办公室2010年工作总结
2010年，办公室在馆领导班子的正确领导下，在各室的大力支持和协助下，以“讲大局、惠民生、促改革、重管理、强服务”为工作原则，围绕全馆工作要点和中心任务，认真履行人事、信息、文秘、财务、后勤五大基础职能，积极服务各项业务工作，加强人事考勤管理，推进档案信息化建设，增强文秘工作质量，提高财务规范化水平，加大后勤保障力度，努力为全馆打造一个良好的业务发展平台。
一、人事平台
（一）认真做好人事劳资工作
积极协助馆领导班子做好全馆干部职工的职务晋升和工资滚动工作。一是充实了馆领导班子。配合部党组、人事司组织了干部考察、民主推荐和民主测评程序，上报了相关的人事材料，履行了聘前公示、廉政谈话等手续，聘任了一名副馆长，加强了馆领导班子队伍建设。二是择优提拔了年轻干部。根据《档案资料馆科级以下干部晋升办法》的规定，按照选拔良材、择优任用的原则，在年初和年中分两批晋升了六名主任科员和一名副主任科员，转正了四名中层干部和三名新录用大学生，优化了各室干部队伍的年龄结构。三是
1 完成了年度工资滚动。按照每人职务、职称、工龄的变化及时进行了工资的计算调整，并相应核定了住房公积金的基数，规范了临时聘用人员的劳资合同及薪金发放程序，努力提高了全馆干部职工的福利待遇。
（二）全面梳理人事档案
按照人事档案有关管理办法，参照人事司干部档案整理相关规范，认真梳理了全馆每位同志的人事档案和相关材料，重新整理并编目了25卷在编职工的人事档案，移交了1卷班子成员档案，彻底统一了全馆人事档案的整理和保管方法，提高了我馆人事档案的规范化水平。同时，建立了全馆职工信息数据库，录入并核对了每位职工的职务、职称、年龄、工龄、家庭住址、联系方式等基本信息，实现了人员信息的电子化、信息化管理，进一步提高了我馆人力资源管理水平。
（三）建立健全考勤制度
加强职工考勤和请销假制度管理，创造公平公正的工作环境。不断完善现有的考勤签到制度，增强考勤统计的时效性和准确性，制定职工出勤与全勤奖励相衔接的具体办法，牢固树立“多劳多得、少劳少得”的观念。进一步完善请销假制度，分类管理病假、事假、婚假、丧假、探亲假等不同假种，规范请假流程，统一文本模版，建立起公平公正、易于执行、清晰明确的考勤和请销假管理制度。
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二、信息平台
发挥团队优势，按期完成了“两个软件、两个硬件”系统的开发建设，全面建成民政数字档案文献馆，档案信息化工作圆满完成十一五规划建设目标。
（一）开发完成社会组织档案和文书档案软件系统 我室在馆长的统一领导下，发挥自身优势，紧密联系业务处室，协调软件公司，把握技术方向，共同完成了项目调研、需求评价、可行性论证、成本估算、开发协调、评审验收等环节的工作。在软件开发过程中，一边组织开发，一边加强业务学习，刻苦钻研技术，努力熟悉业务，做到“业务水平向一线工作的同志看齐、技术能力向软件公司的技术骨干看齐”，实现了技术路线的自主选择。经统计，截止11月底，我室相关人员参加保管室需求协调会14次，民间室协调会27次，会议总时长超过100小时，加班20余次，共提出软件修改建议500余条，确保软件开发质量。通过几个室坚持不懈的努力，按时完成了软硬件开发工作，圆满通过了评审验收，顺利投入了正常使用。
（二）持续改善数字档案存储备份硬件条件
今年，我馆再次进行了一系列信息化基础支撑环境方面的改造。一是上半年完成了存储扩容工程。使我馆数字档案文献总
