行政文员工作标准
一、执行办公用品的采购、发放、管理
1、新员工入职时,由部门经理根据办公用品实际需要,提出需求申请,待综合管理部审批后,再向行政文员签字领取。其余时间,员工急需领取办公用品,必须在“记录本”上签字,填清楚领用时间、项目、数量等。
2、员工离职时,应认真清点其办公用品,并到综合管理部填写移交清单并签字。
3、行政文员每月对办公用品进行一次盘点,办公用品采购原则上由各部门向行政部写明需求后统一采购,特殊物品采购由部门主管同意后另行购买。
二、信件的收发、文件资料打、复印,传真管理
1、公司所有打印、复印文档工作及信件、报刊收发管理工作由行政文员统一负责。收到信
件资料由行政文员及时通知或递送给收件人。对投递错误的信件,退回或转移。向客户寄送发票、公司活动相关函件时,发件人填写好单据,由行政文员执行寄送。
2、行政文员妥善保管外部提供的文件资料打印、复印或快递的结账单据,并负责核对单据 数量、金额,便于财务结算。
三、执行固定资产及低值易耗品的管理
1、负责对公司的固定资产进行盘点、登记、贴标码、注明使用状况、统计数量、并责任到具体使用员工。使用者离开本公司时,公司资产收归行政部管理。对需要报废的资产进行报废登记处理。
2、行政文员根据盘点状况,制作《公司固定资产使用情况登记表》,并发送给公司综合管理部主管。
3、行政文员负责对打印机、传真机等其它办公设备、设施的保养维护和联系维修工作。
四、来访者接待、会议活动、员工考勤统计管理
1、负责公司来访客户的接待与服务。有客户来访,应主动、热情、大方、微笑服务,要马上起来接待表示欢迎,简单明了问清事由,同时引导客户到会议室入座,并端上茶水,再告知相关同事前来会客。
2、公司会议,由行政文员统一发出通知。如需投影设备,会前应做好会场布置及设备调试。会议所述内容由行政文员记录、整理存档。
3、每月需制作考勤签到表。负责员工每月病假、事假、加班、迟到等考勤的管理与统计。
五、协助招聘、负责员工入职、劳动合同、离职手续的办理
1、协助招聘,电话通知符合要求的人员,安排时间前来面试。新员工入职时,需填写《新员工入职登记表》、并提交身份证复印件、学历证复印件、标准半身照片1张到综合管理部。
2、新员工入职时,行政文员需对其进行公司规章制度的培训,主讲《员工手册》,并让其签字确认。试用期过后,凭部门经理签核的《员工转正申请单》,经综合管理部同意,与其签订《劳动合同》。
3、离职员工需填写《离职申请单》,与部门经理的进行交接,交还所领办公用品、钥匙、书籍、资料。经部门经理签字确认审批,行政文员进行核实后,再交综合管理部主管确认。
六、执行公司领导交待的其它临时性的突发事情。
1、优先完成公司领导交办的各类紧急事务。
2、规定时限内完成不了的,应向领导说明其原因,并尽力尽快完成,最终汇报完成结果。