨，不要颠三倒四，更不要漏洞百出。二是逻辑要严谨，先写什么，后写什么要顺理成章。三是材料组合要严谨，不要前后矛盾。
要做到严谨，一是写作态度要认真，要一丝不苟，精益求精。不要潦草从事，马马虎虎。有些公文写不好，不是能力问题，而是态度问题。二是平时就要养成严密思维的习惯。
40
（二）完整
所谓完整，是指一篇公文要有头有尾，有起有承，有转有合，浑然一体。不要有头无尾，有起无承，有转无合，支离破碎。
（三）匀称
所谓匀称 ，是指行文时该疏就疏，该密就密，疏密相间，详略得当。主体文字置于中间，详细论述，谓之密笔；而把目的、意义、希望、要求等放在开头和结尾，概要简述之梳笔。
（四）连贯
文章内容上要相互贯通，协调一致，语言过渡上要自然，衔接紧密，不能出现前后矛盾或不一致。
二、公文布局的体式
所谓公文布局的体式，就是指公文布局的基本模式。不同种类的公文，有着不同的布局模式。归纳起来，大致有以下几种模式。
（一）篇段合一式
所谓篇段合一式，是指一篇公文只有一段文字，在这一段文字中，分层次地把要叙述的内容写清楚。
这种模式适用内容简单、单一的公文。如命令（令）、公告和部分内容简单的决定、批复、函等。
（二）撮要分条式
所谓撮要分条式，是指在公文的开头先概括写出该文的中心内容，然后按照所要解决的问题的主次先后分条写出，每一条的前面用数码序号标明。
这种模式适用于内容比较复杂的下行文，如通知、通告、公告、决定、会议纪要等。
41
（三）分列小标题式
所谓分列小标题式，是指把全文分成若干段，每一段的全面，依照本段的内容归纳出一个小标题。
这种模式通常 适用于指示性通知、调查报告、决定、简报、通报等。
（四）分块式
这种模式是全文分成几大块，每一块独立成章，块的前面正中加
（一）、
（二）、
（三）等序号，块中可以有自然段。
这种模式通常用于调查报告、工作总结、会议纪要等文种。
（五）转发转述式
这种模式主要用批转、转发、转述的形式，把上下级和平级的有关公文转印给下级单位。通常用于批转性通知、转发性通知等。
（六）条段贯通式
条段贯通式有两种情况：一是把文章分成若干条，每条冠以序号，一条一条叙述下来；二是把文章分成若干段，一段一段写下来，不表序号。
这种模式通常适用于指示性通知或讲话稿，一些法规性文件也采用这种形式。
（七）章条款分列式
这种模式是把全文分成几章，章下分条，条中有款。通常适用于章程、规定、规则、办法、细则等法规性公文。
（八）并列式
并列式是在以简要的语句开宗明义以后，正文部分采用若干并列的句子来表述。通常用于守则。
42 第六节 公文的起草与修改
一、公文的起草
教材上讲了三条即：１、凝神结想；２、一挥而就；３、讲究方法。这三条都有道理，但过于简括，使人不好把握。下面，我从操作层面讲一些意见。
（一）编写提纲
起草公文的第一步是要列提纲，因为提纲是文章的基本思路和写作纲要。怎样列提纲？
一是要紧紧围绕公文的中心来列提纲。特别是对于一些论述性较强、篇幅较长的公文，
更要列出比较详细的提纲。
二是列提纲就是要搭出文章的框架，写清楚每个部分各个层次的安排和内容要点，大致篇幅。使人一看提纲，就大体知道要写些什么。
三是对一些篇幅不长、内容简单的公文，可以不列提纲，但要打“腹稿”，即先写什么，后写什么要心中有数。
四是也可以边列提纲边构思，在构思的过程中，进一步完善提纲。
（二）拟稿
拟稿是正式写作公文的过程，它不是提纲的简单再现和扩展，而是思想观点的继续深化，表达逐步完善的过程。拟写的顺序一般都是按照写作提纲的安排从头写起，具体包括标题、开头、主体、结尾几个部分。
1、标题
标题是对公文的命名，是公文中最引人注目的地方。标题一
43 般要求准确、醒目、简洁、合体。
准确，是指标题要切合文意。过宽过窄，文不对题，都会影响思想内容的表达和文章主题的和谐统一。
醒目，是指标题在揭示主旨时要鲜明突出，并在形式上巧妙安排，增强文题的吸引力。
简洁，是指标题在概括文章主旨和内容范围时，要言简意赅，易于理解，便于记忆。
合体，是指什么样的文种用什么类型的标题。