3 容量从1.5TB爆炸性增长到50TB（约合5000万册100万字图书的容量），比“十一五”第一年增长33倍以上。二是建成了双机热备份系统、近线镜像备份系统和离线磁带库三级备份系统。我室在资金有限、人力不足的情况下，与设备供应商一道组织设备上架，调试软硬件环境，制定备份方案，共召开备份协调会7次，机房现场工作100小时以上。三是完成了机房—保管室以及机房—会议室的线路改造工程。为保管室和会议室提供了联网工作的条件，提高了网络传输速度，改装了会议室的网络接口，为年底举行的软件评审会提供了基本条件和网络保障。四是完成了不间断电池机组的更新。趁机优化了380伏供电干线路的走向，调整了电池机组的布局，增加了机房可利用的面积。通过上述工程，实现了数字档案的海量存储平台和异质备份平台两大保障性工程，达到了供电中断8小时不停机、数据故障15秒恢复、系统故障2小时恢复的硬指标，为10余套软件的运行提供了坚实有力的基础支撑。
（三）自主开发文件共享平台和协同办公系统
我室日常业务种类繁多，包括人事、信息、文秘、财务、宣传、后勤、保密、节能、车辆等诸多事项，5名人员分负几方面业务术业专攻，加之馆领导紧急安排或各室需要立即配合协调的应急事务较多，传统的管理方式日显不足。因此，我室依靠自身力量，自主开发出一套办公自动化系统，实现了以下功能：一是室内文件共享，实现了不同岗位的文件归集和协同修改；二是
4 办公协同，实现了网上发送消息、传输文件、召集会议、组织讨论等功能；三是事务记录，实现了不同人员、不同岗位按小时、按工作日或按周、月、年等记录方式，可实时全面地记录每件事情的内容和情况。通过该系统，科学地提升了综合部门的管理水平，有效提高了全员工作效率，进一步推动了业务工作的发展。
（四）加强我馆网站建设与维护
我室不断完善网站信息发布机制，积极扩大网站的宣传力度，建立了“谁发布、谁负责”的内容审查流程，主动撰写重大事项新闻稿件，努力提高发布效率和上线速度。共整理并发布《剪报》10期，《近期媒体报道》4期，《期刊目录》29期，《书讯》1期，各种通知、会议纪要等工作动态内容18个，撰写新闻稿若干，极大地丰富了网站的内容，为我馆今后各项工作的开展以及展示民政档案事业方面发挥了积极作用。
三、文秘平台
（一）起草文件材料
一是协助馆领导班子起草一批文件材料。如《民政部办公厅关于同意在南通筹建中华慈善博物馆的函》（代拟）、《档案资料深入开展创先争优活动的情况汇报》、《档案资料馆2010年工作要点》、《档案资料馆2010年度业务工作报告》、《档案馆2010年度党风廉政建设全年总结》等。二是制定了一批馆内和室内的
5 制度性文件。如《档案资料馆开展创先争优活动实施方案》、《办公室创先争优公开承诺书》、《争创先进处室、争当先进个人考评办法》、《档案资料馆文件传阅借阅工作细则》等。三是撰写了一批业务工作材料。如《申报国家档案局优秀科技成果项目材料》、《民政部数字档案管理系统介绍》、《社会组织档案管理系统介绍》、《档案馆移动存储介质自查报告》等。
（二）组织召开会议
作为全年重点工作，我室牵头组织筹备了社会组织档案软件和文书档案软件的专家评审会，制定了会议方案，打印会议材料，邀请相关专家，统计参会人数，布置评审会场，调试演示设备，召开两次馆内评审会，做了大量的会务和准备工作，为了使演示万无一失，展现最佳效果，我室有的同志连续几周无休，几次加班至深夜，最终圆满完成了软件的评审与验收，获得与会领导和专家们的高度评价。
（三）保证文件流转
严格按照馆内规章制度及流程要求进行文件的流转、阅办、查阅、借阅等工作，优化操作流程，提高工作效率，切实保证各类文件拟办、传阅的时效性，确保信息畅通，在方便了各室文件的查阅、借阅的同时也提高了利用效率。对历史留存文件进行编目，加强对我馆工作中形成档案的分类、整理、存储与利用。全年共接收部厅发文3436份，分类并
