珠海市建创服饰有限责任公司
“费用开支、借款、报销”管理暂行规定
为了严格控制各项费用的合理使用，节约开支、堵塞漏洞，提高资金的运用效果，本着“合理、便捷、高效”的原则，特制订本暂行规定，以规范分厂和公司各部门在“费用开支、借款和报销”的业务行为。
一、费用开支范围：
水电费、差旅费、交通费、市内运费、通讯费、办公费、伙食费、业务招待费、车辆燃油、路桥费及相关支出、邮递费等其他相关费用。
二、借款原则：
“因公，按程序审批，前账不清、后款不借”
三、费用开支和报销原则：
“需求，真实、完整、及时、准确、合法”
四、责任承担原则：
对“费用开支、领用、审批、报销”实行逐级负责，本着“谁主管、谁经办，谁负责”的原则，实行责任追究制度。
五、操作程序:
1、费用开支程序：
1）对于需要开支的费用项目，由分厂或公司需用部门提出用款申请，填写“用款申请单”（格式见附页），单中应详细
1 列明：开支单位、开支项目、开支金额，经办人及审批人；对于需要银行结算的项目，还应填写结算单位、开户行及账号。
2）经办人填写后，报分厂或公司本部门主管／经理核准，分厂经理或公司总经理审批。
3）“用款申请单”逐级批准后，转分厂或公司财务部门复核和登记。
4）大额费用的支出由公司财务部门统一负责对外结算或借支。
5）小额开支及日常性的费用支出：
① 零星开支及日常性的费用支出，现金借款限额为1000元。 ② 分厂业务，各分厂应指派一名人员兼职现金出纳业务，零星开支，按费用开支程序审批后，在内部办理借款和报销手续。
③ 公司业务，驾驶员、经常采购部门主管／经理可申请领取备用金，具体标准可根据业务量的大小确定。
6）对于因工作急需开支的费用或分厂经理、公司总经理临时安排的费用支出，事情办妥后应按正常程序补办相关手续。
2、借款审批程序：
1）因公出差需借差旅费时，应填写“借款单”（格式见附页），
2 注明：借款事由、借款金额、借款人、借款日期等。 2）“借款单”需经分厂或公司部门主管／经理审查，分厂经理或公司总经理签批。
3）出差人员可凭审批后的“借款单”到分厂或公司财务部门领取现金。
4）公务完毕后，三个工作日内到财务部门办理还款或报销事宜。
5）借款后，当出现借款事由取消时，借款人应及时归还所借款项。
6）例外规定：对于个人临时性借款，公司原则上不予借支，有特殊情况急需借款时，经分厂经理或公司总经理批准后，可以借支；但是一般不得超过本人工资标准的二倍，超出时需有公司担保人担保，还款期限最长不超过二个月。
3、有关费用开支的具体规定： 1）办公费：
① 包括办公文具、印刷品及其他办公耗材，大宗购买由公司统一采购，小批量购买由各分厂自行办理。
② 各部门申购后时应填写“请购单”（格式见附页），由公司办公室负责审核、购买和保管。 2）差旅费：
① 包括出差交通费、住宿费、和伙食补助等。
② 分厂或公司人员出差，应严格履行报批手续，事先填写
3 “出差申请单”（格式见附页），经部门主管／经理审核后，报分厂经理或公司总经理批准；未经批准不予报销。 ③ 出差报销标准见附页“差旅费报销标准”。
④ 员工出差当天能往返的不报销住宿费，因公报销出租车费用，必须注明往返地点及乘车事由。
⑤ 出差人员当日有招待费的不报销伙食补助。员工在原居住地或父母所在地出差，不享受住宿费，伙食补助减半发放，交通补贴仍按标准执行。
⑥ 员工在公司所在地发生的市内交通费（公交、出租）原则上规定：因公外出的主管及以下人员，只准许乘坐市内公交车，特殊情况需要乘坐出租车，应事先或电话请示分厂经理或公司总经理批准。 3）通讯费：
① 根据相关规定凭正式发票给予报销50%的费用。 ② 报销标准如下：一般员工最高不超过200元／月，部门主管／经理最高不超过300元／月，分厂经理以上最高不超过500元／月，特殊原因可酌情放宽。 4）业务招待费：
分厂或公司各部门因公接待外单位人员，须事先取得分厂经理或公司总经理同意，由分厂或公司办公室开具“招待 就餐通知单”（格式见附页）限额招待。单中应详细列明：来客单位或人员、人员数量、陪客部门或人员以及招待标准，
4 原则上不得超标，否则，超出部分由陪客部门或人员负担。 5）检验检疫费：
分厂及公司各部门因业务需要而支出的检验检疫费，需取得正式发票，并附检验证明单和检验报告以及相关的其他证明材料。
6）车辆燃油费、路桥费和有关费用：
① 包括路桥费、油费、车辆保险费、维修费等相关的费用。 ② 汽车在本地加油时，应采取定点加油，由公司财务部门定期统一结算；未经公司副总以上签批的非定点发票，财务部门不予报销。
③ 公务用车归口公司办公室统一安排，管理部门应制订出用车程序、费用标准、消耗考核办法等。 7）快递业务费用：
① 各部门应选定快递公司投寄物件，月终凭快递单汇总当月费用，在收到对方发票后，由公司财务部门统一通过银行转账付款。
② 对于零星的快递支出和收寄辅料的快递费用，经办人需取得相应的发票、快递单以及仓库辅料的出入库单据。 ③ 对于临时垫付的快递费用，经办人需详细说明情况，在 费用报销单上单独填写，不得与其他费用混合粘贴。对于不属分厂或公司开支的快递费用，财务部门不予报销。 8）其他支出：
5 除上述支出外，因公误餐费按工作餐的标准，每人每餐按6元的标准给予报销。劳动保护用品及与职工福利有关的费用支出等，均需符合费用报销审批程序的有关规定。
4、费用报销程序：
1）费用支出后，经办人员凭有效单据填写“费用报销单”、“差旅费报销单”，到分厂或公司按用款权限审批程序，由以上人员在单据上审签。
2）单据签字后，经办人员到财务部门及时办理报销手续。
六、责任承担： 1）经办人员的责任：
必须对开支项目和报销单据的客观真实、及时完整以及合法性负责。各项报销票据、资料按要求粘贴齐全、规范；否则，财务部门有权拒绝报销。 2）部门主管／经理的责任：
对负责核准的开支项目，是否需要开支，费用支出是否合理，开支是否超标准等承担责任。 3）财务部门的责任：
审核单据的真实性、完整性、合法性，开支是否超权限 审批，报销单据是否超标支出以及报销是否及时等承担责任。
七、监督和处罚：
1、严格按照借款用途使用款项，不得挪作他用。
2、财务部门应定期清理欠款，公布借款人员名单，对逾期未还款、不报账的人员，扣发工资冲抵本人欠款。
3、对经常拖欠公款者，除批评教育外，应根据所欠款金额和期限，按月收取1.5%的利息。
八、本规定从批准之日起执行，未尽事宜见附则。解释权归公司财务部。 附：
①”费用开支、借款、报销流程图” ②“用款申请单” ③“借款单” ④“请购单” ⑤“出差申请单” ⑥“招待就餐通知单” ⑦“差旅费报销标准” ⑧“费用报销单” ⑨“差旅费报销单”
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7 年 月 日