公文标题一般由发文单位、事由、文种三部分组成，其中事由常用介词“关于”引出。如《财政部关于加强农业税征收工作的通知》。
2、开头
初学写公文，往往为不会开头而苦恼，不知道该从哪里写起。实际上有多种开头方式，
如：概述情况、回顾历史、介绍现状、说明根据、交待原因、阐明原因、作出评价、提出问题等都可以作为开头。下面，我们讲几种常用的开头方式。
⑴引述式
引用下级来文、上级的指示精神，或有关的方针政策、法令法规，以此作为文件撰写的依据。这种开头多见于公文中的报告、函复、批复、通知、条例等文种。
如：根据中共中央、国务院有关挡案工作的决定和指示，为加强各级党、政、军机关和人民团体（以下统称机关）档案的科学管理，更好地为机关工作服务，特制定本条例。
⑵目的式
44 开宗明义，表明行文目的。这种开头常见于通知、规定、条例、办法等。
如：为了切实贯彻执行第五届全国人民代表大会第四次会议《关于开展全民义务植树运动的决议》，特制定如下实施办法。
⑶说明式
先说明写作的原因，所论述对象或工作的意义以及背景情况，再叙述主旨或其它材料。这种开头多用于指示、报告、调查报告、决定等。
如：山西小西天悬塑是我国仅存的几处古代悬塑之一，在宗教雕塑艺术上别具一格。所谓悬塑，即利用佛像上部或背后空间，悬空布置的多层次组雕。一般由仙山楼阁、云朵波涛、神人弟子、奇花异兽等构成一堂大面积画面，以表现有关的宗教故事。
（4）叙述式
用叙述的方式，概括地介绍事物的基本情况或事情的来龙去脉。这种开头，多用于总结、报告、调查报告。
如：座落在涪江旁的江油市曙光造纸厂，是我市二轻系统的一家集体所有制企业。1990年，该厂全员劳动生产率为40150元∕人年，在全国造纸行业排名第
五、西南片区第一。从1986年起连续5年产品出口新加坡、马来西亚等国家和地区。这家集体所有制企业之所以能够在短短的几年内获得快速发展，是同该厂领导始终坚持“以技术进步为前提，科学管理为中心，提高降耗为重点，精神文明作保证，适应市场需求，提高经济效益” 的经营方针密不可分的。
如果要说该厂有什么秘诀和高招的话，以下三个方面就是他们的秘密武器。
45 （5）提问式
这种开头是先提出问题，然后引起下文，容易引起读者的注意和思考。常见于调查报告的写作。
如：近两年来，山西省新建、扩建、改建了一批集贸市场，这些市场投入使用后运行情况如何？为什么有的效益好，有的效益差？可以从中得到哪些启示？最近我们采用实地考察和座谈研讨的方法，对这些问题进行了调查分析。
（6）结论式
先对情况或工作进行总结，作出评价，提出看法，然后分别加以论述。这种开头多见于报告、总结。
如：我厂是一个小型铁合金企业，年生产能力9000吨，19××年，客观情况发生变化，我厂出现了暂时的新的困难。但是，我们没有接受有关部门的照顾，而是努力顺应宏观变化，积极致力于微观搞活，增纵强企业自我消化能力，年终不仅没有发生亏损，还实现利润100万元，缴纳产品税100万元。我们能够很快地从困境中走出来，关键在于我们主动加强了财务管理，坚持向财务管理要效益。
3、主体部分
主体部分是文章的中心部分，是写作的重点。文章开了头 ，提出了问题，阐明了观点，就要依照科学的方法，运用材料对所提出的问题和观点进行阐述和分析。
从写作角度来看，主体部分的写作，主要在于层次段落的安排，以及文章各部分内容的过渡和照应。
所谓层次，是指文章主旨表现的次序。公文层次的划分，主要根据文章的内容和性质来安排，
46 一般要能够体现出客观事物存在和发展的阶段性、系统性、规律性。事物特征的一个方面，事件发展的一个阶段，诸多问题中的一部分，分析推论的一个分论点等，都可以组成一个层次。无论怎样安排层次，都要注意其内在组织的逻辑关系，分层有序，完整统一。
所谓段落是篇章的最小单位。它有换行的明确标志。 段落和层次既有联系又有区别。段落是文章表达过程中由于转换、强调、间歇等造成的文字停顿；层次着眼于文章思想内容先后次序的划分。一般来说层次大于或等于段落。但是，在公文中，有时会出现段落大于层次的情形，如有些通知、通告、批复等，一事一文，全篇1体，不分段落，却表现几个层次的内容。