6 移交保管室1162份，国务院文件196份，收发国家档案局文件97份；登记发文26个，登记办文121个，传阅文件15期。
四、财务平台
（一）完成各项经费的收支、核算
包括基本支出人员经费和日常公共经费、民政档案资料保管利用及信息化项目等经费支出的报销，收支凭证的审核、录入、打印、整理和装订；及时核对货币资金收支，包括现金盘库和银行对帐单的核对，确保单位资金的安全完整；审核经费收支的合规合法性，包括是否符合相关的预算制度、税收政策，是否做到了专款专用等。做好2010年度财务收支的年度结账及核对工作，准备配合审计局顺利完成2010年度预算执行情况的审计。编制了2011年度预算和2009年度决算报表,在财务司组织的机关及事业单位决算报告评比中获二等奖
（二）完成会计资料归档和固定资产登记工作 完成了2009年度会计资料的整理、归档和保存。包括全年会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料的打印、装订、归档。银行对帐单的归档，税务、统计及上报上级资料的整理归档。另外，我室协助各室完成了本年度固定资产清点与核对工作，及时进行了固定资产年度决算报表、登记
7 明细账，以及盘查清点等工作。全年共输入财务记账凭证9000多份，药费报销凭证2000多份。
五、后勤平台
（一）完成办公用品和信息化设备的采购
办公用品方面，本着经济、节俭、效能原则，严格控制办公用品采购数量与质量，尽量选择绿色环保的办公用品，做到领用人登记制度，有效地避免了不必要的浪费。全年采购打印机耗材5批（31个墨盒）；复印纸4批（20箱）；日常随用办公用品若干次。信息化设备方面，积极协助各室编制采购设备的参数和指标，严格履行政府采购流程，规范资产分配和资产移交制度，建立信息化设备资产分配数据库，全年新购置计算机6台、笔记本电脑5台，打印机3台、若干存储设备，有效地提高了各室办公自动化水平。
（二）完成报刊订阅、信件收发和资料整理工作 继续做好全馆报刊杂志的订阅、收发、移送与整理以及馆内留存文件的归档工作。全馆2010年度订阅各种报刊10份，各种杂志13份，每天做到按时收发各种报纸、杂志和信件，同时做好留存报纸、杂志的分类及整理；整理并保存2009年度馆内留存档案58件，为以后的查阅、借阅提供了有利条件。
（三）完成其他后勤保障工作
8 一是车辆管理。及时完成车辆的日常保养和年检税负，保证车辆整洁，为公务活动提供优质保障。二是节能管理。每月向服务局上报能源消耗情况，加强日常巡检，制止资源浪费的行为。三是消防安全管理。配合机关服务局和相关单位完成消防设施、安保监控设备的检查和演习工作，杜绝安全隐患。四是保密管理。配合部保密委进行计算机网络、移动存储介质、涉密文件档案等事项的日常管理、监控和检查工作，确保国家秘密信息和敏感信息不受威胁。
2011年，我室将进一步推动日常工作的创新，在总结梳理原有经验的基础上，不断提高办公室各项管理和服务工作的现代化、规范化、信息化、标准化水平，建立人事档案、会计档案和档案馆自身留存档案的标准化管理流程，完善办公自动化系统的各方面功能，提高文印、网络、电传、收发等工作的水平，探索档案信息化建设的新领域、新机制，不断扩充档案馆人员信息数据库的条目和内容，将日常工作做精、做细、做深，将创新孕育在平凡琐碎的小事当中，形成不断改进工作作风、提高工作效率的良性循环！
办
公
室
二〇一〇年十二月三十一日
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