办公室文员的工作内容及工作职责：
1.负责营销系统员工的人事档案的日常维护工作。
2.办理员工录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和离职等具体手续。
3.接听、转接电话；接待来访人员。
4.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
5.负责传真件的收发工作，传真信息必须在五分钟内送达相关人员，
6.负责收发管理报纸、信函；
7.负责考勤和加班申报单的报表与汇总，并起到有效监督和引导作用。
8.协助其他部门的工作，并和其他部门友好相处。
9.负责总经理办公室的清洁卫生：如烟缸不得超过十个烟蒂，访客离去后，十
分钟内必须清洗好烟缸、茶杯。
10.负责接待工作：如有访客进入接待厅，应抬头行注目礼―您好,请问找谁?‖,并请访客入坐，请示后引入相关区域，在一分钟内端上茶水，并负责加水、更新烟缸；
11.总机服务工作：铃响三声内必须接听，―您好，‗XX公司‗。‖；若自动转拨，三分钟内必须转为人工；来电找―总经理‖，判定是广告类，不应直接转入，应问清何事后转接相关部门；
12.安全工作：下班前检查复印机关机，关闭所有电源，负责关好门窗；
13.上面交办的其它临时工作。
职场人生：白领职场十三戒律
国外一位著名企业老板，针对白领阶层归纳出13条戒律，分别以一种动物或物体做比喻。对比看一看，你会是其中一种吗？
1、没有创意的鹦鹉：只会做机械性的工作，不停地模仿他人，不会求自我创新，自我突破，认为多做多错，少做少错。
2、无法与人合作的荒野之狼，：丝毫没有团队精神，不愿与别人配合，分享自己的劳动，也无视他人的意见，自顾自地工作，离群索居。
3、缺乏适应力的恐龙：对环境无法适应，对市场变动经常无所适从或不知所措，只知请教领导，也不能接受职位调动或轮调等工作改变。
4、浪费金钱的流水：成本意识很差，常无限制地任意申报交际费、交通费等，不注重生产效率。
5、不愿沟通的贝类：有了问题不愿意直接沟通或羞于讲出来，总是闭着嘴巴，任由事情坏下去，没有诚意。
6、不注重资讯汇集的白纸：对外界讯息反反应不敏锐，不肯思考、判断、分析，也不愿搜集，记忆有关讯息，懒得理会―知己知彼，百战百胜‖这句名言。
7、没有礼貌的海盗：不守时，常常迟到早退，服装不整，讲话带刺，不尊重他人，做事或散漫或刚愎自用，根本不在乎他人。
8、缺少人缘的孤猿：嫉妒他人，只对别人的成就飞短流长而不愿意向他人学习，以致在需要帮助时没人肯伸手援助。
9、没有知识的小孩：事事仍然需要别人的照顾，生活能力极差，对工作也需一点一滴交待得十分清楚，否则干不好。对社会问题及趋势也从不关心，不肯充实专业知识，很少阅读专业书籍及参加各种活动。
10、不重视健康的幽灵：不注重体闲活动，只知道一天到晚地工作，常常闷闷不乐，工作情绪低落，自觉压力太大，并将这种压力影响别人。
11、过于慎重、消极的岩石：不会主动工作，因此很难掌握机会，对事情没做前先发出悲观论调，列出一大堆不可能，同时对周围事物也不关心。
12、摇摆不定的墙头草：从没有自己的观点，永远只是附和别人的意见。更重要的是一遇到公司纷争，哪边势力在就倒向哪一边，并煽风点火，一旦这方失势，又马上倒向另一方。
13、自我设限的家畜：不肯追求成长、突破自己，不肯主动挑起力所能及的担子，抱着―努力也没用，薪水够用就好‖的心态，人家给什么接 什么。 跟单文员工作职责及要求
一、跟单文员具体职责
跟单工作主要分为三个方面:
1.对客户所下订单的数量及质量进行相关的监督!
2.跟单是客户及生产现场两者之间的重要桥梁及纽带,主要是能够及时地将客户的意见或投诉反溃到生产工场.(注意:是及时地)
3.确保客户的交货期之余,对生产进度的跟进!