所谓过渡和照应是指使文章承前启后，前后呼应，脉络清楚，文气贯通。
4、结尾
公文的结尾，一般根据行文的需要当断则断，语言简洁，态度明朗。常用的结尾方式有以下几种。
（1）请求式
用请求答复和指示作结尾，一般用于报告、请示、信函。 如：以上意见如无不妥，请批转各区人民政府遵照执行。 如：以上问题，经与省人行联系未能解决，特报总行，望与人民银行总行研究，示知。
（2）号召式
在结尾处提出希望，发出号召，指明努力方向，以激励读者。 如；中共中央、国务院要求各级党委和人民政府都要十分重视绿化工作，进一步动员各族人民，知难而进，坚持不懈，为加
47 快绿化我们伟大的社会主义祖国，尽快改变山河面貌而奋斗﹗
（3）总结式
如：总之，今年上半年我们做了不少工作，取得了明显的经济效益，也积累了一些宝贵的经验，为今年下半年的工作奠定了良好的基础。
（4）说明式
在公文末尾交待说明有关问题和注意事项，以引起读者的注意。
如：目前，这个大队已通过各种途径，切实安排落实了扶贫致富工作，已帮助困难户安排剩余劳动力32个，落实收入6718元，从而使这30户困难户今年的收入水平基本上也能达到富裕程度。
（5 ）建议式
公文结尾针对文章主体部分论述、分析的情况，提出解决问题的意见和相应措施。
二、公文的表达技巧
常用的公文表达技巧主要有叙述、说明、议论等方法。
（一）叙述
所谓叙述，是指对人物、事件等表达对象所作的概括或具体的交代和陈述。在公文写作中，这种方法主要用来介绍人物，交待情况，阐述问题，说明原委。如在通报、总结中介绍先进人物的事迹，在调查报告中讲述事件发展的过程等都可以用这种方法来撰写。
叙述有六个要素，即时间、地点、人物、事件、原因、结果。要客观、详尽、细致地记叙某一事件，这六大要素缺一不可。
48 在公文写作中，常用的叙述方式有四种：
1、顺叙
即按照事情发生发展的过程，依时间的顺序进行叙述。采用这种叙事方式，首尾连贯，顺流而下，来龙去脉交待得比较清楚。
2、直叙
即直截了当的记叙。公文的叙事要用直笔，不用曲笔。即作者对所记叙的人物、事件的态度及其所表现的涵义，要在记叙中毫不隐晦的表现出来。
3、概叙
即用简洁的语言对要反映的客观对象作一概括的介绍。概叙不能理解成对事物内容的简单压缩，而是将最能说明全貌，最富有代表性的东西简明扼要地叙述出来。
4、详叙
即对客观事物作具体详尽的叙述。
（二）说明
所谓说明，就是用简洁平实的语言，对客观事物进行介绍，使人们对这种事物的性质、特点、构造等方面有全面的了解和清楚的认识。
如知照类公文、法规性文件常用这种写法。 常用的说明方法有：
1、下定义
即用简洁的语言对事物的本质属性作概括性的说明。这是解释概念，揭示事物本质特征的一种方式。
2、举例
即用例证说明问题。这种方式可使说明的内容具体化，便于
49 读者了解。不过，所举的例子必须准确、典型、真实。
3、分类
对于复杂的事物，可以根据它们的性质、形状、成因、关系等分成不同的类别，然后按类分项逐一说明。
4、对比
即将几种可以作比的事物放在一起进行对比说明。这种方式往往在用别的方法说明有难处时采用。用来对比的事物要尽可能是大家所熟悉的、容易理解的事物。
（三）议论
议论，是作者对所反映的人或事的看法、态度和评价。在公文写作中，常用来阐述道理，发表意见，作出评价，提出措施。
议论有三个要素组成：论点、论据、论证。
论点，是对所论述的问题提出的主张和看法，从中可以表明作者的立场和态度。一篇文章只有一个中心论点，围绕这个中心论点还可以有若干个分论点。论点确立之后，需要用论据来论证说明。
论据，即证明论点的材料，包括事实论据和理论论据，如历史事实、现实经验、数据材料、经典著作的结论等，都可以作为论据来使
用。
论证，即运用证据证明论点的过程。主要采用逻辑推理的方式进行。
三、公文的修改
（一）重视修改
（二）修改内容
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