礼品管理规定
第一章 目 的
第一条 为加强公司的礼品管理工作,提升公司的市场形象,充分发挥礼品在对外业务交往中的作用,特制定本规定。
第二章 礼品的界定
第二条 本规定所称“礼品”指:专门用于对外公关工作或业务交往,以公司名义向有关单位或个人赠送的纪念物品。
第三章 职 责
第三条 公司的礼品管理工作由总裁办负责,总裁办采购员负责礼品的采购,仓库管理员负责礼品的入库、保管与发放。
第四章 礼品的订购
第四条 礼品的订购要根据公司对外开展业务工作的需要,结合公司企业文化,由总裁办拟定几套礼品方案,经行政副总审批后订购;若礼品需求部门对赠送礼品有特殊要求时,需提前20天申请,并协助总裁办制定新的礼品方案,经分管领导确认,行政副总审批后交由总裁办采购员依据采购相关流程进行订购。
第五条 公司确定礼品订购方案后,由总裁办采购员遵循“货比三家,质优价廉”的原则办理,以最大限度地提高资金的使用效率。
第六条 采购的礼品应与公司的市场地位及企业文化相符合,达到提升公司对外形象的目的;在礼品的选材和品种上要体现公司的特色,送给外国客人的礼物,还要能体现中国的特色。
第五章 礼品的保管
第七条 各类礼品均由总裁办仓库管理员进行保管。
第八条 厂家将礼品交付公司时,仓库管理员和采购员在入库前应按合同验货,认真检查质量并清点数量,同时填制《入库单》(一式三份),仓库管理员、采购员财务各留存一份。
第九条 仓库管理员要定期对礼品进行清点,年底时要进行一次全面盘点,并将盘点情况报告总裁办负责人,在礼品数量不足时应向总裁办负责人报告,及时提出制作补充礼品的需求。
第十条 礼品入库、出库应如数登记,注明领用人、领用用途、数量和金额。
第六章 礼品的领取发送
第十二条 礼品的领取和发送必须认真履行审批手续,公司各部门领用礼品须填制《物资需求计划表》(见附表9),注明领用事由,由部门负责人审核(超过1000元以上还需分管领导审批),交总裁办公室仓库管理员确认库存数量,由总裁办负责人审核,行政副总裁审批后,方可领用礼品。
第十三条 礼品领用部门领取礼品后因故未送出的礼品,应及时退回总裁办公室,由仓库管理员重新进行入库登记。
第七章 附 则
第十四条 本管理规定未尽事宜由总裁办负责解释。 第十五条 本管理规定自下发之日起施行。