档案管理指引
一、档案归档范围
归档范围包括：各部门办理完毕能反映本企业工作、生活活动，具有考查利用价值的文件材料。
1、文书档案
1.1合同协议类：公司与有关单位签订的各种合同、协议文书等文件材料。
1.2证书、证照类：行政、税务等相关证书、证照。
1.3公文类：公司外来文件，如上级命令、决定、批复、规定、办法等；公司内部文件，如公司的工作计划、总结、报告、请示、会议纪要、统计报表等。
2、财务档案：会计凭证、会计帐簿、财务报告、其他核算材料（由财务专人管理）。
3、人事档案：包括个人简历、学历证书、员工信息登记表、体检、转正、考核、奖励、处分等文件材料（由人事专人管理）。
4、各部门档案：如图纸、招投标文件、竣工资料等。
5、声像实物档案：公司的大事记及重要活动的剪报、照片、底片、录音、录音带、音像带等可视类文件。
二、归档时间
各部门在取得档案一个星期之类填写好《档案移交登记表》将文件移交给公司行政部的档案管理员，由档案管理员统一分类归档。
三、档案保密
公司档案密级划分为：机密、秘密、内部资料、公开资料。
四、档案的借阅、复制
各类资料归档后，各部门因业务开展需要借阅/复印归档资料时，由借阅人员填写《档案资料借阅申请表》，按如下权限审批后，向行政部借阅。
1、
2、
3、公开类资料借阅由部门经理审批； 内部类和秘密类资料借阅由部门领导审核，行政总监批准； 机密类资料由部门领导、行政总监审核，公司总经理批准。 档案管理员将业务部门借阅的资料名称、页数、时间、归还日期等记录于《档案资料借阅登记表》，并根据记录督促借阅部门及时归还资料。
原则上借档期限不超过七个工作日，如确需延期借用，则须办理续借手续；
档案经借阅后归还时，档案管理员应对借阅档案进行仔细检查，发现损坏和遗失，应立即上报。
五、档案资料管理维护
档案资料的存放地点应满足防盗、防火、防潮、防光、防尘、防蛀等要求。
六、档案销毁
1、公共事务及行政部专职人员应提供年度档案清单给公司领导，由领导审批是否有存在销毁的档案，销毁前须报公司总经理审批同意后方可销毁。
2、所有销毁的文件必须列入“作废档案销毁清册”。