跟单员的工作内容主要有：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货物运输跟
单及客户联络跟踪（客户接待）。
1.出口货物跟单（外贸业务跟进）了解基本外贸知识：（谈判，报价，接单，签合同 等等）。
基础外语及函电往来。
2 .物料采购跟单：（业务跟进）懂营销，懂产品。（物料，性能，使用，保养）
3 .生产过程跟单：（生产进度跟进）懂生产，懂管理，懂沟通。
4 .货物运输跟单：（出货跟进）货物运输知识，（运输工具，方法，配柜）及了解报关知识。
5.客户联络跟踪：（客户接待）：了解对客户的管理，懂国际礼仪知识：
跟单员工作流程关联图：
客户——订单处理中心——订单——订单处理中心——生产部门——生产计划——采购部
（库存查询）
（出货传票）
——供应商——进料——仓库——生产转换——仓库——出库
货物的出口交易有二种形式，一种通过外贸公司出口，另一种是自营出口。跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。
一、接单：接单也即合同的签定，订单的取得。
合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。
1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。
2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。
3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是：
（1） 合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。
（2） 确认书：（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。
还有协议书，意向书，订单和委托订单等。要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。 4．接单的程序： 接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。
（1） 询盘：（INQUIRY）又叫询价。
（2） 发盘：（OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。
（3） 还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。
（4） 接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。
二、审单：即审核合同
1．审单内容：
确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。
2．审单方法：
（1）产品名称，规格：
审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？ 有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。
（2）质量：
也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。
（3）数量：
应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。
约数：如合同数量前加―约‖，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。
（4）单价，总额的审查：
1．客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？ 新客户下单，要查看我们给他的报价。
2．通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。（英镑，港币，欧元）
（5）价格条款的审查：
出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：
FOB 船上交货价（指装运港的价格条件）
C&F （Freight or Carriage Paid to…..）运费付至指定目地的交货
CIF 成本+保险费+运费（指目的港）价格
常用的FOB CFR CIF几种价格的换算及公式介绍如下：
（1） FOB价格换算为其它价：
CFR价 = FOB价 + 运费
FOB价 + 运费
CIF价 = -----
1运费
CFR价 = CIF价 X （ 1 – 投保加成 X 保险费率）
（6）付款方式审查：
1.付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。
2.支付的货币能否接受？
（7）包装要求的审查：
1．工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？
2．客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？
3．客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签，说明书）
内包装：普合，白合，彩合，吸塑
外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。
（8）交货期的审查
跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。
（9）交货方式的审查：
运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。
注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运 （赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用。
关于样品：要获取订单，备好样品是很重要的一步。
1．寄目录，样本：
2．准备样品：（1）工厂现有的款式
（2）新款
（3）客户来样。
要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。作为跟单员，我们要做到：
（1） 有完整的产品资料，主动进行宣传。
（2） 新品的成本，价格要进行核算。
（3） 新品的制作要留有文员工作岗位分类与工作职责详解实样。
（4） 客户的来样要保存好原样。
三、形式发票：PROFORMA INVOICE
买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。为了区别于正式发票，它必须明显表明―形式发票‖字样。 形式发票上一般要显示订单的相关信息。（收货人，合同号，形式发票号，开出日期）。 产品信息 （品名，数量，价格，交货期）。合同条款 （价格条款，付款方法）。此外，提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。
注意几点：
1 .单价条款要明确 （FOB, CFR, CIF）
2 .交期要明确
3 .付款条件要明确 （LC, TT）
四、出口货物跟单的基本程序：
出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。我们将这些程序概括为：
(1)筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。
(2)催审单证：大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障，因它是银行信用。 只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。
催证：货物快完成时，要催证。
审证：审证是银行和公司的共同职责，但在范围和内容上有所不同。银行从政策面上，开证的国家有无贸易往来？开证行的资信？公司审开证人和受益人对否？L/C的货物和金额与合同是否相同？装期？特别条款？
改证：审证后发现问题是常事。包装上，总金额，效期，包括拼写错误。要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。
(3)订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。首先：
出货装柜：跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。
A．货柜选择：根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有：20‘ 29 – 30立方/17.5吨 40‘ 58 – 61 立方/22.5吨 40‘H 68 –71立方/27.5吨
B．制作装箱单：装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。
C．跟踪装柜：出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。
(4)制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节。
A.制单：货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。
要在L/C的有效期内将单据送交银行。
出口单据主要有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。
B.结汇:如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。
单据要求：正确，完整，及时，简明，整洁
五、进口货物跟单的基本程序：
就是跟进进口合同的履行。其程序为：租船订仓，申请开证，催交装运，办理保险，商检报关及接货验收等。
采购的工作职责有：
1、对公司分配给本部门的业绩及利润指标进行细化，并进行考核；
2、负责本部门全体商品的品项合理化、数量合理化及品项选择；
3、负责本部门全体商品价格决定及商品价格形象的维护；
4、制定部门商品促销的政策和每月、每季、每年的销售计划；
5、督导新商品的引入、开发特色商品及供应商；
6、协商与供应商采购最有利的条件（包括：质量、包装、品牌、折扣、价格、进货奖励、订货办法、订货数量、交货期限及送货地点等）；
7、制定最有竞争力，同时又有合理利润的售价；
8、收集市场资讯，掌握市场的需要及未来的趋势；
9、为公司创造最高的业绩及利润回报股东，并为全体员工谋求最佳的福利。
10、在总经理的领导授权下，直接负责采购部门的各项工作，并行使采购总监的职权；
11、在公司总体经营策略指导下，制定符合当地市场需求的营销政策、客户政策、供应商政策、商品政策、价格政策、包装政策、促销政策、自有品牌政策等各项经营政策；
12、完成上面领导交办的临时工作。
