行政工作交接
一、日常办公事务管理
（一）工作计划
1．每月25日之前汇总各项目资金计划，上报魏经理。
2、工作计划：
1）每月25号之前制定行政人事部下月工作计划。
2）每月23日之前催报各管理处下月工作计划，包括工作计划、物资申购计划、进出存月报、资金计划，并将前三项汇总、整理、分类打印成册。
3、工作总结：
1）每月4日之前整理行政人事部总结。
2）每月3日之前催报各管理处上月工作总结，包括上月工作计划考核、上月总结月报，整理后分类打印成册。
4、汇总表：
1）工作计划汇总表：汇总下月重点工作，具体按模板操作。
2）物资申购计划汇总表：对各项目下月申购费用进行汇总。
3）工作考核表：汇总上月未完成工作及考核分数，具体按模板操作。
4）各项目费用收缴汇总：依据各项目上报的费用收缴情况按模板汇总统计核对。
5、计划总结反馈工作：签字完毕后，OA通知各项目反馈各类计划、总结、物资申购计划、资金计划（资金计划找财务付艳艳复印）的签字修改情况，以便各管理处及时修改、采购。
（二）会议管理
1、会议要求
1）每月月初根据公司月度例会安排情况提前向集团行政人力中心张晓申请会议室并提报会议申请单。
2）非周期性会议，提前5天申报会议室，填写会议审批单。
3）每月28日向行政人力中心张晓提报会议督办表。
4）24小时之内出会议纪要→魏经理修改审核→黄总审核→张总签字审核→集团行政人力中心张晓原件存档→复印件留存→OA下发与会人员及缺席人员→下月月度例会与会及缺席人员签字→完整归类存档。
以上具体事项参照集团下发的《会议管理规定》——集团文件34
2、月度例会
1）会议准备工作：
①提前1天通过OA下发会议通知，同时电话通知与会人员。
②提前半天跟前台刘璐璐沟通会议室、准备茶水。
③会议资料：会议签到表、下月工作计划表、物资申购计划表、上月工作考核表、上月总结月报、上月月度例会纪要（各与会及缺席人员签字）。
2）会议纪要：笔录+录音笔
3）会议收尾：会后整理会议室，检查电子设备、室内空调、照明设备是否关闭。
3、行政人事部周例会：
记录整理行政人事部周例会纪要→魏经理审核→黄总审核→OA发放总经办领导及行政人事部成员。
4、总经办周例会：存档会议纪要。
（三）招待管理及费用管理
1、招待管理：具体事宜参照集团下发《业务招待管理规定》集团文件4
2、费用报销
1）单据收集：准备发票夹，分类整理，每月月初提醒总经办领导及徐宁车补汽油票。
2）发票粘贴：根据集团下发《发票、收据管理规定》（集团文件36）及《费用管理办法》
3）整理费用报销明细，及总费用。
4）报销签字流程：行政人事部魏经理→行政人事部黄总→总经办姜总→总经办张总→行政人力中心前台孙晨登记（招待费用）→行政人力中心吴俊鹏（招待费用：提前电话约定）→财务部徐荣审核→财务部孟部长→财务部付艳艳（挂账费用）→导购郭玲誉（报销费用）
5）根据明细计入账本，同时将业务招待费用列入电子台账，以备查询。
6）其他：
①发票的检验http:///col/col44302/
②书籍类资产找行政人力中心荆宁宁开入库单，附与发票后；
③工装类将出库单附与发票后；
④各类发票有明细及会签合同的，将明细与合同附与发票后。
二、资产管理
行政人事专员同时兼任公司的二级资产管理员，负责整个公司资产管理工作。各子公司分设三级资产管理员，负责各管理处资产管理。
1、资产购置审批
1）各项目购置资产需按集团规定走OA审批流程，公司二级资产管理员严格按照各项目2011年各管理处资产配置计划来审批资产，原则上无计划不予审批，若急需配置需追加年度计划，具体事宜报魏经理商议。（具体事宜参照集团《固定资产管理办法》及《资产配置管理规定》）
2）具体流程：OA工作流→我的工作→未接受（办理中）点击按流程提示审批转交。
3）审批完毕，各项目方可购置资产，同时修改资产管理台账。
2、固定资产调拨（调拨单按资产类资料存档）
公司及各项目资产调拨变动，需填固定资产调拨单（详见固定资产表格附件），走固定资产调拨流程，具体签字流程为：三级资产管理员→二级资产管理员→会计→财务经理→公司负责人→一级资产管理员→行政人力中心（具体参照集团《固定资产管理办法》）
3、资产报废
填写《拟报废固定资产技术鉴定意见书》（详见固定资产表格附件），具体签字流程：
技术鉴定人（工程主管）→使用部门负责人→鉴定部门负责人→公司负责人→财务经理→集团行政人力中心荆宁宁
4、资产盘点
1）每半年配合集团完成集团公司半年度资产盘点工作，并完成半年度资产盘点报告（盘点报告格式根据集团公司每年下发模板进行）；具体事宜跟集团行政人力中心荆宁宁对接（资产导入系统账号由集团统一变动，具体格式按照《物业公司截止5月底导出数据5.30》为准）；
2）每季度公司自盘一次，并根据盘点情况写出季度资产盘点报告；
3）建立资产盘点电子台账
4）定期督促各管理处三级资产管理员提报最新资产盘点台账及资产管理员变动情况；
5、其他
其他固定资产流程具体请参照集团《固定资产管理办法》相关规定。
三、文书资料管理
1、收发文登记管理
1）发文登记表：公司下发到个管理处的各类文件，需由收件人亲笔签字，带领的需由带领人签字认可。
2）收文登记表：所有收档在内的文件。收文日期跟档案的收文日期相对应，以便查找文件。
2、印信证照管理：担任公司印信证照管理负责人，负责日常印信证照管理。（行政人事部档案盒）
3、合同管理：经营合同鸿嘉星城、海泉帝景单独分档管理，其他管理处分部门统一管理。物管合同统一管理。（鸿嘉星城、海泉帝景、经营合同、物管合同档案盒）
4、公文管理：包括政府文件、公司文件、集团文件、联系函,收取、传达、处理工作。
5、档案管理：包括内部文件、培训资料、会议纪要、行政人事部、工作计划、资金计划、公司计划、物资计划、考核月报。按集团行政人力中档案检查管理相关规定及公司行政质检细则要求统一管理，借阅，并做好保密工作。
6、文书档案资料立卷管理
文书档案的立卷工作在每年三月初全部完成，立卷目录按模板规定，文件排列按文件实际发生日期，页码编排全部用黑色签字笔。（具体细节参照公司行政部分质检细则）
四、企业文化管理
1、根据年度培训计划定期举办拓展活动，丰富员工业余文化生活，增强团队凝聚力，行政人事部负责组织及前期准备工作；
2、撰写新闻稿件，统计半年/全年度大事记、影音资料等；
3、及时更新维护网站（新闻稿、各项目稿件、照片、生活小常识等）；
4、督促各管理处上报企业文化稿件及新闻稿件，汇总、修改后上报集团李杨（本部3篇、创富大厦3篇、风景世家3篇、尚清华3篇、荷塘月色5篇、海泉帝景3篇、鸿嘉星城5篇）；
5、每月统计各管理处稿件上报情况及《鸿嘉人》发表情况，列表建立企业文化档案，同时跟集团李杨领取稿费，稿费单子签字存档。
五、其他
1、采购工作
1）根据需要采购本部办公用品，建立出入库系统，并定期盘点，建立电子台账；
2）根据各管理处需要不定期采购物资；
2、工装管理
根据各管理处人资情况，配置工装。做好出入库及电子台账登录工作。
3、公司假期及周末值班表的排列、下发、张贴工作（跟王丹丹配合）；
4、办公室卫生值日排列及周大扫除组织、安排工作
5、公司领导交办的临时性工作及集团行政人力中心要求的随时性工作。
